Godkendt af Aalborg Byråd 24. oktober 2023

Vedtægt for foreningen Studiebolig Aalborg

§ 1 Navn og hjemsted

1.1. Foreningens navn er Studiebolig Aalborg.
1.2. Foreningens hjemsted er Aalborg Kommune.

§ 2 Foreningens formål

2.1. Studiebolig Aalborg er en forening, der varetager samarbejdet mellem de almene boligorganisationer, selvejende ungdomsboliginstitutioner, støttede private ungdomsboliginstitutioner og Aalborg Kommune om fælles anvisning af ungdomsboliger.
2.2. Foreningens primære opgave er at anvise boliger til unge i Aalborg Kommunes selvejende ungdomsboliginstitutioner, støttede private ungdomsboliginstitutioner og almene ungdomsboliger. (herefter samlet kaldet ungdomsboliger).
2.3. Sekundært bør foreningen tilbyde:

a) At udføre forskellige administrationsopgaver for de tilknyttede ungdomsboliger,
b) At indsamle informationer om boligmarkedet for unge under uddannelse, samt viderebringe disse   informationer til boligsøgende, potentielle bygherrer af ungdomsboliger og andre interesserede.
c) Unge med et særligt behov skal henvises til Aalborg Kommune.

§ 3 Medlemmer

3.1. Alle Aalborg Kommunes almene boligorganisationer, selvejende ungdomsboliginstitutioner og støttede private ungdomsboliginstitutioner, er medlemmer af foreningen med alle de rettigheder og forpligtelser, der følger heraf.
3.2. Ustøttede private ungdomsboliginstitutioner kan - efter indmeldelse i foreningen og heraf følgende pligt til at deltage i finansieringen jf. § 10 - deltage i repræsentantskabsmøderne med hver 1 repræsentant, men har ikke stemmeret.
3.3. Almene boligorganisationer, selvejende ungdomsboliginstitutioner, støttede private ungdomsboliginstitutioner og ustøttede private ungdomsboliginstitutioner der ikke er hjemmehørende i Aalborg Kommune kan ligeledes være medlem af foreningen.

§ 4 Repræsentantskabet

4.1. Repræsentantskabet er foreningens højeste myndighed
4.2. Repræsentantskabet skal:

a) Vælge bestyrelsen
b) Godkende budgetter for foreningens aktiviteter
c) Godkende foreningens årsregnskab
d) Diskutere fælles problemer for ungdomsboligerne
e) Godkende de af bestyrelsen udarbejdede fælles anvisningskriterier

Ved valget af bestyrelsesmedlemmer tilstræbes det, at bestyrelsen også får medlemmer med administrativ erfaring fra de almene boligorganisationer, selvejende ungdomsboliginstitutioner og støttede private ungdomsboliginstitutioner.

4.3. Repræsentantskabet består af:

• 1 repræsentant der udpeges for hver selvejende ungdomsboliginstitution
• 1 repræsentant der udpeges for hver almen boligorganisation
• 1 repræsentant der udpeges for hver støttet privat ungdomsboliginstitution
• 1 repræsentant der udpeges for hver ustøttet privat ungdomsboliginstitution
  Denne/disse repræsentant(er) har alene observatørstatus og ingen stemmeret.
• 4 repræsentanter der udpeges blandt de uddannelsessøgende på videregående uddannelsesinstitutioner beliggende i Aalborg Kommune (maksimalt 2 fra hver uddannelsesinstitution)
• 2 repræsentanter der udpeges af Aalborg Byråd
• 1 repræsentant der udpeges af tilsynet med det støttede boligbyggeri. Denne repræsentant har alene
  observatørstatus og ingen stemmeret.

Samtidig med udpegningen af repræsentantskabsmedlemmerne udpeges suppleanter for disse.

Hvert repræsentantskabsmedlem og suppleant kan kun repræsentere en boligorganisation/institution.

4.4. Repræsentantskabet udpeges for 2 år ad gangen. De 2 repræsentanter der udpeges af Aalborg Byråd er dog udpeget for 4 år ad gangen, og udpegningen for disse følger den kommunale valgperiode.
4.5. Hvert medlem af repræsentantskabet – bortset fra repræsentantskabsmedlemmerne for tilsynet med det støttede boligbyggeri og de ustøttede private ungdomsboliginstitutioner - har 1 stemme.
Herudover tildeles

a) De selvejende ungdomsboliginstitutioner,
b) De almene boligorganisationer og
c) De støttede private ungdomsboliginstitutioner

et yderligere antal stemmer, svarende til de pågældende organisationers/institutioners (a-c) samlede antal repræsentanter jf § 4.3. Disse stemmer fordeles forholdsmæssigt ud fra deres antal af boliger jf. fordelingsnøglen over repræsentanter og stemmer (bilag 1). Denne vedtages for en 2-årig periode i lighed med udpegningen af repræsentantskabet.

4.6. Beslutninger træffes af de tilstedeværende ved almindeligt stemmeflertal.
4.7. Et repræsentantskabsmedlem kan ved forfald til repræsentantskabsmøder alene repræsenteres af sin suppleant der møder ved skriftlig fuldmagt fra repræsentantskabsmedlemmet. Suppleanten har stemmeret. Suppleanten må kun repræsentere 1 repræsentantskabsmedlem.
4.8. Repræsentantskabet udarbejder selv sin forretningsorden.
4.9. Repræsentantskabet træffer på et ordinært repræsentantskabsmøde beslutning om, hvorvidt repræsentantskabet eller bestyrelsen vælger formand og/eller næstformand for bestyrelsen.
4.10. Formanden for bestyrelsen er tillige formand for repræsentantskabet.
4.11. Ordinært repræsentantskabsmøde indkaldes med 4 ugers varsel og afholdes normalt hvert år i oktober, hvor der som minimum behandles budget, regnskab, beretning fra formanden for bestyrelsen, samt valg af medlemmer til bestyrelsen.
Forslag, der ønskes behandlet på et ordinært repræsentantskabsmøde, skal være administrationen i hænde senest 2 uger før mødet.
Dagsorden og evt. indkomne forslag skal være udsendt til medlemmerne senest 1 uge før mødet.
4.12. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde indkaldes, såfremt bestyrelsen eller minimum 1/4 af de til enhver tid værende medlemmer af repræsentantskabet kræver det.
Anmodningen skal gives skriftlig til administrationen med angivelse af dagsorden. Indkaldelsen skal ske med 2 ugers varsel.

§ 5 Bestyrelsen

5.1. Bestyrelsen har den overordnede ledelse af foreningen.
Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder:

a) Budgetlægning,
b) Regnskabsaflæggelse,
c) Fastsættelse af rammerne for den daglige drift,
d) Ansættelse og afskedigelse af kontorleder,
e) Udarbejdelse af fælles anvisningskriterier

5.2. Bestyrelsen består af maksimalt 8 medlemmer og 4 suppleanter, der alle vælges blandt repræsentantskabets medlemmer med undtagelse af den eksterne repræsentant og medarbejderrepræsentanten jf. nedenfor.

Bestyrelsens medlemmer vælges for 1, 2 og 4 år ad gangen. Genvalg kan finde sted.

Bestyrelsen sammensættes således:

• Der vælges hver år 1 repræsentant samt en suppleant for de selvejende boligorganisationer og de støttede private ungdomsboliginstitutioner med en funktionsperiode for 2 år
• Der vælges hvert år 1 repræsentant samt 1 suppleant for de almene boligorganisationer med en funktionsperiode på 2 år
• Der vælges hvert år 1 repræsentant samt 1 suppleant for de uddannelsessøgende på de videregående uddannelsesinstitutioner beliggende i Aalborg Kommune med en funktionsperiode på 1 år
• Byrådet udpeger ved hvert byrådsudvalg 1 repræsentant samt en suppleant med en funktionsperiode på 4 år
• Repræsentantskabet udpeger hvert år på repræsentantskabsmødet 1 eksternt bestyrelsesmedlem og 1 suppleant med særlig indsigt i aktiviteter omfatter af foreningens formålsparagraf med en funktionsperiode på 1 år
• Medarbejderne på kontoret vælger hvert år 1 medarbejderrepræsentant til bestyrelsen
• I forlængelse af repræsentantskabsmødet holder bestyrelsen konstituerende møde med valg af formand og næstformand, mindst én af disse skal være uddannelsessøgende.

5.3. Bestyrelsesmedlemmerne oppebærer ikke vederlag fra foreningen.
5.4. Bestyrelsen udarbejder en forretningsorden for bestyrelsens virke.
5.5. Bestyrelsen indstiller foreningens årsregnskab til repræsentantskabets godkendelse, og efter godkendelsen udsendes det til deltagerne fra de ustøttede boligorganisationer til orientering.

§ 6 Anvisning

6.1. Bestyrelsen udarbejder kriterier for anvisning af ungdomsboliger.
6.2. Kriterierne skal tage hensyn til ansøgernes uddannelsesmæssige, økonomiske og sociale situation og være i overensstemmelse med de i lovgivningen fastsatte regler. Kriterierne skal godkendes af repræsentantskabet og indsendes til tilsynet med støttede boliger, der påser, at kriterierne ikke er i strid med gældende lovgivning.
Aalborg Kommune, tilsynet med støttede boliger, påser ligeledes, at boligerne udlejes til den berettigede personkreds iht. Ungdomsboligdriftsbekendtgørelsens § 18 (eller hvad der måtte træde i stedet for denne).

§ 7 Administration

7.1. Bestyrelsen ansætter en kontorleder til at varetage den daglige drift af foreningen.
7.2. Kontorlederen er sekretær for bestyrelsen.
7.3. Kontorlederen er daglig leder af det administrative personale i Administrationen, og ansætter og afskediger dette personale.
7.4. Administrationen foretager anvisningen af ungdomsboliger efter de til enhver tid gældende kriterier herfor og inden for de rammer, der herved er afstukket af bestyrelsen.
7.5. Administrationen skal være beliggende centralt i Aalborg og uden fysisk og teknologisk tilknytning til medlemmernes administration.

§ 8 Tavshedspligt

8.1. Der påhviler repræsentantskabet, bestyrelsen og foreningens ansatte tavshedspligt overfor fortrolige oplysninger. Tavshedspligten bortfalder ikke ved udtræden eller fratræden af den pågældende stilling.

§ 9 Habilitet

9.1. Ingen må deltage i behandlingen af sager, hvori vedkommende eller dennes nærmeste har økonomisk eller særlig personlig interesse.

Ingen må deltage i behandlingen af en sag, hvis vedkommende eller dennes nærmeste er part i sagen eller repræsentant for en part i sagen.

Det påhviler ethvert medlem at gøre opmærksom på forhold, der kan give anledning til tvivl om vedkommendes habilitet.

Rejses der under en sag spørgsmål om inhabilitet, afgør de øvrige medlemmer spørgsmålet.

I øvrigt finder lovgivningens almindelige regler på området anvendelse.

§ 10 Økonomi

10.1. Regnskabsperioden løber fra 1. januar til 31. december.
10.2. Foreningens administration af ungdomsboliger finansieres af medlemmerne og Aalborg Kommune.
Foreningens drift er baseret på tilskud fra kommunen og bidrag fra ungdomsboligorganisationerne. (I henhold til aftale mellem Aalborg Kommune og foreningen). Eventuelt suppleret af foreningens egen indtjening.
10.3. Medlemmerne bidrager til finansieringen af opgaverne med ungdomsboligerne med lige store beløb pr. lejemål, de har overgivet til formidling.
Bidraget beregnes som forskellen mellem de kommunale tilskud og foreningens forventede driftsudgifter for det kommende år.
Ustøttede private ungdomsboliger betaler ovennævnte bidrag korrigeret for kommunale tilskud.
Almene boligorganisationer, selvejende ungdomsboliginstitutioner, støttede private ungdomsboliginstitutioner og ustøttede private ungdomsboliginstitutioner der ikke er hjemmehørende i Aalborg Kommune skal betale bidrag korrigeret for kommunale tilskud fra Aalborg Kommune
10.4. Bestyrelsen er overfor repræsentantskabet og Aalborg Kommune ansvarlig for regnskab og udarbejdelsen af budgetter samt for, at driften finansieres i henhold til ovenstående.
10.5. Revision af foreningens regnskaber foretages af Aalborg Kommune, inden de fremlægges til godkendelse.
10.6. Foreningens budgetter skal godkendes af repræsentantskabet senest ved udgangen af oktober måned.
10.7. Foreningens reviderede årsregnskab skal godkendes af repræsentantskabet senest den 1. juni.

§ 11 Tegningsregler og hæftelse

11.1. Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af formanden for repræsentantskabet (der tillige er formand for bestyrelsen) og 2 menige medlemmer af bestyrelsen i forening.
11.2. Ved optagelse af lån og ved salg/pantsætning af fast ejendom tegnes foreningen af den samlede bestyrelse.
11.3. Kontorlederen står for varetagelse af foreningens formue, herunder indkassering af tilgodehavender samt betaling af regninger. Kontorlederen kan råde over foreningens konti, herunder betalingskort og netbank til foreningens konti, samt indgå aftale herom.
11.4. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen hæftelse for de forpligtelser, der påhviler foreningen.

§ 12 Ændringer af vedtægterne og ikrafttræden

12.1. Ændringer i vedtægterne skal vedtages med minimum 2/3 flertal på et repræsentantskabsmøde og efterfølgende indsendes til tilsynet med støttet boligbyggeri, der påser, at de nye vedtægter ikke er i strid med gældende lovgivning.
12.2. Ændringer i vedtægterne skal godkendes af Aalborg Kommune.
12.3. Ændringerne træder i kraft straks efter repræsentantskabets vedtagelse, og når Aalborg Kommune og tilsynet med det støttede boligbyggeri har godkendt ændringen.

§ 13 Opløsning

13.1. Opløsning af foreningen kræver et flertal på 3/4 af repræsentantskabets fremmødte repræsentanter.
Ved opløsning af foreningen skal foreningens midler efter bestyrelsens indstilling, og repræsentantskabets og Aalborg Kommunes godkendelse anvendes til lignende formål i Aalborg Kommune.

§ 14 Vedtagelse

14.1. Nærværende vedtægt, der på forhånd er forelagt for tilsynet med støttet boligbyggeri, er vedtaget på repræsentantskabsmøde den 24. oktober 2023 med minimum 2/3 flertal og træder i kraft efter Aalborg Kommunes godkendelse.