Referat, bestyrelsesmøde
GRUPPE:
Bestyrelsen for Studiebolig Aalborg
TID OG STED:
Studiebolig Aalborg, Rendsburggade 10A
Tirsdag d. 23. april 2024 kl. 16.00
DELTAGERE:
HHJ, Henning Hjort Jensen, formand/repræsenterer Langagerkollegiet/Kollegie
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene
JSM, Jeanette Strauss Mouritsen/Nørresundby Boligselskab/Almene
ALH, Anker Lohmann-Hansen/Nordjysk Kollegium/Kollegie
TKL, Thomas Kastrup Larsen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen/Studiebolig Aalborg/Kontorleder
JUJ, Julie Elise Jensen/Studiebolig Aalborg/Observatør og sekretær
AFBUD:
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution
DAGSORDEN:
1. Godkendelse af dagsorden
Ingen bemærkninger.
2. Godkendelse af referat fra 23.01.2024
Ingen bemærkninger.
3. Orientering fra arbejdsgruppen v/HHJ
HHJ - Der er afholdt et par møder i arbejdsgruppen. Kommissorium er send til alle bestyrelsesmedlemmer af JMK. Kuben Management og Exometric er i gang med deres analyse. Vi afventer afrapportering i maj/juni, hvor der vil fremgå en klarlæggelse af initiativer. Exometric har fået oplysninger fra Studiebolig Aalborg vedr. tomgangssituationen.
ALH – Det er godt, at det er alle boliggrupper der er involveret, altså at kollegierne også er med.
HHJ – Hele boligmarkedet er med i undersøgelsen.
4. Samarbejdsaftale med Aalborg Kommune v/HHJ
HHJ - Der blev lavet en 1-årig samarbejdsaftale med Aalborg Kommune, som JMK har sendt rundt. Det er både godt og skidt. Det giver stadig lidt uro på kontoret, at aftalen ikke er længerevarende.
TKL - Hvorfor vil kommunen kun lave en 1-årig aftale?
HHJ – Vi ved det ikke, det mangler vi også svar på. Vi vil gerne allerede nu i gang med at få lavet en ny aftale for at fjerne uroen.
TKL – Vi er nødt til at have en længere varende aftale ellers kan vi heller ikke planlægge noget på længere sigt.
ALH – Grunden til jeg foreslog en 1-årig aftale på sidste møde var fordi, at kommunens arbejdsgang er langsomlig og en 1-årige aftale er bedre end ingen aftale.
TKL – Kommunen skal finde 1,5% i driftsbesparelser til næste år. De har naturligvis fokus på de store problemer først (børn, unge og ældre). Vi skal have tale med kommunen inden de starter deres budgetforhandlinger. Måske er det en fordel at have en af de store boligforeninger med på banen.
HHJ – Kommunen er også kommet med i arbejdsgruppen. Vil prøve at inviterer Ole Nielsen (Himmerland Boligforening) med til møde med kommunen.
JMK – God ide, at invitere en af de store boligforeninger med.
HHJ – TBE skal også med til mødet som kommunens repræsentant i bestyrelsen.
5. Forsvaret som ny kunde v/TBE
JMK – Jeg er i dag blevet kontaktet en oberst ved flyvevåbnet som fortæller, at de er i gang med at lave et samarbejde med universitetet og i den forbindelse vil de gerne have 54 studieboliger over tid i Aalborg Øst. De vil gerne have 6 boliger i år, 12 boliger næste år osv. Vi vil prøve at strikke en model sammen. Måske andre indenfor forsvaret følger med.
ALH – Måske der kan laves samme aftale som International Boligkontor har på nuværende tidspunkt. Vil de gerne have alle boliger i samme ejendom?
JMK – Ja, alle boliger skal gerne være i samme ejendom.
JU – Idrætsbyen eller Ribevej kunne være en mulighed. Det er vigtigt, at vi sørger for at godt samarbejde mellem Forsvaret og Studiebolig Aalborg. Vi skal gøre det nemt og attraktivt for dem, så andre forhåbentlig følger efter.
JMK – Skal Tilsynet indover en evt. aftale?
ALH – Det er måske en god ide.
JU – Vi skal også sørge for, at det ikke kun er de ”dårlige” boliger de får tilbudt.
JKM – Som udgangspunkt er det 1-værelses lejligheder de er interesseret i, men det vil han undersøge nærmere.
HHJ – Jeg foreslår, at vi holder et møde med obersten i stedet for at skrive frem og tilbage. Så kan vi forventningsafstemme og snakke regler igennem.
TKL – Rigtig godt. Det kan måske få andre afdelinger af Forsvaret med.
ALH – Rigtig god ide med et møde.
HHJ – Vi skal først finde ud af, om Himmerland Boligforening kunne være med på aftalen og derefter arrangerer vi et møde med obersten. Enig med TKL i, at det godt kan åbne flere døre.
JU – Jeg tager forslaget med hjem til Himmerland Boligforening.
JMK – Jeg vil kontakte obersten igen.
6. Åbningstider og ressourceplanlægning v/JU
JU - Vi kan mærke, at måden de unge søger bolig på har ændret sig radikalt og derfor kom jeg til at tænke på om henvendelsesmønstret også har ændret sig. Jeg har ikke indsigt i hverdagen ved Studiebolig Aalborg. I 2018 registrerede medarbejderne alle henvendelser (mail, telefon og personlige). Der er naturligvis meget, der er anderledes nu, der er også flere henvendelser på Bolig Portalen og flere informationer der skal vedligeholdes på hjemmesiden. Sammenligner man 2018 med 2024 er er flere telefoner i år end i 2018 og færre personlige henvendelser, hvilket kan forklares med, at der er færre udlændinge, som oftest er dem der kommer personligt. Antallet af mails er også faldet, hvilket er overraskende.
JMK – Det kan forklares med, at flere mails bliver sendt via andre systemer end Outlook.
JU – Færre studerende giver færre ansøgere og dermed færre henvendelser. Hvad har ændret sig siden 2018?! Hvilke opgaver vil blive nemmere med et nyt system?
JMK – Lige nu døjer vi med fejl i systemet, hvilket giver mange henvendelser. Det vil et nyt system kunne afhjælpe. Huslejevarslinger registreres i nuværende system manuelt, med et nyt system ville mange af disse varslinger kunne overføres direkte fra boligforeningerne (som benytter EG Bolig). Et mere nutidigt system, der kan give en bedre visning af boligerne. Et mere brugervenligt system vil give færre henvendelser.
ALH – Da værende formand af bestyrelsen afskaffede i 2018, at medarbejderne skulle registrere henvendelser, hvorfor?
JMK – Vi var meget presset på ressourcer og derfor blev det besluttet, at vi skulle stoppe med at bruge tid på at registrere henvendelser.
ALH – Godt at registrere henvendelser en gang imellem.
JU – Det skal ikke være en fast opgave.
JMK – Vi er på kontoret dybt frustreret over tomgangssituationen. Medarbejderne mister arbejdsglæde og det er op ad bakke uanset hvad vi gør. Det er som om vi har en sort sky hængende over os, vi ved ikke om vi er købt eller solgt.
JSM – Vi mærker også til tomgangssituationen. Vi har også boliger, som vi ikke kan komme af med. Vi gør også hvad vi kan i forhold til vores studiebolig, da det naturligvis også er vi vores interesse at boligerne bliver udlejet. Der er rigtig mange boliger i Aalborg. Flere studerende vælger at flytte samme i større boliger. Det er en helt anden situation end for bare for 3 år siden - det er gået stærkt. Når I lægger boliger på Bolig Portalen, skal I så skrive annoncen, eller kan I bare sætte et flueben ved boligen i jeres system? EG Bolig henter selv alle oplysningerne og sætter ind på Bolig Portalen – det er virkelig nemt.
JMK – Vi skal skrive alle annoncer.
JU – Ser medarbejderne det oplagt at ændre på åbningstiderne?
JMK – Tror som udgangspunkt, at det er som det skal være.
HHJ – Jeg tror fremover, at der vil være mere fælles markedsføring og derfor er det meningsløst, at alle laver hver sin strategi. Jeg synes, at vi skal vente med at ændre på noget administrativt indtil vi har fået resultatet af analysen. Vi skal sikre os, at vi ikke laver konkurrence mod hinanden.
TKL – Tidligere var studieboligerne en mangelvare, men det har ændret sig. Der er behov for en opgraderet platform og behov for f.eks. bedre billeder på hjemmesiden. Personlige og telefoniske henvendelser forsøger man at komme udenom. Vi har brug for at skabe en it-platform som vi kan bruge til at vise boligerne frem og kommunikerer med kunderne 24/7.
JU – Jeg synes, at vi skal tage emnet op igen, når der er kommet resultat af undersøgelsen. Synes også vi skal høre fra medarbejderne hvad de synes. Måske vi skal bryde med de faste rammer som faste åbningstider?!
JMK – Ansøgerne plejer at være i god tid, men der er de ikke mere, hvilket kan virke håbløst.
ALH – En telefonsamtale kan også være god, fremfor skrift. Men måske bedre med en større fleksibilitet.
7. Orientering fra IT-udvalget v/JU
1. Forslag om etablering af nyt administrations-/ventelistesystem EG-Bolig
JU – Der er ikke sket noget siden sidst, ingen afklaring på økonomi. Er et nyt system nødvendigt?
JMK – Ja!
ALH – Det er i hvert fald ønsket.
JSM – Et nyt system vil være tidsbesparende. Markedsføring tager mere og mere tid, så der er brug for at system der virker.
1. Forslag til finansiering
JU – Etableringsprisen på EG Bolig er 750.000 kr. Og det er uden opsætning af hjemmesiden som koster 135.000 kr. I alt en pris på ca. 900.000 kr. I forhold til nuværende system vil der være en årlig besparelse 50.000 kr. Studiebolig Aalborg har selv 200.000 kr. afsat til IT. Det betyder en underfinansiering på omkring 600-700.000 kr. Hvordan kan den finansieres? Tilbagebetale sig selv ved besparelse på drift vil tage rigtig lang tid. Vi har fået afslag på lån i banken.
ALH – Kan vi sætte kontingentet op pr. bolig?
HHJ – JMK og jeg vil gerne have bestyrelses accept til at gå til kommunen og undersøge muligheden for en afdragsordning over 4-5 år, som når man køber IT-udstyr.
JU – Det tror jeg ikke er realistisk.
TKL – Et nyt og bedre system, kan det give besparelser på administrationen? Færre medarbejdere.
JU – 75-80% af udgifterne er til personaludgifter. Der er ikke mange andre steder at spare end på disse udgifter.
ALH – Eller ved at forhøje kontingentet.
HHJ – UNIK er færdig. Jeg beder bestyrelsen om bemyndigelse til at gå til kommunen og prøve at få en aftale. Vi vil gerne i gang inde det nye budget skal laves. Vi kommer ikke med en fastlåst løsning til kommunen, men vil gå i dialog om en løsning / finansieret af et nyt system og driften heraf fremover.
JU – Kommunen skal spare 1,5%, de vil helt sikkert spørge, hvor vi selv kan spare.
TKL – Det vil de helt sikker. Derfor kan vi lige så godt selv se på det først.
ALH – Jeg synes, at vi skal være indstillet på lånefinansiering. Måske kommunen kan stille lånegaranti for et banklån? Åbne for forslag.
TKL – Vi skal sørge for at få lån til alle opgaver, så vi ikke skal komme igen.
JU – Vi skal passe på med at komme med en løsning, hvor der skal afdrages over flere år, når de kun vil lave en 1-årig aftale. Vi må se på resultat af analysen, hvis der fjernes 1.000-1.500 boliger, så kan det ikke nøjes med at hæve kontingentet med bare 10 kr.
ALH – Kommunen skal være med, vi skal finde en løsning i fællesskab.
HHJ – UNIK dur ikke. Uanset færre boliger, så skal vi have et nyt system. JMK og jeg mener, at kommunen skal være med, da det er dem der har besluttet, at vi skal eksistere. Vi tager initiativ omkring nyt system og kobler det på samarbejdsaftalen. Vi vil ikke vente på udspil fra kommunen. Hvordan det ender finansieringsmæssigt ved vi ikke. Vi vil tage et møde med kommunen, inden vi tager det op igen.
JU – Vi skal selv tænker over flere scenarier, så vi ikke kun har et løsningsforslag.
HHJ – Andre modeller er inde over, men vi holder fast i EG Bolig, da de almene boligorganisationer bruger dem og det er der hvor de fleste boliger er.
ALH – Det kan også være I får et par forslag med hjem.
Der er fuld opbakning til at kontakte kommunen.
8. Meddelelser fra kontoret v/JMK
JMK – Flere medarbejdere er i gang med kursus (Office kurser og sociale medier).
Sorte sky tynger medarbejderne der oplever manglende arbejdsglæde. Vi mangler en langsigtet aftale. Tomgang vil stige frem mod sommer.
JU – Fint med det månedlige overblik vi får tilsendt.
9. Blive boende efter endt/afbrudt uddannelse vs. boligsituationen v/JMK
JMK – Vi får ofte henvendelser fra lejere, som gerne vil blive boende efter endt uddannelse eller som er sprunget fra eller har måtte opgive deres uddannelse af flere årsager og som ikke lige kan overskue at skulle ud og finde en ny bolig også. Vi har tidligere kunne henvise til kommunen, hvor lejerne har kunne søge dispensation for uddannelseskrav ved Boliganvisningen. Det vil kommunen ikke mere. De vil kun give dispensation til nye lejere og ikke boende lejere. HHJ har kontaktet Nuuradiin S. Hussein (Rådmand i Job og Velfærd) for at få en dialog om en evt. løsning. Vi kommer ofte til kort når vi taler med lejerne, de 6 mdr. efter endt uddannelse er ikke altid nok. Vi håber på et nyt samarbejde og en ny løsning.
Nogle boligselskaber tilbyder lejere at blive boende op til 2 år efter endt uddannelse. Nogle boligforeninger udarbejder et tillæg med forlængelsen og opkræver ungdomsboligbidraget i den periode. Andre gør det anderledes. Det er svært at vejlede lejere. Jeg har skrevet til Tilsynet for at høre dem, hvordan vi skal agere. Lovgivningen åbner op for, at man kan lade lejere bliver boende, men vi mangler nogle retningslinjer.
ALH – Havde hørt det var tilfælde, men troede ikke på. Urimelig situation for medarbejderne. Hvis det er sådan det skal være, så skal det formaliseres af kommunen. Klaring så hurtig som muligt.
HHJ – Vi beder om et møde med Tilsynet.
JSM – Vi har studieboliger i Randers også. Her betaler lejerne ungdomsboligbidrag for at blive boende.
TKL – Spørge Tilsynet hvad de synes, at vi skal gøre i denne situation.
10. Orientering fra PR-udvalget v/JMK
JMK – Siden sidst har vi haft inspirationsmøde med Nikolaj Boddum Houmann (Aalborg Kommune) omkring sparring og hjælp til SoMe. Vi har deltaget i Åbent hus på CREATE og i samme forbindelse været ude og afleverer go-cards på alle UCN´s afdelinger. Vi har efter opbakning fra flere boligforeninger fået lavet stickers til at sætte på ejendommenes hoveddøre. Vi har været ude og få fremvist flere lejligheder og taget billeder/videoer til SoMe og hjemmeside. Vi har udarbejdes et spørgeskema til fremflyttede, hvor vi spørg til årsagen til deres fraflytning – siden 7. marts har vi fået 44 besparelser retur. Vi er ved at udarbejde et spørgeskema til indflyttede også.
JU – I forbindelse med, at jeg har været på UCN som undervisere, har jeg spurgt ind til, om de ikke kunne bruge Studiebolig Aalborg som en case, det vil de tage op på skolen.
JMK – Jeg har også være i kontakte med UCN vedrørende det samme, men de har meldt tilbage, at de havde nok cases. De opfordret os til at søge en praktikant eller studiemedhjælper – det kunne sagtens være en mulighed i fremtiden.
11. Økonomi v/JMK
1. Økonomirapport 1. kvartal 2024
JMK - Større overskud end forventet. Bidraget er større end forventet, da Erhvervskollegiet ikke er trukket ud endnu.
TKL – Er overskuddet en midlertidigbevægelse eller et mønster?
JMK – Det er svært at sige, men overskuddet bliver ikke lige så stort de andre kvartaler.
ALH – Ingen faresignaler?
JMK – Nej.
1. Konsekvens af ny overenskomst
JMK – Lønningerne kommer til at stige mere end forventet i budgettet. Puljen der blev afsat til evt. lønstigninger er brugt til den nye overenskomst. Budgettet revideres til næste møde.
HHJ – Et nyt budget, der tager højde for den nye overenskomster.
1. Anskaffelse af nye pc’er
JMK – Vores PC´er bliver 4 år til januar 2025 og til den tid anbefales det, at de udskiftes. Flere medarbejdere er begyndt at døje med problemer, derfor har vi besluttet at udskifte dem alle nu. Som udgangspunkt kan vi ikke kommer under en afdragsordning, men det har vi dog fået accept på alligevel. Vi forventer at skifte dem alle inden sommerferieperioden.
(Bestyrelsen er enige i beslutningen).
12. Eventuelt
HHJ – Vi har et møde med Anna Kirsten Olesen (FH) vedr. elever og lærlinge i starten af maj.
JMK – Vi har tidligere haft et møde med blandt andet FH, men det var lige op til sommerperioden, så det blev desværre ikke til så meget.
Mødet sluttede kl. 17.50.
