REFERAT Top Billede

Læs de seneste referater fra bestyrelsesmøderne

Læs de seneste referater herunder

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 23. Januar 2024

GRUPPE:
Bestyrelsen for Studiebolig Aalborg

TID OG STED: 
Studiebolig Aalborg, Rendsburggade 10A, Tirsdag d. 23. januar 2024 kl. 16.00

DELTAGERE:
HHJ, Henning Hjort Jensen, formand/repræsenterer Langagerkollegiet/Kollegie
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene
JSM, Jeanette Strauss Mouritsen/Nørresundby Boligselskab/Almene
ALH, Anker Lohmann-Hansen/Nordjysk Kollegium/Kollegie
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget
TKL, Thomas Kastrup Larsen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen/Studiebolig Aalborg/Sekretær
JUJ, Julie Elise Jensen/Studiebolig Aalborg/Observatør

 

Referat

1. Godkendelse af dagsorden

  • Ingen kommentarer. Godkendt

2. Godkendelse af referat fra 15.11.2024

  • Ingen kommentarer. Godkendt.

3. Meddelelser fra kontoret

  • JMK – Tallene for tomgang er stadig stigende. I starten af januar var der 142 boliger i tomgang - sidste år var der 77 boliger. Antallet af ansøgere er færre end sidste år, men nogenlunde det samme som forrige år. Ansøgerne står ikke så lang tid på ventelisten. De kan nå at oprette en ansøgning, få en bolig og dermed ryge ud af ventelisten igen i perioden mellem opgørelserne. En kommende lønpolitik er sat i bero, da der er andre ting der fylder.
  • Mødeindkaldelser til fremtidige bestyrelsesmøder er sendt ud, håber det er OK – ingen kommentarer.
  • ALH – Michael Arentsen skrev i tidligere nyhedsbreve om situationen på Universitetet med hensyn til fx antallet af studerende. Har I hørt noget for nyligt? Og hvordan er situationen ved UCN.
  • TKL – Der er en tilbagegang af studerende på 13 % ved UCN. Kommende årgange er faldende og der er højere frafald på uddannelserne. Der kommer snart et reformudspil, som vil lægge op til at korte noget af studietiden, fx fra 3,5 år til 3 år. Sabbatår er heller ikke kun 1 år mere, men 2 eller 3 år.

4. Fællesmøde vedr. ungdomsboligsituationen

  • HHJ – JMK, TKL og jeg deltog torsdag den 18. januar i et møde ved Tilsynet omkring ungdomsboligsituationen i Aalborg. Der var oplæg ved Henrik Thomsen (Tilsynet), Ole Nielsen (Himmerland Boligforening) og JMK. Dagsordenen var at finde en fælles løsning på tomgangsproblemet. Der blev nedsat en arbejdsgruppe med Himmerland Boligforening som tovholder til at indkalde til første møde den 5. eller 9. februar.
  • De almene boligorganisationer nedsætter en arbejdsgruppe med det formål:

                      at lave en screening af ungdomsboligsituationen med fokus på tomgang

                      at pege på løsninger af tomgangsproblematikken,

                      at afdække regler og muligheder

                      at komme med en prognose vedr. behov for ungdomsboliger

                      at afdække forventninger til ungdomsboligernes indretning, evt. møblering

                      at afdække målgrupperne for ungdomsboliger, både længere og korte lejemål

                      at samordne markedsføring

  • Himmerland er tovholder for indkaldelse til første møde, hvor opgaven og deltagelsen i det kommende arbejde tilrettelægges alt med tilbagemelding til Tilsynet ved Aalborg kommune.
  • TKL – Roeland Løfberg (vicekommunaldirektør) satte spørgsmålstegn ved om tiden er løbet fra Studiebolig Aalborg. Boligforeninger var enige om, at det stadig er en god ide med fællesanvisning. Man burde bruge situationen til at overveje om nogle opgaver kan ændres eller flyttes. Aalborg Kommune har ikke meget økonomi at skyde i det. Ole Nielsen var meget konkret; der skal en uvildig person til at se på problemet. Kunne en løsning være at flytte nogle af kommunens udsatte borgere i ledige studieboliger? Hvilke lovgivningsmuligheder er der? Kan fx Idrætsbyen laves om til noget andet? Kan studieboliger bruges til værnepligtige? Man burde se mulighederne i de mange ledige boliger der kan komme byen til gode.
  • JMK – Tidligere oplevelser har sat sine spor, når der bliver stillet spørgsmålstegn til vores eksistens. Derfor er jeg ikke interesseret i at sidde i arbejdsgruppen. HHJ har sagt ja til at sidde i gruppen. Der er helt klart behov for at se på problemet, men jeg kan være bekymret for, hvad det kan gøre ved kontoret.
  • ALH – Som vi tidligere har talt om, er det et spørgsmål om udbud og efterspørgsel. Vil det kunne betale sig, at renovere gamle kollegier? Måske er der behov for en lovgivningsændring. Hvis Aarhus og Odense har samme problem, så burde man måske så et frø på Christiansborg. Hvis kollegierne får tomgangsproblemer, kan det give store problemer, da de ikke har penge til at overleve som boligforeningerne. Vi skal ikke glemme kollegierne, de skal have en særlig opmærksomhed.
  • JU – Idrætsbyen kun ¼ del af problemet. Vi kan lige så godt forberede os på, at det bliver værre og værre. Det kommer til at ramme alle. Der er brug for en helhedsløsning. Selvfølgelig skal vi have et fællesskab. Jeg har tjekket Boligportalen for 2-værelses under 5.000 kr. i Aalborg, der er over 300 styk. Vi skal ikke kun fokusere på enkelte afdelinger, men på det overordnet billede.
  • GOG – Man skal inkludere de studerende, da det er dem der skal bo i boligerne. Pas på med andre persongrupper i studieboliger. Vi har haft dårlige oplevelser med ukrainere, der kun gav problemer.
  • ALH – Erfaringer med hensyn til udsatte borgere i studieboliger er blandet. Vi har også haft et par sager som har givet dårlige erfaringer. Der er behov for, at der er støttepersoner til at tage hånd om disse borgere.
  • HHJ – Arbejdsgruppen er efterspurgt. Selvom det er en uvildig person der skal foretage analysen, så skal vi selv være med til at bidrage.

5. Samarbejdsaftale med Aalborg Kommune

  • JMK – Vi henvendte os til kommunen første gang i maj sidste år. Den nuværende samarbejdsaftale udløb ved årsskifte. Vi har haft et møde med kommunaldirektøren og økonomichefen, som bare var en løs snak. Derefter afventede vi et udspil fra kommunen. Der skete ikke noget før i efteråret, hvor vi havde møde med Roeland Løfberg (vicekommunaldirektør) og Simon Andersen (økonomichef).
  • Det er kommunen som har kontrakt med Unik Bolig og de vil gerne ud af denne aftale, da alle deres brugere har fundet andre løsninger. Vi er de eneste der bruger systemet. Vi har sendt det tilbud, som vi har modtaget fra EG Bolig til kommunen. De har sendt det videre til deres IT-afdeling. Samarbejdsaftalen indeholder f.eks. også vores husleje, aftale om kommunal kontorelev, som vi mener er til gode for både os og kommunen samt et kontant tilskud. Der er mange ting i spil og vi håber snart at høre fra dem.
  • HHJ – Vi startede i maj og der er stadig ikke sket noget. Jeg forsøger at presse lidt på. Antallet af medarbejdere er halveret, tilskuddet er halveret, mens antallet af boliger er fordoblet - vi er afhængig af et it-system som virker. Det er en uholdbar situation i forhold til medarbejderne. Vi kan ikke køre Studiebolig Aalborg uden en samarbejdsaftale. Medlemmerne har hjulpet til, nu skal kommunen på banen.
  • ALH – Samarbejdsaftalen kører vel videre? Jeg synes, at tidligere samarbejdsaftale skal forlænges 1 år, så der er ro til at se nærmere på budgettet, hvis der evt. skal skæres ned.
  • TKL – Vil nyt system give bedre mulighed for markedsføring? Det er i sig selv er et argument for et nyt system. Lige nu er det boligforeningernes problem, men det kan også blive et politisk problem. Der skal gøres noget ellers bliver problemet for stort. TBE skulle tage en snak med Lasse Frimand Jensen (borgmester) om problemet, så han er klædt på til at besøge Studiebolig Aalborg i februar.
  • TBE – Jeg tror på, at vi nok skal finde en løsning. Jeg skal nok tage en snak med Lasse Frimand Jensen.

6. Orientering fra IT udvalget, herunder

a. Forslag om etablering af nyt administrations-/ventelistesystem EG-Bolig

  • JU – Status er, at vi har holdt møde EG Bolig, som er den leverandør næsten alle bruger. Efter mødet var JMK og Jeanette Bygholm Mose (Studiebolig Aalborg) på besøg hos Himmerland Boligforening for at se systemet og hvordan de bruger det. Der er enighed om, at systemet vil kunne afhjælpe nogle ting. EG Bolig har givet et tilbud. I forhold til omkostninger vedrørende implementering, så kan Studiebolig Aalborg selv bidrage med 200.000 kr. resten skal vi ud at finde. Overordnet set giver det ikke mening, hvis vi fravælger en automatisering mellem boligforeningerne. På den måde kan vi bruge mere tid på kunderne frem for at taste tal. Aalborg Kommune skal forsat stå for driften vedr. hjemmesiden. Det vil koste 150.000 kr. ekstra, hvis EG Bolig skal styre hjemmesiden, det er der ingen grund til. Vi arbejder videre med den løsningsmodel. Hvordan finder vi pengene? Samlet set kan vi se en besparelse på 50.000 kr. på driften årligt – implementeringen vil koste omkring 750.000 kr.
  • HHJ – Støtter denne løsning også mobilløsning?
  • JU – Ja helt sikker.
  • JMK – Vi har kontaktet vores pengeinstitut for at høre om vi kan låne pengene. Afventer stadig svar fra dem. Hvis vi skal ud at låne pengene, skal der også afsættes penge til afdrag fremover.
  • ALH – Synes vi skal snakke med kommunen om en afdragsordning hos dem.

7. Orientering fra PR udvalget

  • JMK – Vi har haft et sponsoreret opslag på Facebook, det har givet godt, men vi kan naturligvis ikke aflæse og måle noget direkte. Vi har haft en artikel i Nordjyske, som nok mest henvender sig til de unges forældre eller bedsteforældre. Vi har også fået en praktikant fra UCN, som læser grafisk designteknolog. Hun skal være hos os i 10 uger og hjælpe med fx videoer af boliger og andet markedsføringsmateriale. 
  • TBE – Mega fede opslag, men der er ikke så mange følgere. Opfordre andre til at dele opslagene, fx Aalborg Kommune, Universitetet og Studentersamfundet. Ærgerligt at de gode opslag ikke kommer mere ud.
  • JMK – Vi har en god kontakt ved kommunen, Kirja, som vi har talt med før vedr. deling af opslag.
  • TBE – Vi skal lave et samarbejde med de forskellige institutioner om at hjælpe med at sprede budskabet.
  • GOG – Har set flere boligforeninger bruge stilladsplakater, var det en ide at opfordre boligforeningerne til at bruge det? Universitetet udsender også en velkomstfolder med posten til nye studerende, både på dansk og engelske.
  • JSM – Vi har før lavet reklame for en bolig med henvendelse til Studiebolig Aalborg, men det er der andre det ikke gør. Det er de unge det handler om. Opfordre til vi alle laver opslag og hjælpe hinanden.
  • GOG – Opfordre på repræsentantskabsmøde til at de som medlemmer af denne forening hjælper med af markedsføre.
  • HHJ – Tilsynet er opmærksomme på, at alle følger reglerne
  • TKL – Fantastisk at få hjælp fra UCN til at lave en markedsføringsstrategi. Lad os koble de store kanaler på, så vi kan udbrede kendskabet.

8. Økonomi, herunder 

a. Økonomirapport for 2023

  • JMK – Økonomirapporten ligner til forveksling den sidste der blev udsendt. Overskud på 88.000 kr., foreslår at der henlægges yderligere 50.000 kr. til it – er I enige i den beslutning?
  • Ingen kommentarer. 
  • ALH – Hvad gør vi ved resten af overskuddet?
  • JMK – Resten af overskuddet sættes på vores egenkapital. Vi vil kunne trække på egenkapitalen til finansiering af nyt system + it-henlæggelse. Men det vil betyde, at der så ikke vil være meget tilbage. Vi skal også være opmærksomme på der med tiden skal investeres i nye pc´er. Årsregnskabet skal underskrives. Foreslår at det udsendes via Penneo, er det OK? Accepteret.

9. Eventuelt

  • ALH – Om sommeren har viceværterne travlt på kollegiet, da mange fraflytter og det kan være svært at få håndværkere. Er der mulighed for, at man kan lave et længere opsigelsesvarsel?
  • JMK – Jeg mener helt sikkert, at et opsigelsesvarsel er lovbestemt.
  • JSM – Vi har pligt til at udleje hurtigst muligt. Sommerferien kan være svær, men det skal løses.
  • GOG – Var det en ide med en faktaboks på hjemmeside ved opsigelser om, at man må blive boende 6 måneder efter endt uddannelse?
  • JMK – Jeg ved ikke om kan lade sig gøre.
  • JSM – Godt forslag.
  • JMK – Sidste år sendte vi en mail ud til alle lejere, at de kan blive boende 6 måneder efter endt uddannelse.
  • JU – Der kommer nye anvisninger fra google mht. spam – er der styr på det?
  • TKL – Godt at bruge andre kanaler end mail, kun 20% læser deres mail.
  • JU – Dyrt at sende SMS´er.

Møde slut kl. 17.27

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 15. november 2023

GRUPPE:
Bestyrelsen for Studiebolig Aalborg

TID OG STED:
Studiebolig Aalborg, Rendsburggade 10A, Onsdag d. 15. november 2023 kl. 16.00

DELTAGERE:
HHJ, Henning Hjort Jensen, formand/repræsenterer Langagerkollegiet/Kollegie
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene
JSM, Jeanette Strauss Mouritsen/Nørresundby Boligselskab/Almene
ALH, Anker Lohmann-Hansen/Nordjysk Kollegium/Kollegie
TKL, Thomas Kastrup Larsen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen/Studiebolig Aalborg/Sekretær
JUJ, Julie Elise Jensen/Studiebolig Aalborg/Observatør

AFBUD: TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget (orlov)
HHN, Henrik Hyldig Nielsen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget (suppleant)
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution

Referat

1. Godkendelse af dagsorden

  • Ingen kommentar.
  • Godkendt.

2. Godkendelse referat fra 03.10.2023

  • Ingen kommentar.
  • Godkendt.

3. Godkendelse af forretningsorden

  • JMK - Skal underskrives af hele bestyrelsen. Vil blive sendt ud med Penneo til digitalunderskrift, hvis det er okay med alle.
  • Godkendt.

4. Godkendelse af tegningsregler

  • JMK - Skal underskrives af hele bestyrelsen. Vil blive sendt ud med Penneo til digitalunderskrift, hvis det er okay med alle.
  • JMK – Vores bank har desuden bedt om at få tilsendt kopi af kørekort eller pas og sundhedskort på alle bestyrelsesmedlemmer samt kontaktoplysninger. JMK vil sende en påmindelse ud til alle om at få indsendt dokumenterne, hvorefter hun vil sende det til banken. Via vores hjemmeside kan dokumenterne sendes via sikkermail. Eftersom Tobias har orlov indtil den 01.12.23, vil dokumenterne først blive sendt til banken efter denne dato.
  • Godkendt.

5. Meddelelser fra kontoret

  • JMK - Den 01.11.23 havde vi 58 boliger i tomgang, på samme tid sidste år var der 16 boliger. Vi har flere tomme ventelister og ikke så mange ansøgere på ventelisterne. Fra den 01.10.23 til nu er der kommet 300 nye ansøgere på ventelisten, men de fleste søger først bolig til sommer. Vedr. ledige boliger plejer vi at henvise direkte fra vores hjemmeside til Boligportalen, hvor vi annoncerer for vores boliger. Det har dog givet lidt udfordringer, da ansøgere har betalt penge til Boligportalen for at få vores kontaktoplysninger, selvom der på siden står at de skal kontakte os. Derfor har vi nu lavet et søgekriterie, hvor man kan søge direkte på de ledige boligtyper på vores hjemmeside. Vi annoncerer dog stadig på Boligportalen. Antallet af opsagte boliger lige under 3.000 i 2023, vi plejer at ligge omkring 3.100-3.200 om året, men året er naturligvis heller ikke ovre endnu. Vi er i gang med at genforhandle samarbejdsaftalen med Aalborg Kommune. Aftalen indeholder blandt andet betaling af husleje, kommunal kontorelev, support fra IT-centret, UNIK og en driftstilskud. Aalborg Kommune er i gang med at udarbejde et forslag. Vi håber den er på plads til årsskiftet.
  • TKL – Vi har behov for at aktivere kommune og få dem til at forholde sig til tomgangssituationen. Hvordan kan vi hjælpe hinanden i denne situation? Vi står overfor en universitetsreform, der ikke gør det nemmere. UCN står overfor et fald på 13%. Mange vælger online studie og flere kommer til på sigt.
  • JU – I januar 2021 blev der nedsat et udvalg af kommunen, boligforeningerne og Studiebolig Aalborg for at finde en fælles løsning til hvordan vi sælger Aalborg som studieby bedst muligt. Siden har Studiebolig Aalborg fået ny hjemmeside, indsatsen på SoMe er blevet styrket og i en periode blev der tilknyttet en studentermedhjælper. Siden maj 2021 har der været stille. Der blev snakket om mange gode ideer, som endnu ikke er ført ud i livet.
  • ALH – Det er et spørgsmål om udbud og efterspørgsel, hvilket har skiftet i forhold til for 3 år siden. Vi bliver også nødt til at se på udbuddet – er der nogen steder, hvor der er særlig problemer? Er der nogle steder, hvor det vil give mening at bygge om, lægges sammen eller nedlægge? Hvor meget efterspørgsel kan vi efterkomme?
  • JU – Aalborg er unik, men man har ikke kunne forudse situationen. Ud fra Himmerland Boligforenings syn vil vi mene, der er 500-1.000 for mange studieboliger i Aalborg. Ungdomsårgangene bliver mindre og der bliver mere politisk indflydelse. Der vil komme flere elever og lærlinge, som selvom de er berettiget til en studiebolig ikke søger dem.
  • TKL – Det er ikke kun et problem for os, men også for byen og Nordjylland. UCN har uddannelser indenfor blandt andet markedsføring og kommunikation, måske det var en mulighed at sende projekter til disse studerende.
  • HHJ – Det er vigtigt at få boligsituationen med ind i samarbejdsaftalen. TKL accepterer at deltage i den videre forhandlinger med kommunen om en ny samarbejdsaftale. Vi burde nedsætte et udvalg til at samle op på den problemstilling JU nævnte.
  • JSM – Vedr. vores studieboliger i Randers har vi spurgt unge mennesker, hvad de ønsker. De har svært ved at forholde sig til en tom bolig. De skal have alt serveret og de er kræsne. Boligforeningerne skal mere på banen for at hjælpe Studiebolig Aalborg. Vi har benyttet MigogRanders, hvilket gav en del, måske MigogAalborg var en ide?
  • JU – Aarhus og Odense har samme udfordringer med studieboliger. God ide med et udvalg, til at gå videre med omtalte idéer. God ide med at inddrage studerende. I forbindelse med at benytte studerende til projekter, vil JU gerne hjælpe med at undervise i casen.
  • HHJ – Inden vi hører om nogen fra kommunen skal med i udvalget, skal vi være enige om, at vi også har nogle der vil være med.
  • JMK – Til orientering skal HHJ og jeg til møde med Aalborg Kommune i morgen vedr. lønpolitik.

6. Orientering fra IT udvalget

  • JU – Det er ikke sket så meget siden repræsentantskabsmødet. Kommunen er ved at undersøge om de har ressourcer til opgaven. Opgaven er større end de havde antaget. Vi afsøger stadig andre muligheder. Vi skal have møde med EG den 20.11.23. Vi skal have fundet den løsning der giver mest effektiv drift i hverdagen og mindre hovedpine til medarbejderne. Dem der har udviklet kommunens hjemmeside, har erfaring med EG.
  • JSM – Vi har hjemmeside gennem EG. EG skal også lave online opsigelser hos os, hvilket betyder ingen tasteopgave.
  • JU – Vi skal have vores IT-konsulent med til mødet, som har meget erfaring på området. Jeppe fra Alabu Bolig vil også gerne bistå med hjælp. Men vi skal have afdækket alt, inden vi kan træffe beslutning om en løsning, blandt andet driftsomkostninger og konverteringsomkostninger.
  • ALH – Hvad gør DEAS?
  • JU – Vi ved ikke hvad DEAS vil. Valhal bruger fx også EG. Mange boligforeninger bruger EG. Vil kontakte DEAS for at høre hvad de vil.
  • JSM – Der er en erfagruppe blandt boligorganisationerne vedr. EG, hvor der er mulighed for at søge hjælp ved hinanden. EG skulle være hurtigere mht. support end UNIK.
  • JU – Vi skal have set nærmere på anskaffelsessum, løbende omkostninger, support.
  • ALH – Hvad med Aarhus og Odense?
  • JU – Nogle bruger EG og nogle bruger KTP, som skulle være værre end UNIK.

7. Orientering fra PR udvalget

  • JMK – Der begynder at ske mere på markedsføringsfronten. For et par år siden har der ikke været afsat penge til markedsføring, det bliver der nu. Vi har ikke nogen der kan sidde fuldtid med markedsføring, så det bliver en gang imellem. Lige nu har vi en sponsoreret opslag på Facebook, som skal køre resten af året. Knap 500 har liket opslaget, hvilket vi synes er positivt. Men vi har ikke mulighed for at måle den direkte effekt. Vi har købt en annonce i Nordjyskes tillæg om studievalg som udkommer til januar. Annoncen skrives af en journalist. Vi ved godt, at de unge ikke læser avisen, men det gør deres forældre/bedsteforældre måske. I starten af det nye år vil vi forsøge at sætte markedsføringen mere i system ved at udarbejde en markedsføringsstrategi og et årshjul. Brev fra kommune til de 15-årige bliver ikke til noget, kommunen synes ikke er en god ide. Tidligere på året har vi haft møde med FH i forsøget på at lave et samarbejde omkring elever og lærlinge – der er ikke sket så meget siden mødet.
  • TKL – En markedsføringsstrategi kunne være en oplagt case for studerende på UCN.
  • JU – God ide at få sat markedsføringen i system. SoMe handler kun om boliger, men der skal handle om mennesker, mere variation og mere liv, alt hvad det vil sige at være ung. Uddannelsespulje blev ikke brugt, undersøge muligheden for at nogle medarbejdere kunne specialisere sig i sociale medier. Undersøge muligheden for at frigive flere ressourcer til området. Det kan løses ved at skære nogle opgaver væk. Heldigt at der er en loyal stab – de blev ansat til en anden opgave end de løser nu, opgaver skifter og det er vi nødt til at acceptere.
  • ALH – I repræsentantskabet er der en holdning til, at man skal passe på pengene, synes det var en forkert måde at anskue tingene på. Måske man på baggrund af situationen bliver villig til at løsne det stramme økonomiske bånd.
  • JU – Vi har flere boliger, færre medarbejdere, hvilket vi løser ved at gør tingene smartere. Måske medarbejderne har input til, hvilke opgaver der ikke giver mening. Planlægge tiden, så det bliver lavet i de perioder, hvor der ikke er så travlt.
  • HHJ – Hvordan kan vi forene kræfterne og bruge ressourcerne bedst i fællesskab? Jeg synes, at vi skal melde ud til repræsentantskabet, hvordan strategien bliver.
  • JU – Enige i at det er en fælles opgave. Synes at vi skal hæve os over, at alt ikke bliver delt ligeligt mellem de forskellige boligforeninger og kollegier.
  • JSM – Vigtigt at det er den unge vi sætter i centrum. Vi har før lavet opslag til de sociale medier og sendt dem til Studiebolig Aalborg for at hjælpe. Udenfor Aalborg ved man ikke hvad Studiebolig Aalborg er.
  • ALH – Til næste nyhedsbrev i januar kunne formanden få lidt input fra udvalgene til at sende et signaler om, hvad den nye bestyrelse vil.
  • HHJ – Formanden og kontorlederen går sammen om at lave en fælles orientering til nyhedsbrevet.

8. Økonomi

  • JMK – Ifølge udsendte budgetopfølgning lander vi forventeligt på et overskud på 85.000 kr. Der kan naturligvis ske forskydninger, med det er lavet ud fra forventningerne. Vi kunne evt. henlægge yderligere til IT, da vi jo står overfor store forandringer med nyt system. Men det kan vi se på, når det endelige resultat forelægger. IT-drift er steget mere end forventet - stor del af vores budget er Penneo og UNIK. Gebyr til Nets, MasterCard til banken er højere end forventet. Vi skal til at betale for de automatiske SMS´er vi f.eks. sender ud med boligtilbud og studiekontrol. Det har vi ikke gjort tidligere, ingen forklaring. Kommunen har skiftet systemet. Elforbruget er ikke så højt som forventet. Kursusforbrug ikke fuldt udnyttet. De medarbejdere der har været på uddannelse, har fået tilskud fra kompetencefonden og omstillingsfonden.
  • JU – Oplagt at udnytte de mindre travle perioder til at sende medarbejderne på kursus
  • ALH – Det er fint, hvis du tager udnyttelsen af overskuddet op senere.

9. Forslag til møderække 2024

  • JMK – Er der dage vi skal undgå eller dage I fortrække? Vi plejer at have 3-4 bestyrelsesmøder om året samt et repræsentantskabsmøde.
  • TKL – Synes du skal sende forslag ud og så ser vi på det.
  • HHJ – Foreslår 4 møder årligt for at kunne tage alle de emner op, som vi har talt om.
  • JMK – Forslår næste møde til den 23.01.24 kl. 16.00 med efterfølgende spisning sammen med alle medarbejderne.
  • Alle har accepteret.

10. Eventuelt

  • ALH – I har før talt om, at I bruger meget tid på at sende tilbud ud til studerende. Har I talt om en anden løsning, fx flere tilbud ad gangen?
  • JMK– Vi har talt om flere løsninger. Men vi har endnu ikke knækket koden til, hvordan vi styre det fx i tilfælde af, at de siger ja til alle tilbud. Vi vil se nærmere på det.
  • JSM – Vi sender flere tilbud til ansøgerne og det fungerer. Vi kan tales ved om hvordan vi gør.
  • JU – Har I hørt hvor mange der har benyttet Tag-over-hovedet garantien i år?
  • JUJ – Forventer liste fra kommunen sidst i november. Vi har selv registeret omkring 10 henvendelser.
  • JMK – UCN har infoskærme i blandt andet deres kantine, hvem skal vi kontakte for måske at komme på disse skærme?
  • TKL – Erik fra kommunikationsafdelingen vil kunne hjælpe.
  • HHJ – Tak for god ro og orden.

Mødet afsluttet kl. 17.30.

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 3. oktober 2023

GRUPPE:
Bestyrelsen for Studiebolig Aalborg

TID OG STED: 
Studiebolig Aalborg, Rendsburggade 10A, Tirsdag d. 3. oktober 2023 kl. 16.00

DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand/repræsenterer Internationalt kollegium/Kollegie
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene
KGP, Kim G. Pedersen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet
HHN, Henrik Hyldig Nielsen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget (suppleant)
JMK, Jane Munk Knudsen/Studiebolig Aalborg/Sekretær
JUJ, Julie Elise Jensen/Studiebolig Aalborg/Observatør

AFBUD:
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget (orlov)
HP, Hans Peter Hansen/repræsenterer Sauers Kollegiet/Kollegie
KR, Klaus Ringgaard/repræsenterer Alabu Bolig/Almene

Referat

1. Godkendelse af dagsorden v/MGA

  • Godkendt

2. Godkendelse referat fra 09.05.2023 v/MGA

  • MGA – jf. punkt 4, intensivering af markedsføring mod målgruppen ”erhvervsuddannelser”, er der sket yderligere?
    • JMK; vi har haft møde med TBE, FH og 3F. Efter mødet har FH sendt en mail med flere forslag til mulige tiltag. Grundet sommertravlhed har vi først nu fået svaret på mailen og vil den kommende tid se nærmere på nyt materiale osv.
  • Godkendt

3. Meddelelser fra kontoret v/JMK

  • For første gang i 30 år har vi ikke fuld udlejning til studiestart (01.09.23). Vi burde kunne udleje alt til studiestart, men pr. 01.09.23 var der 30 ledige boliger. Desværre nok et billede på, at situationen ikke går den rigtige vej.
  • I år har 49 takket ja til bolig via Boliggaranti, sidste år var antallet 89. 206 har fået bolig på almindelig vis, hvilket selvfølgelig er positivt.
  • 10 har benyttet TOH (Tag-over-hovedet). Vi går ud fra, at det er studerende som har fået en bolig senere end 01.09.23. Afventer endelig opgørelse fra Aalborg Kommune/Vandrehjemmet. Igen en nedgang i forhold til tidligere.
  • Allerede på nuværende tidspunkt har vi igen tomme ventelister.
  • Genansøgning i september. Genansøgningen foretaget nu en gang om året, modsat tidligere, hvor det var 4 gange om året. Denne gang blev ca. 3.000 ansøgere udmeldt, hvilket betyder, at der er ca. 1.300 ansøgere tilbage på ventelisterne.
  • Aalborgkollegiet blev solgt pr. 15.09.23 og er dermed ude af Studiebolig Aalborg. De nye ejere har overtaget al udlejning.
  • Aalborg Erhvervskollegium søger nedlæggelse. De har en særaftale, hvor vi blot leverer lister med interesserede ansøgere. Ansøgningen skal godkendes ved Tilsynet, Aalborg Kommune.
  • Hvordan gør vi opmærksom på os selv? Det fylder rigtig meget i vores hverdag.
    • På Facebook har vi forsøgt at lave et sponsoreret opslag, som skal løbe resten af året.
    • Vi forsøger at skabe et samarbejde med FH omkring udbredelsen af vores eksistens til erhvervsuddannelserne.
    • Tilsynet har forslået at genoptage brev til de 15-årige fra kommunen, hvor der vil blive gjort opmærksom på boligforeningerne og Studiebolig Aalborg. Vi har endnu ikke hørt om forslaget er blevet godkendt.
    • KGP; Gør boligforeningen noget for at fortælle lejerne, at deres børn kan flytte i studiebolig?
    • JU; Nej, det gør vi ikke. Vi har i forvejen ”problemer” med de unge. Opskrivning på venteliste er en barriere for de unge, når de kan få bolig på en portal ved blot at sende en besked.
  • Forhandlinger om ny samarbejdsaftale med Aalborg Kommune er i gang. Der blev afholdt møde med Kommunaldirektøren den 01.06.23. Aftalen er endnu ikke helt på plads, men håber det kommer i løbet af efteråret.
  • KGP; Boliggarantien blev skabt under den tidligere borgmester. Set i lyset af færre og færre benytter den, er der måske relevant at tage opgaven op igen? Får vi penge for løse opgaven?
    • JMK; Nej, vi modtager ingen penge for opgaven.
    • MGA; God ide, at tage opgaven op igen med Tilsynet.

4. Ændring af vedtægtens §5.2 vedr. valg af bestyrelsesmedlemmer v/KGP

  • Emnet blev også drøftet på sidste bestyrelsesmøde.
  • For 5 år siden, var alle bestyrelsesmedlemmer på valg for 2 år og derfor er der også risiko for at hele bestyrelsen går af på en gang.
  • Punkt E. eksternt medlem – skal medlemmet vælges for 1 eller 2 år? Enighed om 1 år.
    • KGP overvejer at stoppe i bestyrelsen, men har forslag til nyt medlem - Michael Gaba (Kuben Management). Michael Gaba vil blive inviteret til repræsentantskabsmødet.
  • Det fremgår ikke af vedtægterne, at bestyrelsen konstituerer sig selv. Skal det ændres?
    • Enighed om at det skal tilføjes.
  • Ændringerne af vedtægterne skal godkendes på repræsentantskabsmødet og træder derfor først i kraft når mødet er slut. Det betyder, at de medlemmer der vælges til bestyrelsen på det kommende repræsentantskabsmøde vælges for 2 år. De nye regler, hvis de bliver godkendt, vil først træde i kraft når der er valg igen i 2025. Medarbejder repræsentant træder så heller ikke i kraft før efter repræsentantskabsmødet. Det ændres i forretningsorden for bestyrelsen at kontorleder stiller med en referent. KGP udarbejder den endelige tekst og sender til JMK, så den kan blive sendt ud sammen med den endelige dagsorden til repræsentantskabsmødet.

5. Status på administrations-/ventelistesystem v/JU

  • Unik kan fortsat ikke leve op til de krav Studiebolig Aalborg har brug for.
  • Unik er opkøbt af en Hollandsk kapitalfond og i den forbindelse har man til hensigt at udfase Unik Bolig, som vi bruger i dag.
  • Vi er i dialog med IT-centret ved Aalborg Kommune om et helt nyt system, som de vil udvikle. Der er afholdt flere møde, hvor der er blevet talt om krav til system og økonomi. IT-centret er kommet med et løst prisestimat på opgaven; udvikling af system 800.000 kr., support 30.000 kr. årligt og derudover 600 kr. pr. time. Dertil kommer konvertering fra Unik til nyt system, opsætning af automatisering mellem Studiebolig Aalborg og boligforeningerne samt ny udvikling på hjemmesiden. Nuværende udgift til Unik er 215.000 kr. i årlig udgift samt ekstra udgift til ekstra moduler på 52.000 kr. 25.000 betales jf. aftale af Aalborg Kommune. Håbet er, at der kan laves en afdragsordning med Aalborg Kommune. Når man ser på udgifterne, vil det allerede efter 5 år kunne spares 200.000 kr. om året. Det ser rigtig lovende ud. Det er uden tvivl en stor opgave for kommunen, men også en spændende opgave. Unik kan opsiges med 3 måneders varsel.
  • Enighed om at gå videre med opgaven.

6. Økonomi v/JMK

  • Budgetopfølgning
    • Efter 3. kvartal ser der ud til, at vi kommer ud med mere overskud end forventet. Det tyder også på, at året slutter med et overskud. Overskuddet kan bruges til henlæggelser til IT.
    • Telefon; kommunen har taget nyt system i brug mht. udsendelse af sms. Tidligere har vi ikke betalt for ydelsen, men det skal vi nu.
    • Varme sættes op med 14%
  • Brev fra banken, det er nu muligt igen at oprette højrentekonto. Renten er 2,30-3% alt efter bindingsperiode. Siden januar 2022 har vores konto ikke været under 2.000.000 kr. Enighed om, at JMK igen opretter en højrentekonto.
  • Revisionspåtegnelse – kommentar fra revisor.
    • Faktura stilet til JMK privat (gave sendt hjem til privat adresse) – opmærksom på dette, så det ikke sket fremadrettet.
    • Forretningsgang når vi modtager faktura. JMK godkender først og sender videre til medarbejder. Revisionen ser gerne, at det er omvendt. Medarbejder modtager/ attesterer og sender videre til JMK, som godkender.
    • JMK har visa dankort til kontoret, som blandt andet bliver brugt ude af huset eller til betaling af sponsoreret opslag på Facebook. Revisionen vil gerne, at 2 personer godkender, hvilket ikke er nemt med dankort. Fremover laves fx en udskrift af bilag, som formanden skal underskrive.
  • Budgetforslag 2024
    • Forhøjet driftstilskud fra kommunen er indsat trods manglende endelig godkendelse.
    • Rykkergebyr sat ned.
    • Renteindtægt stiger, efter der bliver oprettet højrentekonto igen.
    • Mange udgifter er sat til det samme, da beløbene ikke overstiges i år.
    • Personaleudgifter stiger en smule. Kommende overenskomstforhandlinger samt lille pulje til evt. lønstigning til medarbejderne.
    • Antallet af boliger til næste år er faldet. Aalborgkollegiet solgt pr. 15.09.23 og Aalborg erhvervskollegium søger om nedlæggelse.
    • Park; stadig ingen endelig afklaring og derfor er de ikke regnet med i budgettet.
    • Bidragstakst stiger til 522 kr. fra 495 kr. (færre boliger og stigende omkostninger)
    • Enighed om at dette budgetforslag skal fremlægges på repræsentantskabsmødet.

7. Lønmodel v/KGP

  • Overenskomst KL og kommunerne – løbende lønstigning (sats)
  • Der opereres med grundløn, funktionsløn og kvalifikationsløn.
  • Der kan evt. aftales at der afsættes en pulje til lokale lønstigninger
  • Forhandling om løn – arbejdsgiver laver liste med hvem der skal indstilles til mere løn, det samme gør tillidsrepræsentant
  • KGP stiller forslag om, at der bliver lavet en lønpolitik med forskellige kriterier
    • Lønsamtaler; leder og medarbejder samt leder og formand
    • Kommunens løn og personale vil muligvis kunne hjælpe med råd og vejledning til hvordan vi får lavet en lønpolitik
  • KGP kontakter kommunen for at høre om de kan hjælpe.

8. Repræsentantskabsmøde v/MGA

  • De skal være valg til bestyrelsen i år. Alle poster på nær den byrådsudpegede er på valg.
    • MGA genopstiller ikke
    • JU genopstiller
    • GOG genopstiller, men der kommer flere studerende, som kunne være interesseret i en plads (GOG sender navne til JMK, så hun kan indkalde dem til repræsentantskabsmødet)
    • KGP genopstiller ikke, men har forslag til afløser
    • HP genopstiller ikke
    • Ikke endelig afklaret om KR genopstiller
  • Dagsorden er på plads og vil blive sendt ud rettidig.

9. Eventuelt

  • Intet

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 9. maj 2023

GRUPPE:
Bestyrelsen for Studiebolig Aalborg

TID OG STED: 
Studiebolig Aalborg, Rendsburggade 10A, Tirsdag d. 9. maj 2023 kl. 16.00

DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand/repræsenterer Internationalt kollegium/Kollegie
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene
KGP, Kim G. Pedersen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget
JMK, Jane Munk Knudsen/AKU-Aalborg/Sekretær

FRAVÆRENDE:
HP, Hans Peter Hansen/repræsenterer Sauers Kollegiet/Kollegie
KR, Klaus Ringgaard/repræsenterer Alabu Bolig/Almene

Referat
1. Godkendelse af dagsorden v/MGA

  • Godkendt

2. Godkendelse referat fra 19.01.2023 v/MGA

  • pkt. 4 Ph.d.
    • MGA orienterede om at der blev afholdt orienteringsmøde vedr. konsekvenserne af regelændringen for Ph.d. hos Studiebolig Aalborg den 14. marts. Udover repræsentanter fra kontoret, bestyrelsen og tilsynet var der 8 repræsentanter fra boligorganisationerne. Positivt, løs snak, evt. lignende møde hvert år med aktuelle emner.
  • Referatet godkendt

3. Meddelelser fra kontoret v/JMK

  • Fejl i ventelistesystemet fylder meget
  • Problematiske sager med Ph.d. der må afvises, forhåbentligt en overgangsperiode
  • Prøver at få møde i stand med AaK vedr. genforhandling af samarbejdsaftale. c
  • Ledige i tomgang pr. 1. maj 172 stk. – rekord.
  • Der bør intensiveres markedsføring mod målgruppen ”Erhvervsuddannelser”. Evt. samarbejde med arbejdsmarkedets ungdomsorganisationer – TBE har kontakter. Der indkaldes til Teams møde med TBE, JU og JMK. Evt. pressemeddelelse med fokus på at lærlinge og elever også kan få studieboliger.

4. Drøftelse af valg af bestyrelsesmedlemmer v/KGP

  • Vedtægtsændring for at undgå at størstedelen af bestyrelsen udskiftes på samme tid.
  • Den ene gruppe vælges for et år.
  • Det foreslås også at den studerende vælges for 1 år ad gangen.
  • KGP laver konkret oplæg til næste bestyrelsesmøde.
  • Ekstraordinært repræsentantskabsmøde, fx umiddelbart inden ordinært repræsentantskabsmøde.
  • Konstituering 1 gang om året.
  • Forslag om medarbejderrepræsentant i bestyrelsen.
  • Ikke del af bestyrelsen med stemmeret, men et forslag kunne være at en medarbejder kan deltage med observatørstatus, evt. være referent og der kan aftales at forskellige medarbejdere kommer med indlæg, hvor der sættes fokus på dagligdagen på kontoret og de udfordringer der måtte være.

5. Ventelistesystem v/JU

  • JU orienterede om den aktuelle situation, hvor kommunikationen med UNIK er gået i hårdknude og webløsningen er i så ringe forfatning at der skal en anden løsning til snarest. Konsekvensen kan være at vi mister kunder. Der afventes også svar fra AK Byg om hvor de er henne i forhold til UNIK. Eneste umiddelbare løsning er at afsøge muligheden for at komme på UNIKs nye ”Ansøgerweb”. Der intensiveres forsøg på konstruktiv dialog med hhv. UNIK og AK Byg.

6. Økonomi v/JMK

  • Endeligt regnskab 2022 indsendt til Aalborg kommune inden 1. april. Afventer revisionen.
  • Rapport 1. kvt. 2023, overskud
  • Nyt system til afsendelse af sms – ekstra udgift, skal budgetteres
  • Stigning gebyrer Mastercard og netbank
  • Udgifter navneskifte (skilte, telefonsystem, studietjek, Aak) taget af henlæggelser, ca. 45.000
  • Varmen stiger 14%
  • Opfordring til øget kursusaktivitet, evt. konsulentbistand

7. Eventuelt

  • Intet

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 19. januar 2023

GRUPPE:
Bestyrelsen for AKU-Aalborg

TID OG STED: 
AKU-Aalborg, Rendsburggade 10A, Torsdag d. 19. januar 2023 kl. 16.00

DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand/repræsenterer Internationalt kollegium/Kollegie
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene
KR, Klaus Ringgaard/repræsenterer Alabu Bolig/Almene
KGP, Kim G. Pedersen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet
HP, Hans Peter Hansen/repræsenterer Sauers Kollegiet/Kollegie
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget
JMK, Jane Munk Knudsen/AKU-Aalborg/Sekretær

Referat
1. Godkendelse af dagsorden v/MGA

  • Godkendt

2. Godkendelse referat fra 28.09.2022 v/MGA

  • Godkendt

3. Meddelelser fra kontoret v/JMK

  • JMK orienterede om at navneskifte til Studiebolig Aalborg køres i stilling og forventes offentliggjort pr. 1. februar 2023. Der udsendes orientering til alle samarbejdspartnere, ansøgere og lejere. Annonceres på sociale medier.
  • Kort pressemeddelelse og evt. deles på AAK Facebook
  • Udlejning i 2022 98%.
  • 77 boliger i tomgang primo januar, historisk mange
  • Enkelte privat støttede kollegier lader lejere blive boende efter endt uddannelse og forsøger også at finde lejere, da vi ikke har nogen på venteliste.
  • Aalborgkollegiet er godkendt til nedlæggelse, skal sættes til salg.
  • Uddannelser får lov at blive i Aalborg i stedet for udflytning

4. Ph.d. v/MGA

  • Det besluttes på ny, at vi bør følge skrivelsen fra styrelsen der kom 30.03.2022.
  • Endelig konklusion den samme, nuværende lejere bliver boende, men nye ansøgere er ikke berettigede.
  • Ved tomgang kan muligvis gives lov, da loven åbner mulighed for udlejning til ikke-berettigede ved manglende udlejning til berettigede.
  • Effektueres efter møde med kommunen den 25.01.2023. Bestyrelsen orienteres om udfaldet.
  • Konsekvensen vil sandsynligvis være yderligere tomgang.
  • Henvend til fx privat støttede kollegier med udlejningsvanskeligheder.

5. Studiekontrol v/KR

  • Ønsker at der laves ekstra stikprøvekontrol på opfordring fra ejer
  • Det aftales at det er muligt i enkelte tilfælde, men ikke hver anden måned.
  • Det er ok at skrive, at det er på vegne af ejer.

6. Ventelistesystem v/JU

  • Møde i november med AAK Bygninger vedr. udfordringer med UNIK.
  • Sendt dokument til AAK Bygninger med både tekniske såvel som designmæssige udfordringer. De er ikke vendt tilbage endnu.
  • 3 scenarier:
    • Arbejde videre med nuværende løsning
    • Ny ”Ansøgerweb” fra UNIK
    • Skifte til et anden system – evt. EG Bolig
  • TBE vil kontakte Peter Munk fra AAK Bygninger

7. Økonomi – forventet resultat 2022 v/JMK

  • Der forventes et overskud på knapt 100.000
  • Der opfordres til at kursusmidler bruges
  • Det endelige regnskab sendes ud til underskrift med Penneo

8. Forslag til møderække 2023

  • Bestyrelsesmøde – torsdag 19.01.2023
  • Bestyrelsesmøde – tirsdag 09.05.2023
  • Bestyrelsesmøde – tirsdag 19.09.2023
  • Repræsentantskabsmøde – tirsdag 24.10.2023

Møderækken blev godkendt.

9. Eventuelt

  • Intet

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 28. september 2022

GRUPPE:
Bestyrelsen for AKU-Aalborg

TID OG STED: 
AKU-Aalborg, Rendsburggade 10A, Onsdag d. 28. september 2022 kl. 16:00

DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand/repræsenterer Internationalt kollegium/Kollegie
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene
KR, Klaus Ringgaard/repræsenterer Alabu Bolig/Almene
KGP, Kim G. Pedersen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen/AKU-Aalborg/Sekretær

FRAVÆRENDE:
HP, Hans Peter Hansen/repræsenterer Sauers Kollegiet/Kollegie
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget

Referat
1. Godkendelse af dagsorden v/MGA

  • Godkendt

2. Godkendelse referat fra 26.04.2022 v/MGA

  • Godkendt

3. Meddelelser fra kontoret v/JMK

  • Sommeren er gået fint, flexsaldo øget
  • Boliggaranti opfyldt senest 15. oktober – 89 fået bolig via garantien
  • 22 på listen over Tag-over-hovedet – 19 har fået bolig og venter på at overtage
  • P.t. ca. 5% færre genudlejninger end 2021 – færre opsagte (evt. 6 mdr. reglen)
  • 62 STAY-boliger ud af AKU 1/9-22: Gundorfslund, Absalonsgade og Poul Paghs Gade
  • 12 boliger (Lejerbo) nedlagt i år + 6 stk. næste år
  • P.t. 4.331 ansøgere – ca. 50% udmeldes 1/10 pga. manglende genansøgning
  • Studiestartsmesser 14.-15. september
  • Kirja har sørget for bus- og gågadereklamer
  • Sendt mail til alle gymnasier og handelsskoler med plakat til ophængning
  • Brochurer til UCN til åbent hus
  • Debatindlæg Nordjyske
  • JU har kigget på trafikken på hjemmesiden
  • Vi deltager i åbent hus 03.03.2023
  • Vi har haft et hilse-på møde med den nye vicekommunaldirektør, som vi skal genforhandle samarbejdsaftale med medio 2023

4. Opfølgning vedr. Ph.d. – hvad gør vi? v/KGP

  • Vi følger styrelsens og tilsynets afgørelse og tilretter anvisningskriterierne, så det fremgår at Ph.D. ikke længere godkendes som uddannelse. Ændringen træder i kraft umiddelbart efter repræsentantskabsmødet. Der informeres på hjemmeside og via mail til ansøgere.

5. Forslag om nyt navn fra PR-udvalget v/JU

  • Det skal være nemmere at finde os med et mere tidssvarende navn, der kan være med til at fremtidssikre foreningen
  • Ingen ved hvad AKU-Aalborg står for, navnet siger ikke noget om hvad vi laver
  • Forslag: ”Studiebolig Aalborg”
  • Enighed om at der arbejdes videre med det navn og at det forelægges repræsentantskabet den 25.10.2022
  • Hvis der skal produceres noget grafisk, kan JU hjælpe med kontakt

6. Ventelistesystem? v/JU

  • Vi oplever efterhånden flere begrænsninger end muligheder med UNIK Bolig
  • Udviklingen af vores web-venteliste er stoppet, da UNIK satser på deres nye Ansøgerweb, som vil være meget dyrt for AKU at skifte til.
  • Der bør derfor undersøges mulighed for helt at skifte system.
  • Mange almene kunder bruger EG-Bolig, så det vil være oplagt at skifte til det, da det sandsynligvis vil give fordele ved at kunne hente data på boligerne direkte fra de enkelte boligorganisationer. Til de boliger der ikke i forvejen administreres i et EG-system, skal der oprettes en database.
  • Første step er at tage et møde med AaK-Bygninger, som er dem der står for kontrakten med UNIK. Det skal afklares hvordan kommunen stiller sig ift. at stoppe samarbejdet med UNIK. Samt hvordan de stiller sig til evt. medanskaffelse af nyt system. JMK prøver at få et møde sat op. JU vil gerne være tovholder.

7. Økonomi v/JMK

  • Regnskabsrapport pr. 30.06.2022
    • Ingen bemærkninger
  • Budgetforslag for 2023
    • JMK orienterer om tankerne bag det fremsendte budgetforslag og at der efter fremsendelse af forslaget er modtaget oplysning om at de negative renter ophører helt den 17/10-2022. Beløbet der var afsat til det fordeles på hhv. lokaleudgifter (pga. elpris) og markedsføring, da der forventes udgifter i forbindelse med evt. skifte af navn. Nyt budgetforslag er udsendt efter mødet, hvor der også er medtaget et beløb til IT/digitalisering. Budgettet vil betyde at bidragstaksten vil stige med 20,-/bolig pr. år.
    • Det foreslås at der laves en screening af IT-udgifter i starten af 2023 og evt. kigges på underskriftløsningen Penneo, som er meget dyr.

8. Repræsentantskabsmøde v/MGA

  • Afvikles jf. den udsendte dagsorden samt evt. indkomne forslag. MGA opfordrer til at der findes en anden kandidat til ordstyrerposten.

9. Eventuelt

  • JU foreslår at vi skal prøve at få en kommunikationspraktikant i det nye år, da det kan være en stor hjælp til at få gjort nogle af de tidstunge ting omkring f.eks. søgemaskineoptimering og andre opgaver på kommunikationsfronten. Enighed om at det er en god idé. JU prøver at skabe kontakt.

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 26. april 2022

GRUPPE:
Bestyrelsen for AKU-Aalborg

TID OG STED: 
AKU-Aalborg, Rendsburggade 10A, Tirsdag d. 26. april 2022 kl. 16.00

DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand/repræsenterer Internationalt kollegium/Kollegie
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene
KR, Klaus Ringgaard/repræsenterer Alabu Bolig/Almene
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget
KGP, Kim G. Pedersen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen/AKU-Aalborg/Sekretær

FRAVÆRENDE:
HP, Hans Peter Hansen/repræsenterer Sauers Kollegiet/Kollegie

Referat
1. Godkendelse af dagsorden v/MGA

  • Godkendt

2. Godkendelse referat fra 25.01.2022 v/MGA

  • MGA spurgte ind til hvordan det går med strategien for fremadrettet salg/øget udlejning, hvortil det blev besluttet, at der nedsættes et udvalg bestående af repræsentanter fra bestyrelsen og kontoret, der sammen skal prøve at sætte retningen for dette arbejde. Referatet blev herefter godkendt.

3. Meddelelser fra kontoret v/JMK

  • JMK orienterede om administrative ændringer, tanker vedr. PR, evt. nyt navn og dialogmøder med boligorganisationerne. Det nævnes, at vi overfor lejere bør gøre mere ud af at formidle budskabet om at man må blive boende 6 måneder efter endt uddannelse

4. Nyt fra ministeriet vedr. Ph.d. – hvad gør vi? v/KGP

  • KGP og MGA redegjorde for de forskellige typer Ph.d. Nogle vil være berettiget andre ikke. P.t. har vi 121 Ph.d. boende. KGP og TBE vil formulere henvendelse til styrelsen og/eller tilsynet i forhold til at få godkendt en praksis her i Aalborg, hvor boligsituationen er noget anderledes end f.eks. i København. Indtil en afklaring foreligger fortsætter praksis som hidtil.

5. Økonomi v/JMK

  • Større overskud i 1. kvartal end forventet – godkendt.

6. Eventuelt

  • Der arbejdes på at finde en løsning mht. vores ventelistesystem, da der ikke videreudvikles på den nuværende løsning, som ikke er tidssvarende. KR vender tilbage, når der er nyt fra hans IT-mand.

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 27. januar 2022

GRUPPE:
Bestyrelsen for AKU-Aalborg

TID OG STED: 
Microsoft Teams-møde tirsdag d. 25. januar 2022 kl. 16.00

DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand/repræsenterer Internationalt kollegium/Kollegie
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution
HP, Hans Peter Hansen/repræsenterer Sauers Kollegiet/Kollegie
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene
KR, Klaus Ringgaard/repræsenterer Alabu Bolig/Almene
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget
KGP, Kim G. Pedersen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen/AKU-Aalborg/Sekretær

Referat
1. Godkendelse af dagsorden v/MGA

  • Godkendt

2. Sidste referat fra 19.10.2021 v/MGA

  • Godkendt

3. Forretningsorden og tegningsregler

  • Det blev foreslået at der i §7 st. 2 i forretningsorden rettes så der står beslutningsreferat
  • Godkendt – sendes til underskrift via Penneo

4. Meddelelser fra kontoret v/JMK

  • Personale
  • Udlejning
    • Det skal undersøges hvem der typisk søger bolig hos os for at vi kan målrettet vores indsats.
    • Der skal tænkes i nye baner med mere salg. Evt. fremadrettet strategi.

5. Status ny hjemmeside

  • Hjemmesiden forventes at blive offentliggjort senest 1. marts.
  • Der skal laves en strategi for fremtidig IT-investering vedr. ventelistesystemet.

6. Økonomi v/JMK – forventet resultat 2021

  • Resultatet godkendt – endeligt årsregnskab sendes til underskrift via Penneo.

7. Møderække 2022

  • Bestyrelsesmøde – tirsdag d. 25. januar 2022 – kl. 16.00
  • Bestyrelsesmøde – tirsdag d. 26. april 2022 – kl. 16.00
  • Bestyrelsesmøde – tirsdag d. 21. juni 2022 – kl. 16.00
  • Bestyrelsesmøde – tirsdag d. 20. september 2022 – kl. 16.00
  • Repræsentantskabsmøde – tirsdag d. 25. oktober 2022 – kl. 17.00

Møderækken godkendt

8. Eventuelt

  • Intet

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 17. marts 2022

GRUPPE:
Bestyrelsen for AKU-Aalborg

TID OG STED: 
AKU-Aalborg, Rendsburggade 10A, 9000 Aalborg, Tirsdag d. 19. oktober 2021 kl. 15:00

DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand, Internationalt Kollegium, Kollegie
GB, Gunhild Bjørn, Himmerland Boligforening, Almen
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen, Aalborg byråd, Byrådsudpeget
HP, Hans Peter Hansen, Sauers Kollegiet, Kollegie
KR, Klaus Ringgaard, Alabu Bolig, Almen
KGP, Kim G. Pedersen, Eksternt medlem, Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen, AKU-Aalborg, Sekretær for bestyrelsen

Afbud fra Nora Mogensen

Referat
1. Godkendelse af dagsorden v/MGA

  • Dagsorden godkendt

2. Sidste referat fra 22.04.2021 v/MGA

  • Referat godkendt

3. Meddelelser fra kontoret v/JMK

  • Personale:
    • P.t. ekstra 37 timers arbejdskraft indtil nytår, det betyder at vi er mindre sårbare, at der er bedre tid til at forsøge at ”sælge” boliger samt tid til ny hjemmeside og sociale medier
    • Flexsaldi kan afvikles
  • Boligsituation:
    • Alt udlejet til studiestart
    • Ventelister tømmes allerede nu på de ”sædvanlige” steder – typisk:
      • STAY-boliger, dyre 2-vær, boliger med fælles bad/toilet og/eller køkken
    • Der konstateres tomgang igen pr. 1/11
    • MGA nævner at der bliver færre unge på de kommende årgange. Derudover problematikken med at regeringen vil flytte uddannelser ud fra de større byer, hvilket dog ikke er endeligt vedtaget.
    • KGP fortalte at han er hyret af Aalborgkollegiet der har besluttet af lukke. Han skal hjælpe dem med at afvikle kollegiet og sælge grunden. Det vil dog tage lang tid, da det først skal godkendes af ministeriet og det kan være en lang proces.
    • HP – udleje til andre, skal vi gøre noget politisk?
    • TBE vil gerne undersøge i et politiske system, hvad der sker mht. STAY-boligerne. KGP sender mat. vedr. boligerne til TBE.
  • Anvisningskriterier:
    • Afventer besked fra UNIK om evt. økonomi v/ny ”regel” pga. ændret sortering (enlige/par ligestilles) - forventes effektueret 1/1-2022
  • Opsigelser v/studietjek:
    • Ny procedure, hvor vi anmoder lejer om at bekræfte ved underskrift med NemID, at de har modtaget bekræftelsen. På den måde skulle vi gerne sikre at lejer er indforstået med at flytte. Dem der ikke reagerer følges op af tlf. opkald, samt henvendelse via vicevært. Desværre ikke den store samarbejdsvilje fra flere boligforeninger, vi bruger meget krudt på opfølgning, spørgsmålet er hvor meget vi skal bruge på det?
    • Det foreslås, at vi skal afvente grønt lys fra administrator/vicevært før vi sætter bolig til genudlejning
  • Hjemmeside/markedsføring:
    • Der er lavet aftale med:
      • Det nye sort – tilbud 95.000 + moms = 118.750
      • Aalborg Kommunes IT-center – tilbud 46.000 + moms = 57.500
      • I alt 176.250 incl. moms
      • Den forventes at kunne gå i luften til nytår eller umiddelbart efter
    • Det er aftalt at Aalborg Kommune giver 100.000 i tilskud til hjemmeside og at AKU selv finder 100.000 til hhv. hjemmeside og diverse markedsføringsaktiviteter.
  • UNIK Web-venteliste vs. App:
    • UNIK har søsat et projekt, hvor de ønsker at udvikle en App til erstatning af den webventelisteløsning vi har i dag, da den løsning er på en ”blind vej” – der udvikles ikke yderligere!
    • De bruger os som ”Case”, men jeg har understreget mange gange, at vi ikke har sagt hverken ja eller nej til noget og at det er helt for deres egen regning.
    • Det vi har set indtil nu, ser godt ud og det vil blive et stort løft på brugervenlighed og modernisering af den løsning ansøgerne møder, når de skal være ansøger hos os.
    • Vi laver p.t. en lille undersøgelse af, hvad ansøgerne vil mene om en app fremfor en webløsning.
    • Vi har ikke snakket økonomi overhovedet, men hvis vi skal den vej er der nok ingen tvivl om at det kommer til at koste noget…
    • Er en App en god idé? Og kan en App stå alene eller skal det være et supplement? De fleste webløsninger fungerer i dag fint på mobile enheder…
    • HP spurgte om vi måske kan bruge deres system ”Find Bolig”
    • KR foreslog at undersøge evt. løsning v/EG, som både Alabu og Himmerland bruger
    • JMK undersøger, hvilke systemer de bruger andre steder i landet

4. Økonomi v/JMK

  • KVARTALSRAPPORT:
    • Indtægter:
      • Mindre indtægt pga. færre boliger end forventet
      • Ekstra tilskud 110.000 til boliggarantiløsning
    • Udgifter: Lønudgifter
      • Studentermedhjælper ej budgetteret
      • Ekstra medarbejder fra 1/9 – 31/12, hvor der er lavet en 50/50 aftale med Aalborg kommune
      • Følgeudgifter afledt af lønninger…
    • Kontorhold
      • Stigning programservice UNIK pga. boliggarantiløsning (1.650/md=19.800/år)
      • Vi har lejet en ekstra pc i 1 år til den ekstra medarbejder
      • Boliggarantiløsning i alt 138.625 / 110.000 modsvares af tilskud, resten er trukket af henlæggelser
      • Ekstra forsikring bærbare
    • Ekstraudgifter
      • Dækning af huslejetab

Resultat: Overskud 3. kvt. ca. 46.000 mindre end forventet

  • BUDGET 2022:
    • Indtægter:
      • Bidrag sættes op pga. færre boliger og stigning løn og IT
    • Udgifter:
      • Løn, overenskomstmæssig stigning (2%) + studentermedhjælper
      • IT, stigning driftsudgifter, programservice UNIK
      • Digitalisering/IT – der henlægges 40.000
      • Markedsføring – der henlægges 15.000

Bidragssatsen der forelægges repræsentantskabet fastsættes til 475,-/bolig/år.

5. Repræsentantskabsmøde torsdag d. 28. oktober 2021 kl. 17.00

  • Vedr. valg til bestyrelsen
    • Gunhild Bjørn genopstiller ikke
    • Nora Mogensen genopstiller ikke
    • Klaus Ringgaard genopstiller
    • Hans Peter Hansen genopstiller
    • Michael G. Arentsen genopstiller
    • Kim G. Pedersen genopstiller
  • Forslag til dagsorden
    • Ændring af vedtægtens §4.11. Antal ordinære repræsentantskabsmøder skæres ned fra 2 til 1.

6. Eventuelt

  • Intet

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 26. april 2021

GRUPPE:
Bestyrelsen for AKU-Aalborg

TID OG STED: 
Microsoft Teams-møde Torsdag d. 22. april 2021 kl. 16.00

DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand Internationalt Kollegium Kollegie
NM, Nora Mogensen, næstformand, UCN, Uddannelsesinstitution
GB, Gunhild Bjørn, Himmerland Boligforening, Almen
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen, Aalborg byråd, Byrådsudpeget
HP, Hans Peter Hansen, Sauers Kollegiet, Kollegie
KR, Klaus Ringgaard, Alabu Bolig, Almen
KGP, Kim G. Pedersen, Eksternt medlem, Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen, AKU-Aalborg, Sekretær for bestyrelsen

Referat
1. Godkendelse af dagsorden v/MGA

  • Dagsorden godkendt

2. Sidste referat fra 28.01.2021 v/MGA

  • Referat godkendt

3. Meddelelser fra kontoret v/JMK

  • Det forventes at alle møder ind på kontoret den 6. maj og at kontoret åbner for personlige
    henvendelser samme dag. Kun hvis Covid-19 forværres betydeligt ændres denne plan.
    Bestyrelsen er enig i dette.
  • Der er lavet engelske oversættelser af standardbreve vedr. dokumentation for uddannelse, opsigelser i forbindelse med studietjek og bekræftelse af disse. Bekræftelser sendes som forsøgsordning ud via Penneo, hvor vi beder lejer bekræfte modtagelsen med NemID underskrift. På den måde sikres at lejer er indforstået med at skulle flytte. Ved manglende underskrift forsøges kontakt via telefon og vicevært. Det foreslås at bekræftelsesbreve sendes til vicevært, der så kan lægge dem i lejers postkasse.
  • Personalemæssigt er der ansat en studentermedhjælper 8 timer om ugen til SoMe. Desuden søges kommunikationspraktikant til efterårssemesteret. Personalet er presset max hvilket udfordrer trivslen. Der tales om mistet arbejdsglæde, føler man ikke slår til, at man altid er 2 skridt bagefter. Flere medarbejdere har ca. 100 timer på flex. Årsagen er primært de ledige boliger, som tager enormt meget ekstra tid. Kerneopgaven har flyttet sig fra at være ren anvisning til nu at være en ”salgsopgave”, hvilket medfører rigtig meget ekstra arbejde.
    • MGA: Opgaven ligger ikke udelukkende hos AKU, men det er i høj grad boligorganisationerne, der må tage ansvar. Både på egne hjemmesider og ved at give AKU bedre billeder, informationer mv. om boligerne. Derudover bør de også være OBS på at linke til AKU. Der bør være et bedre samspil mellem boligorganisationerne og AKU.
    • Der er overordnet enighed om at der nu er en anden situation, hvor kerneopgaven har ændret sig. Derudover kommer der hele tiden nye opgaver til i form af f.eks. boliggaranti, markedsføring og ny hjemmeside.
    • KR: Vi bør lære af hinanden, kollegaer bør tage fat i hinanden og hjælpes ad om det fælles formål. Derudover er der også stadig en problemstilling i at kommunen for nogle år siden trak driftstilskuddet væk, som betød store nedskæringer. Samtidig pålægger de ekstra opgaver.
    • TBE: Ikke OK hvis samarbejdspartnere giver medarbejderne indtryk af at de ikke gør det godt nok.
    • JMK: Det bliver ikke sagt direkte, men i form af små kommentarer f.eks. ”kan det virkelig passe at den ikke er lejet ud?”
    • KGP: AKU født i en mangeltid, hvor det var ren anvisning. Nu er opgaven en anden og det kræver ekstra ressourcer.
    • MGA: Det må tages op på næste Task Force møde den 6. maj. Skal der gøres noget inden?
    • JMK: Måske henvendelse til Jørgen Litske.
    • TBE: Måske det bør meldes ud til politikkerne, de er ikke vidende om situationen.
    • HP: Omverdenen er vant til at udlejning koster og det er billigere at betale ekstra for udlejning end at have tomgang.
    • KR: Flere boligorganisationer er ikke indstillet på at betale mere. Hvis kommunen kan finde ekstra tilskud, er andre måske også villige til at give lidt mere.
    • MGA: Ikke en farbar vej at hæve bidraget. Vi må orientere kommunen.
    • KGP: Laver udkast til henvendelse til Jørgen Litske.
    • HP: Hvad vurderes nødvendigt – 1 fuldtidsansat?
    • JMK: Ja.
    • TBE: Budgetproces 2022 starter nu, indstilling til BF at der ønskes yderligere tilskud, evt. delfinansiering.
    • HP: Kan vi klare den her og nu?
    • JMK: Vi prøver at rokere rundt på nogle opgaver for at give nogle medarbejdere lidt mere luft. Udnytter ressourcer bedst muligt.
    • GB: Kan det tænkes at presset er blevet værre efter meget hjemmearbejde. Medarbejderne sidder meget alene med tanker.
    • JMK: det kan godt tænkes. Normen for hvad der er normal arbejdstid er nok også udvisket lidt og nogen føler at de bør være på 24/7.
  • JMK redegør kort for problematikken vedr. ny hjemmeside. Den nuværende er ikke mobilvenlig, den er svær at navigere i og det er svært at få øje på handlingsknapper. En stor del af hjemmesiden foregår i UNIK web-venteliste og er derfor ikke noget vi umiddelbart kan ændre i. Der kan laves snitflader til boligpræsentation på en ny hjemmeside, men selve selvbetjeningsløsningen er mere vanskelig og kostbar. Evt. konvertering til ”Ansøgerweb” vil nok kræve en ændring af kriterier, hvis det overvejes som løsning. Den løsning betyder dog at den integrerede udvikling til håndtering af boliggarantien ikke vil kunne bruges. Det aftales at problematikken bringes op i Task Force.

4. Økonomi v/JMK

  • JMK kommenterer kort på den fremsendte budgetopfølgning for 1. kvt. 2021. Vi har fået lidt mindre i bidrag, da Park ikke er kommet som forventet. Derudover er der lavet ekstraforsikring på de nye bærbare. Alt i alt et overskud i 1. kvt. på ca. 48.000.
  • Saldoen for henlæggelser til IT er pr. 31/3 på ca. 120.000.
  • Hvis Stay-boliger trækkes ud mister vi yderligere bidrag. En efterfølgende beregning viser rundt regnet 100.000 årligt.
  • Der bør gives en anerkendelse til medarbejderne.

5. Repræsentantskabsmøde torsdag d. 27. maj 2021 kl. 17.00

  • Mødet indkaldes som Teams møde

6. Eventuelt

  • Intet

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 4. februar 2021

GRUPPE:
Bestyrelsen for AKU-Aalborg

TID OG STED:
Microsoft Teams-møde Tirsdag d. 28. januar 2021 kl. 16.00

DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand, Internationalt Kollegium, Kollegie
NM, Nora Mogensen, næstformand, UCN, Uddannelsesinstitution
GB, Gunhild Bjørn, Himmerland Boligforening, Almen
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen, Aalborg byråd, Byrådsudpeget
HP, Hans Peter Hansen, Sauers Kollegiet, Kollegie
KR, Klaus Ringgaard, Alabu Bolig, Almen
KGP, Kim G. Pedersen, Eksternt medlem, Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen, AKU-Aalborg, Sekretær for bestyrelsen

Referat
1. Godkendelse af dagsorden v/MGA

  • Godkendt.

2. Sidste referat fra 24.09.2020 v/MGA

  • MGA orienterede om at vi har haft møde med Himmerland vedr. forbedring af indeklima på kontoret.
  • Godkendt.

3. Meddelelser fra kontoret v/JMK

  • IT: Vi har endelig fået vores nye bærbare pc, skærme, dock og headset. Alt blev sat op af IT-centret for en uge siden og medarbejderne er løbende kommet over på det nyt udstyr. Mange ting skal sættes op. Rigtig dejligt at komme så vidt. Det er jo stadig aktuelt at vi skal kunne arbejde hjemmefra. Vi kan nu også bruge telefonsystemet hjemmefra.
  • Ny funktion hvor lejerne kan sende dokumenter med CPR-nummer til os via en sikker forbindelse. AaK har lavet en løsning.
  • Boliggaranti: AaK har bevilget 110.000 til udvikling af en integreret løsning i UNIK til håndtering af boliggarantien. Der kommer en stigning i udgiften til programservice (UNIK), når vi går i drift.
  • Corona: Vi har arbejdet hjemme på skift og afprøver nu at alle er hjemsendt i en periode. Der er stadig lukket for personlig ekspedition.
    • HP: Kommer der normalt mange ind på kontoret - også før Corona.
    • JMK: Der kommer nogen – især de udenlandske.
    • MGA: Det er en god ide, at man kan komme ind personligt. Der opstår af og til noget andet, når man kommer ind og snakker med nogen personligt. MGA: Vi er i en sælgerrolle. HP: AKU har monopollignende tilstande og meget vil kunne klares pr. tlf. Hvis der på et tidspunkt skal findes besparelse, er det måske ikke nødvendigt med et set-up til personlig ekspedition.
  • Boligsituationen: Det ser skidt ud. Mange ventelister er tomme og det vil nok være gældende hele foråret. Vi har ikke ansøgerne. Boligorganisationerne reagerer nu og foreslår selv at finde lejere. Det kan vi ikke sige noget til. Det må være et samarbejde. Aktuelt er der på Boligportal.dk 49 forskellige boligtyper (tomme ventelister). Det er alt muligt, også nye boliger i et fornuftigt prisleje.
    • KR: Forslag om en hurtigt arbejdende gruppe (task force) for at finde en løsning, hvor vi nemt kan ”dele” tomgangsboliger, så boligorganisationen selv kan forsøge at finde lejere. Vi skal optimere samarbejdet mellem boligorganisationerne og os. De enkelte steder bør hver især gøre en indsats i et samspil med AKU.
    • KR: Når vi siger nogen op pga. studiekontrol skal vi være sikker på, at de skal smides ud. Vi skal ikke smide nogen ud, der gerne må bo der.
    • JMK: Hvordan griber vi det an? Det er jo hele vejen rundt. KR foreslår at 3-4 repræsentanter fra boligorganisationerne brainstormer sammen med JMK.
    • MGA: 200 internationale studerende kommer ikke i foråret. 2 problemer – tomgang + Corona.
    • KGP: Annoncering, AaK har informationsmedarbejdere der måske kan hjælpe med materiale. Business Aalborg har forbindelse til virksomheder, der måske har elever der kan bruge en bolig.
    • GB: Himmerland er voldsomt bekymret for situationen. ON har kontaktet kommunaldirektøren og Jørgen Litske. Det går ud over byen. Ingen studerende. Hvordan får vi det op at køre igen? Vi skal snart tænke på ny studiestart. Vi bør fortælle i København og Århus hvor fantastisk en by Aalborg er. AAU også med. Fra kommunal side har man lovet at samle en arbejdsgruppe, der kan virke med henblik på, hvad vi gør for at få noget kørt i stilling. Det bliver voldsomme tal (tomgang) der kommer til at bone ud. Der skulle komme et udspil fra AaK, som også vil være med henblik på fælles annoncering.
    • MGA: Det er fra politisk hold besluttet at vi ikke må optage flere internationale studerende på AAU. Internationaliseringen er halveret, så de mangler også i byen. AAU får ikke lov til at oprette flere nye store uddannelser. Hvis de skal til Aalborg så skal de komme af en anden grund.
    • HP: Enig med GB – det bliver et kommunalt problem. God graf i nyhedsbrev – det bliver værre og værre. De skal stoppe med nye ungdomsboliger. Er ikke nervøs nu da tomgangen er ca. 0,5%, men hvordan ser det ud om 1 år eller 3 år. AKU har gjort kommunen opmærksom på problematikken allerede i 2019.
    • JMK: Dem der har fået byggetilladelse kan ikke trækkes tilbage. Park hotel bliver ungdomsboliger. Lønneparken (tidl. Parkbyen) kom i efteråret. BAB-boliger – ca. 50 boliger bliver trukket tilbage. AaK hæfter for tomgangslejen og de er ikke begejstret, efter de fandt ud af at vi ikke kan leje dem ud.
    • TBE: Der er ikke politisk interesse i at bygge yderligere boliger. God idé med kommunen vedr. kommunikation. Evt. Jobcenter Aalborg, borgere på uddannelseshjælp mangler måske bolig. Gamle slidte boliger, evt. samarbejde med Familie-/beskæftigelsesforvaltningen om at omdanne billige boliger til andre boligtyper og tage dem ud af AKU-regi.
    • KGP: AKU skal repræsenteres i den gruppe. Alle skal medvirke så samarbejdet centreres om AKU, AaK og boligorganisationerne. Skal boliger evt. hives ud, hvis vi ikke har kunder i den berettigede personkreds. Boligerne skal jo ikke stå tomme.
    • GB: ON har ikke kun henvendt sig til AaK på egne vegne. ON har også talt med andre boligorganisationer om et udspil til et samarbejde om det fælles problem. Der kommer et udspil fra AaK. De vil kontakte AKU og derefter invitere til møde. Det er ikke et forsøg på at gå udenom AKU.
    • HP: Rigtigt med samarbejde og enig i at vi bør reklamere udadtil.
    • JMK: Vedr. Facebook – er det stadig et nej i forhold til at lave opslag for de specifikke boliger? Vi vil gerne gøre noget ekstra. Evt. vise de ledige boliger på skift.
    • MGA: Er bange for at nogen stadig vil føle sig forfordelt.
    • KR: Vigtigt med task force for at få dialogen med de enkelte organisationer. Få en proces sat i gang for at frigive boligerne, så de selv kan prøve at finde lejere. Hver enkelt tager hånd om deres egne.
    • TBE: Samarbejde med AaK om kommunikation. Foreslår LinkedIn virksomhedsprofil. Brug Instagram. Gratis løsninger.

4. Økonomi v/JMK

  • Årsrapport 01.01-31.12-2020:
    • Vi kommer ud med overskud på ca. 32.000
    • Indtægter +10.000
    • Udgifter: 
      • Møder mv. - 20.000
      • Personale - 32.000
      • Kontorhold - 4.000
      • Rentetilskrivning - 30.000
      • Huslejetab - 4.400
  • Egenkapital
    • Ny saldo 249.337
    • Henlæggelser feriepenge 371.386 – heraf er 273.000 indefrosne feriepenge v/ny ferielov
    • Henlæggelser IT (efter nyindkøb) 109.278

Regnskab med noter forventes færdiggjort i løbet af februar, hvorefter det sendes ud til underskrift via Penneo. Kommunen skal have det ind inden udgangen af 1. kvt.

5. Forslag til møderække 2021 v/MGA

  • Møderække foreløbig godkendt. (TBA minus 23/9)

6. Eventuelt

  • KR: Vedr. studiekontrol. Opsigelse og opsigelsesbekræftelse sendes som mail og almindeligt brev. En lejer har skiftet mail og tlf.nr. og har ikke modtaget opsigelse mv. Alabu var på vej til at starte fogedsag, men får af alternative veje fat i vedkommende og det viser sig at alt er ok og lejer stadig er studerende. Hvad kan vi gøre for at det ikke sker. Hvor mange opsigelser sender vi ud?
  • JMK: Sendt 282 opsigelser i 2020. Heraf er 50 effektueret. Dvs. 232 annullereret. Mange kommer ud af busken når de får en opsigelse. Bør vi sende med afleveringsattest? For mange år tilbage blev der taget beslutning om at det var for dyrt at sende så mange, der alligevel bliver annulleret. Vi har haft fokus på at nedbringe omkostninger. Skal vi ændre proceduren?
  • KR: Kan de sidste 50 evt. sendes med afleveringsattest for at begrænse omkostningen. Sender vi opsigelse på dansk eller engelsk? JMK oplyser at den er på dansk. Stor økonomisk belastning for boligorganisationen at køre fogedsag og det er også kritisk for den der bliver smidt ud.
  • MGA: Opsigelse skal være på engelsk og dansk. Opsigelse er et kritisk dokument.
  • JMK: Det kigger vi på. JMK: Skal afleveringsattesten ikke være med den oprindelige opsigelse hvis det skal holde i retten? GB: Det skal være fra dag 1. HP: I må gerne viderefakturere den regning. KR: Har heller ikke problem med at betale. Hellere det end betale for en fogedsag.
  • GB: Hvor stort er problemet, hvor ofte sker det? Har aldrig haft nogen sager af den karakter.
  • Konklusion: Materiale vedr. opsigelse skal også være på engelsk. Prøver andre veje for at sikre at lejer har modtaget opsigelsen. Der skal være styr på proceduren. Hvis vi ikke kan få fat i dem, så kontakt boligorganisationen, så varmemesteren kan prøve at kontakte dem. Vi skal tackle det tidligere i processen.
  • MGA: Vi har fået en henvendelse fra et kollegie, hvor der har været en kedelig oplevelse med en lejer. Frygter at der kan spekuleres i at få bolig uden at være studerende. Og flytte fra den ene til den anden. Det er let at få en ny bolig og bo der indtil man bliver fanget i studiekontrol.
  • HP: Det er vi nødt til at gøre noget ved. Hvis han bliver opsagt, skal han ikke kunne få en ny bolig. Det er pinligt.
  • NM: Kan AKU gøre noget? Hvordan rent praktisk?
  • TBE: Hvor stort er problemet? Vi skal ikke bruge mange ressourcer, hvis ikke omfanget er ret stort.
  • KGP: Er vedkommende sat ind af kommunen? Hvis man siges op pga. studiekontrol, kan man godt få en ny bolig senere.
  • JMK: Vedr. den aktuelle sag, så er vedkommende tidligere registreret i 2 andre boliger hos AKU. Begge steder har vedkommende selv har sagt op. Ny bolig november 2020 men er nu opsagt pga. studiekontrol. Hvad kan vi gøre?
  • KGP: Vi må ikke lave liste.
  • Konklusion: Vi skal selvfølgelig være opmærksomme på problematikken, men vi kan ikke gøre så meget, da lejer jo kan vende tilbage som studerende på et senere tidspunkt og vi kan ikke udelukke/blackliste nogen.
søg
slet