Læs de seneste referater fra bestyrelsesmøderne
Bestyrelsesmøde
Aalborg, 23. Januar 2024
GRUPPE:
Bestyrelsen for Studiebolig Aalborg
TID OG STED:
Studiebolig Aalborg, Rendsburggade 10A, Tirsdag d. 23. januar 2024 kl. 16.00
DELTAGERE:
HHJ, Henning Hjort Jensen, formand/repræsenterer Langagerkollegiet/Kollegie
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene
JSM, Jeanette Strauss Mouritsen/Nørresundby Boligselskab/Almene
ALH, Anker Lohmann-Hansen/Nordjysk Kollegium/Kollegie
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget
TKL, Thomas Kastrup Larsen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen/Studiebolig Aalborg/Sekretær
JUJ, Julie Elise Jensen/Studiebolig Aalborg/Observatør
Referat
1. Godkendelse af dagsorden
- Ingen kommentarer. Godkendt
2. Godkendelse af referat fra 15.11.2024
- Ingen kommentarer. Godkendt.
3. Meddelelser fra kontoret
- JMK – Tallene for tomgang er stadig stigende. I starten af januar var der 142 boliger i tomgang - sidste år var der 77 boliger. Antallet af ansøgere er færre end sidste år, men nogenlunde det samme som forrige år. Ansøgerne står ikke så lang tid på ventelisten. De kan nå at oprette en ansøgning, få en bolig og dermed ryge ud af ventelisten igen i perioden mellem opgørelserne. En kommende lønpolitik er sat i bero, da der er andre ting der fylder.
- Mødeindkaldelser til fremtidige bestyrelsesmøder er sendt ud, håber det er OK – ingen kommentarer.
- ALH – Michael Arentsen skrev i tidligere nyhedsbreve om situationen på Universitetet med hensyn til fx antallet af studerende. Har I hørt noget for nyligt? Og hvordan er situationen ved UCN.
- TKL – Der er en tilbagegang af studerende på 13 % ved UCN. Kommende årgange er faldende og der er højere frafald på uddannelserne. Der kommer snart et reformudspil, som vil lægge op til at korte noget af studietiden, fx fra 3,5 år til 3 år. Sabbatår er heller ikke kun 1 år mere, men 2 eller 3 år.
4. Fællesmøde vedr. ungdomsboligsituationen
- HHJ – JMK, TKL og jeg deltog torsdag den 18. januar i et møde ved Tilsynet omkring ungdomsboligsituationen i Aalborg. Der var oplæg ved Henrik Thomsen (Tilsynet), Ole Nielsen (Himmerland Boligforening) og JMK. Dagsordenen var at finde en fælles løsning på tomgangsproblemet. Der blev nedsat en arbejdsgruppe med Himmerland Boligforening som tovholder til at indkalde til første møde den 5. eller 9. februar.
- De almene boligorganisationer nedsætter en arbejdsgruppe med det formål:
at lave en screening af ungdomsboligsituationen med fokus på tomgang
at pege på løsninger af tomgangsproblematikken,
at afdække regler og muligheder
at komme med en prognose vedr. behov for ungdomsboliger
at afdække forventninger til ungdomsboligernes indretning, evt. møblering
at afdække målgrupperne for ungdomsboliger, både længere og korte lejemål
at samordne markedsføring
- Himmerland er tovholder for indkaldelse til første møde, hvor opgaven og deltagelsen i det kommende arbejde tilrettelægges alt med tilbagemelding til Tilsynet ved Aalborg kommune.
- TKL – Roeland Løfberg (vicekommunaldirektør) satte spørgsmålstegn ved om tiden er løbet fra Studiebolig Aalborg. Boligforeninger var enige om, at det stadig er en god ide med fællesanvisning. Man burde bruge situationen til at overveje om nogle opgaver kan ændres eller flyttes. Aalborg Kommune har ikke meget økonomi at skyde i det. Ole Nielsen var meget konkret; der skal en uvildig person til at se på problemet. Kunne en løsning være at flytte nogle af kommunens udsatte borgere i ledige studieboliger? Hvilke lovgivningsmuligheder er der? Kan fx Idrætsbyen laves om til noget andet? Kan studieboliger bruges til værnepligtige? Man burde se mulighederne i de mange ledige boliger der kan komme byen til gode.
- JMK – Tidligere oplevelser har sat sine spor, når der bliver stillet spørgsmålstegn til vores eksistens. Derfor er jeg ikke interesseret i at sidde i arbejdsgruppen. HHJ har sagt ja til at sidde i gruppen. Der er helt klart behov for at se på problemet, men jeg kan være bekymret for, hvad det kan gøre ved kontoret.
- ALH – Som vi tidligere har talt om, er det et spørgsmål om udbud og efterspørgsel. Vil det kunne betale sig, at renovere gamle kollegier? Måske er der behov for en lovgivningsændring. Hvis Aarhus og Odense har samme problem, så burde man måske så et frø på Christiansborg. Hvis kollegierne får tomgangsproblemer, kan det give store problemer, da de ikke har penge til at overleve som boligforeningerne. Vi skal ikke glemme kollegierne, de skal have en særlig opmærksomhed.
- JU – Idrætsbyen kun ¼ del af problemet. Vi kan lige så godt forberede os på, at det bliver værre og værre. Det kommer til at ramme alle. Der er brug for en helhedsløsning. Selvfølgelig skal vi have et fællesskab. Jeg har tjekket Boligportalen for 2-værelses under 5.000 kr. i Aalborg, der er over 300 styk. Vi skal ikke kun fokusere på enkelte afdelinger, men på det overordnet billede.
- GOG – Man skal inkludere de studerende, da det er dem der skal bo i boligerne. Pas på med andre persongrupper i studieboliger. Vi har haft dårlige oplevelser med ukrainere, der kun gav problemer.
- ALH – Erfaringer med hensyn til udsatte borgere i studieboliger er blandet. Vi har også haft et par sager som har givet dårlige erfaringer. Der er behov for, at der er støttepersoner til at tage hånd om disse borgere.
- HHJ – Arbejdsgruppen er efterspurgt. Selvom det er en uvildig person der skal foretage analysen, så skal vi selv være med til at bidrage.
5. Samarbejdsaftale med Aalborg Kommune
- JMK – Vi henvendte os til kommunen første gang i maj sidste år. Den nuværende samarbejdsaftale udløb ved årsskifte. Vi har haft et møde med kommunaldirektøren og økonomichefen, som bare var en løs snak. Derefter afventede vi et udspil fra kommunen. Der skete ikke noget før i efteråret, hvor vi havde møde med Roeland Løfberg (vicekommunaldirektør) og Simon Andersen (økonomichef).
- Det er kommunen som har kontrakt med Unik Bolig og de vil gerne ud af denne aftale, da alle deres brugere har fundet andre løsninger. Vi er de eneste der bruger systemet. Vi har sendt det tilbud, som vi har modtaget fra EG Bolig til kommunen. De har sendt det videre til deres IT-afdeling. Samarbejdsaftalen indeholder f.eks. også vores husleje, aftale om kommunal kontorelev, som vi mener er til gode for både os og kommunen samt et kontant tilskud. Der er mange ting i spil og vi håber snart at høre fra dem.
- HHJ – Vi startede i maj og der er stadig ikke sket noget. Jeg forsøger at presse lidt på. Antallet af medarbejdere er halveret, tilskuddet er halveret, mens antallet af boliger er fordoblet - vi er afhængig af et it-system som virker. Det er en uholdbar situation i forhold til medarbejderne. Vi kan ikke køre Studiebolig Aalborg uden en samarbejdsaftale. Medlemmerne har hjulpet til, nu skal kommunen på banen.
- ALH – Samarbejdsaftalen kører vel videre? Jeg synes, at tidligere samarbejdsaftale skal forlænges 1 år, så der er ro til at se nærmere på budgettet, hvis der evt. skal skæres ned.
- TKL – Vil nyt system give bedre mulighed for markedsføring? Det er i sig selv er et argument for et nyt system. Lige nu er det boligforeningernes problem, men det kan også blive et politisk problem. Der skal gøres noget ellers bliver problemet for stort. TBE skulle tage en snak med Lasse Frimand Jensen (borgmester) om problemet, så han er klædt på til at besøge Studiebolig Aalborg i februar.
- TBE – Jeg tror på, at vi nok skal finde en løsning. Jeg skal nok tage en snak med Lasse Frimand Jensen.
6. Orientering fra IT udvalget, herunder
a. Forslag om etablering af nyt administrations-/ventelistesystem EG-Bolig
- JU – Status er, at vi har holdt møde EG Bolig, som er den leverandør næsten alle bruger. Efter mødet var JMK og Jeanette Bygholm Mose (Studiebolig Aalborg) på besøg hos Himmerland Boligforening for at se systemet og hvordan de bruger det. Der er enighed om, at systemet vil kunne afhjælpe nogle ting. EG Bolig har givet et tilbud. I forhold til omkostninger vedrørende implementering, så kan Studiebolig Aalborg selv bidrage med 200.000 kr. resten skal vi ud at finde. Overordnet set giver det ikke mening, hvis vi fravælger en automatisering mellem boligforeningerne. På den måde kan vi bruge mere tid på kunderne frem for at taste tal. Aalborg Kommune skal forsat stå for driften vedr. hjemmesiden. Det vil koste 150.000 kr. ekstra, hvis EG Bolig skal styre hjemmesiden, det er der ingen grund til. Vi arbejder videre med den løsningsmodel. Hvordan finder vi pengene? Samlet set kan vi se en besparelse på 50.000 kr. på driften årligt – implementeringen vil koste omkring 750.000 kr.
- HHJ – Støtter denne løsning også mobilløsning?
- JU – Ja helt sikker.
- JMK – Vi har kontaktet vores pengeinstitut for at høre om vi kan låne pengene. Afventer stadig svar fra dem. Hvis vi skal ud at låne pengene, skal der også afsættes penge til afdrag fremover.
- ALH – Synes vi skal snakke med kommunen om en afdragsordning hos dem.
7. Orientering fra PR udvalget
- JMK – Vi har haft et sponsoreret opslag på Facebook, det har givet godt, men vi kan naturligvis ikke aflæse og måle noget direkte. Vi har haft en artikel i Nordjyske, som nok mest henvender sig til de unges forældre eller bedsteforældre. Vi har også fået en praktikant fra UCN, som læser grafisk designteknolog. Hun skal være hos os i 10 uger og hjælpe med fx videoer af boliger og andet markedsføringsmateriale.
- TBE – Mega fede opslag, men der er ikke så mange følgere. Opfordre andre til at dele opslagene, fx Aalborg Kommune, Universitetet og Studentersamfundet. Ærgerligt at de gode opslag ikke kommer mere ud.
- JMK – Vi har en god kontakt ved kommunen, Kirja, som vi har talt med før vedr. deling af opslag.
- TBE – Vi skal lave et samarbejde med de forskellige institutioner om at hjælpe med at sprede budskabet.
- GOG – Har set flere boligforeninger bruge stilladsplakater, var det en ide at opfordre boligforeningerne til at bruge det? Universitetet udsender også en velkomstfolder med posten til nye studerende, både på dansk og engelske.
- JSM – Vi har før lavet reklame for en bolig med henvendelse til Studiebolig Aalborg, men det er der andre det ikke gør. Det er de unge det handler om. Opfordre til vi alle laver opslag og hjælpe hinanden.
- GOG – Opfordre på repræsentantskabsmøde til at de som medlemmer af denne forening hjælper med af markedsføre.
- HHJ – Tilsynet er opmærksomme på, at alle følger reglerne
- TKL – Fantastisk at få hjælp fra UCN til at lave en markedsføringsstrategi. Lad os koble de store kanaler på, så vi kan udbrede kendskabet.
8. Økonomi, herunder
a. Økonomirapport for 2023
- JMK – Økonomirapporten ligner til forveksling den sidste der blev udsendt. Overskud på 88.000 kr., foreslår at der henlægges yderligere 50.000 kr. til it – er I enige i den beslutning?
- Ingen kommentarer.
- ALH – Hvad gør vi ved resten af overskuddet?
- JMK – Resten af overskuddet sættes på vores egenkapital. Vi vil kunne trække på egenkapitalen til finansiering af nyt system + it-henlæggelse. Men det vil betyde, at der så ikke vil være meget tilbage. Vi skal også være opmærksomme på der med tiden skal investeres i nye pc´er. Årsregnskabet skal underskrives. Foreslår at det udsendes via Penneo, er det OK? Accepteret.
9. Eventuelt
- ALH – Om sommeren har viceværterne travlt på kollegiet, da mange fraflytter og det kan være svært at få håndværkere. Er der mulighed for, at man kan lave et længere opsigelsesvarsel?
- JMK – Jeg mener helt sikkert, at et opsigelsesvarsel er lovbestemt.
- JSM – Vi har pligt til at udleje hurtigst muligt. Sommerferien kan være svær, men det skal løses.
- GOG – Var det en ide med en faktaboks på hjemmeside ved opsigelser om, at man må blive boende 6 måneder efter endt uddannelse?
- JMK – Jeg ved ikke om kan lade sig gøre.
- JSM – Godt forslag.
- JMK – Sidste år sendte vi en mail ud til alle lejere, at de kan blive boende 6 måneder efter endt uddannelse.
- JU – Der kommer nye anvisninger fra google mht. spam – er der styr på det?
- TKL – Godt at bruge andre kanaler end mail, kun 20% læser deres mail.
- JU – Dyrt at sende SMS´er.
Møde slut kl. 17.27