Referat, bestyrelsesmøde

GRUPPE:
Bestyrelsen for Studiebolig Aalborg

TID OG STED: 
Studiebolig Aalborg, Rendsburggade 10A

Onsdag d. 27. november 2024 kl. 16.00

DELTAGERE:
HHJ, Henning Hjort Jensen, formand/repræsenterer Langagerkollegiet/Kollegie

JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene

ALH, Anker Lohmann-Hansen/Nordjysk Kollegium/Kollegie

TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget

JMK, Jane Munk Knudsen/Studiebolig Aalborg/Kontorleder

JUJ, Julie Elise Jensen/Studiebolig Aalborg/Observatør og sekretær

 

AFBUD:

JSM, Jeanette Strauss Mouritsen/Nørresundby Boligselskab/Almene

GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution

TKL, Thomas Kastrup Larsen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet

 

DAGSORDEN:

1. Godkendelse af dagsorden

HHJ – Tilføjelse af ekstra punkt; 8A, lokalløn

TBE – Tilføjelse af nyt punkt 9, lukket punkt

Dagsorden godkendt uden yderligere kommentarer.

 

2. Godkendelse af referat fra 28.08.2024

Referat godkendt uden yderligere kommentarer.

 

3. Orientering fra arbejdsgruppen v/boligundersøgelsen v/HHJ

HHJ – Claus Bjørton (Himmerland Boligforening) fremlagde på repræsentantskabsmøde foreløbig resultat af boligundersøgelsen blandt andet omkring nedlæggelse af boliger. Den del er jeg ikke inde over, da det ikke involverer Studiebolig Aalborg. Det har været på dagsordenen ved By og Land, men kender ikke den aktuelle status. Det er rigtig meget jura og økonomi på spil, som ikke lige er til at rede ud. Det kommer til at tage tid.

 

4. Orientering fra arbejdsgruppen v/Studiebolig Aalborg v/HHJ

HHJ – Næste møde i arbejdsgruppen er tirsdag den 3. december, kl. 8.

Boligforeningerne har fået til opgave at beskrive, hvordan en ny løsning vil kunne strikkes sammen med hensyn til nyt administrationssystem. JU er på sagen sammen med Jeppe fra Plus Bolig.

JU – Den 5. december skal Jeppe og jeg til møde med EG Bolig. Vi skal nå frem til en løsning som er så fleksibel som mulig og med så lidt og forenklet administration som mulig. En fleksibel løsning for alle parter. EG Bolig skal hjælp med en ydelsesbeskrivelse, fx hvad mener vi, når vi siger portalløsning. Vi stiler efter en løsning, hvor Studiebolig Aalborg har deres egen administration og hvor de forskellige boligforeninger har adgang til deres egne boliger. Når alt er implementeret, tror jeg det vil blive billigere i drift end UNIK er nu eller det samme. Mere brugervenligt system. Ansøgerweb skal fungere lige så godt på mobil som på computer. Undgå dobbelt opgaver. Opdatering af fx husleje skal kunne køre automatisk mellem boligforeningerne og Studiebolig Aalborg, så vi undgår for meget manuelt arbejde. Studiekontrol skal kunne køres igennem systemet. Mere automatisering. Tekniskrobusthed. EG Bolig skal komme med en beskrivelse af et nyt system.

ALH – Det er vigtigt der bliver set på økonomien og hvilke ydelser der skal være i grundpakken og tilkøbspakkerne. Der findes mange forskellige administrationssystemer på markedet. Langt de fleste har EG Bolig, så det giver god mening at vælge dem. Det er vigtigt, at alle skal kunne se sig selv i forlængelse af grundpakken.

JU – Et nyt system skal give mere tid til at yde service og mindre tid på at opdatere fakta, som fx husleje. 75-80% af alle studieboligerne er allerede i EG Bolig, da de fleste boligforeninger allerede har EG Bolig. Det bliver en fælles database, som flere vil have mulighed for at putte data ind i. Vi skal sikre forudsigelig ved, at boligorganisationerne skal binde sig for en længere periode. Vi skal bygge en fremtidssikret og robust model. 

ALH – Vi må diskutere, hvad pakkerne skal indeholde. Det har stor betydning for prisen. Jeg har forhørt mig rundt om i landet og ikke alle er vildt begejstret for portalløsninger. Det vi har nu, er godt, så vi skal passe på, at vi ikke ødelægger det. Studiebolig Aalborg skal bevare sit gode image overfor de studerende.

JMK – De boligorganisationer der ikke har EG Bolig, skal de anskaffe sig det for at være med?  

JU – Nej, det vil ikke være nødvendigt.

ALH – Det vil måske være en god ide at lave en liste over hvilket boligorganisation der benytter hvilket administrationssystem.

JU – Ja, det vil være en god ide.

 

5. Orientering fra IT-udvalget v/JU

Se ovenstående punkt.

 

6. Orientering fra PR-udvalget v/JMK

JMK – Vi deltager i åbent hus på CREATE til februar 2025. Vi bliver jævnligt kontaktet af nogle der vil sælge annoncer, artikler osv. Budgettet for i år er brugt.  

TBE – Har I stadig en aftale med Kirja?

JUJ – Vi har ikke haft kontakt med hende længe. Vi kan også godt mærke de har haft travlt. Vi vil prøve at kontakte hende igen med henblik på at lave en fast aftalt med hensyn til bus- og gågadereklamer.

 

7. Meddelelser fra kontoret v/JMK

JMK – Antallet af ansøgere er det samme som sidste år, ca. 1.700. Positivt det trods alt ikke er lavere. Antallet af boliger i tomgang pr. 01.12.24 vil være ca. 45 stk. – sidste år var tallet 95. Det skal også ses i lyset af, at der ikke er blevet opsagt så mange boliger i år som sidste år. Frygter de opsigelser kommer efter nytår.

Lige nu arbejder vi på et samarbejde med Forsvaret. Der er planlagt en fremvisningstur den 17.12.24, der kommer de ud og ser tre forskellige ejendomme fra henholdsvis Himmerland Boligforening, Alabu Bolig og Nørresundby Boligselskab. Så må vi se hvad de efterfølgende vender tilbage med.

Vores kontorelev, som er kommunal, vil efter nytår og frem til hun er udlært sidst i august kun være hos os to dage om ugen.

HHJ – Michael Arentsen (International Boligkontor) fortalte, at de forventer 20-40 flere studerende til næste år samt flere engelsksprogede studerende. Det tegner positiv trods faldende ungdomsårgange. De har samme antal studerende på uddannelserne, men færre på venteliste.

I forhold til samarbejdet med Forsvaret er der tale om konstabler og dem på efteruddannelse (1-2 uger).

ALH – Michael Arentsen har jo allerede en ordning, hvor de får boliger til deres studerende, måske han kan bidrage med noget erfaring.

TBE – God businesscase – kan blive en kæmpe besparelse for Forsvaret.

 

8. Økonomi v/JMK

Som altid på dette tidspunkt af året, har jeg lavet et forventet slutresultat. Vi forventer at komme ud med et overskud på ca. 180.000 kr. Det skyldes blandt andet ekstra indkommende bidrag fra erhvervskollegiet, som efter planen skulle nedlægges og det er derfor ikke regnet med. Park kom til studiestart i år, hvilket vi heller ikke havde regnet med. Ekstra renteindtægter, da vi sidste år valgte at binde nogle penge på en højrentekonto. Overskud på kursusudgifter, de kurser medarbejderne har været på, har været delvis dækket af blandt andet kompetencefonden. Overskud på personaleudgifter. Overskud på kontorhold, skyldes blandt andet overbudgettering af IT og elforbrug.

ALH – Betales der moms?

JMK – Vi er en forening og er derfor ikke momsregistreret, men betaler i stedet lønsumsafgift (6,37%).

 

8A. Lokalløn

HHJ – Den nye overenskomst betød at den pulje der var afsat til lokalløn, blev ”spist” at de overenskomstmæssige stigninger. Vi har haft møde med Camilla fra personalekontoret for at høre om hvordan lokalløn bør håndteres. Vi har fået materiale som vi arbejder videre med. Lokalløn kan ydes som kvalifikationstillæg fx efter en særlig indsats.

JMK har ansvaret for at indstille personalet og jeg har ansvaret over for JMK. Min begrundelse for indstillingen skyldes usikkerhed om kontorets fremtid, kommunens ønske om at opsige UNIK samt boligforeningernes ønske om at trække opgaver ud af Studiebolig Aalborg. Det præger personalet. Min motivation er, at kontoret trods alt har fungeret loyalt. Udover usikkerheden har der været flere ekstra opgaver, som blandt andet levering af materiale i forbindelse med undersøgelsen. På baggrund af dette vil alle medarbejdere samt JMK modtage 10.000 kr. sammen med december lønnen. Jeg håber på bestyrelsens opbakning om dette. Ingen indvendinger.

JU – Er det forstået korrekt, at det er en pulje der allerede er afsat, som vil blive uddelt solidarisk?

HHJ – Det er korrekt.

 

9. Lukket punkt

Refereres ikke.

 

10. Eventuelt

HHJ – Som tidligere går jeg ud fra, at der vil blive en fælles julefrokost med personale. JMK finder en dato i januar og sender besked ud.

JU – Bliver det i forlængelse af et bestyrelsesmøde?

JMK – Ja, det vil blive.

 

Mødet afsluttes kl. 17.17. Formanden takker for god ro og orden.

Referat, bestyrelsesmøde

GRUPPE:
Bestyrelsen for Studiebolig Aalborg

TID OG STED: 
Studiebolig Aalborg, Rendsburggade 10A

Onsdag d. 28. august 2024 kl. 16.00

DELTAGERE:
HHJ, Henning Hjort Jensen, formand/repræsenterer Langagerkollegiet/Kollegie
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution

JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene

JSM, Jeanette Strauss Mouritsen/Nørresundby Boligselskab/Almene

ALH, Anker Lohmann-Hansen/Nordjysk Kollegium/Kollegie

JMK, Jane Munk Knudsen/Studiebolig Aalborg/Kontorleder

JUJ, Julie Elise Jensen/Studiebolig Aalborg/Observatør og sekretær

 

AFBUD:

TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget

TKL, Thomas Kastrup Larsen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet

 

 

DAGSORDEN:

1. Godkendelse af dagsorden

Godkendt, ingen bemærkning.

 

2. Godkendelse af referat fra 23.04.2024

Henvendelsen fra flyvevåbnet gik til Himmerland Boligforening. 3 personer er indtil videre flyttet ind.

Godkendt.

 

3. Godkendelse af referat fra 10.06.2024

Vedr. aftale med kommunen, så forsætter det hele uændret i 2025, herunder også brugen UNIK. Godkendt.

 

4. Orientering fra arbejdsgruppen v/boligundersøgelsen v/HHJ

HHJ – Der er kommet en rapport, som blev fremlagt for 10 dage siden for alle boligorganisationer, Henrik Thomsen (Tilsynet) og Roeland Løfberg (Aalborg Kommune).

Konklusionen, som jeg har forstået det, er at boligorganisationerne skal sætte sig sammen og finde ud af, hvor mange boliger der skal nedlægges eller ommærkes. Ikke kun i forhold til den nuværende situation, men også i forhold til fremtiden. Derefter skal boligorganisationerne sende et samlet forslag til kommunen med information om, hvor mange boliger der drejer sig om, hvor disse boliger er placeret og om hvordan (om mærkes, nedlægges eller ombygges). Boligorganisationerne mødes hver eller hver anden uge.  

 

ALH – Er rapporten offentlig tilgængelig?

HHJ – Nej, den holdes hos boligorganisationerne.

GOG – Er man gået fra at indsætte udsatte borgere i boligerne?

JU – Nej, kommunen har stadig ret til 25% af de ledige boliger.

HHJ – Hvor mange er i tomgang nu?

JMK – Under 10 boliger pr. 01.09.24

JU – Der er også taget 60 boliger ud på Idrætsbyen.

 

5. Orientering fra arbejdsgruppen v/Studiebolig Aalborg v/HHJ

HHJ – Det oplæg som har været sendt til Økonomiudvalget er også sendt til deltagerne af arbejdsgruppen. Oplægget vil også blive sendt til bestyrelsen. Vi fremlagde hver vores synspunkter. Vi (Studiebolig Aalborg) foreslog model 2, hvor boligorganisationerne har mulighed for at tilkøbe ydelser efter behov. Ole Nielsen ønskede en total portalløsning. Konklusionen blev, at Ole Nielsen og de andre boligselskaber skal tale sammen og komme med forslag til den model, der vil være mest attraktiv for dem, men med hensyn til kollegierne. Da mange boligorganisationer allerede har EG Bolig, vil der være god mulighed for at få en acceptabel pris. Der vil blive afholdt nyt møde midt eller slut september for at se på det nye forslag. Der er mange problemstillinger, der skal analyseres, blandt andet ventelisten, tag-over-hovedet og boliggaranti, som en portal ikke vil kunne løse.

 

JU – Kan man formulerer det således, at det vil, fortsætte på samme måde for de studerende, men det er det bagvedliggende, der ændrer sig. Udfordringen er at finde en løsning, som vil gøre boligsøgning til en god oplevelse for såvel de studerende som medarbejderne og boligorganisationerne.

JMK – Det vil også blive en udfordring at sikre, at alle vil blive behandlet ens.

JU – Helt enig. Vi skal sikre en ensartet oplevelse.

ALH – Jeg ser et særligt problem i, at kollegierne ikke ved hvad der foregår, de har ikke nogen stemme i denne diskussion. For kollegierne er der også forskellige holdninger og tilgange som bør blive hørt. Politikerne vil måske også gerne orienteres. Alle skal føle at de er blevet inddraget.

HHJ – Der bliver ikke noget klart til det kommende repræsentantskabsmøde til oktober. Budgettet tager afsæt i situationen som den er nu. På repræsentantskabsmødet vil der blive informeret om hvad der sker og at der vil komme et ekstraordinært repræsentantskabsmøde, når vi ved noget mere. Problemstillingen er, at det er kommunen der har fat i den lange ende og de vil ikke gøre noget, før de har en konklusion fra boligforeningerne. Vi afventer det nye forslag inden vi kan gå videre.

ALH – Jeg synes, at der mangler demokrati og ordentlighed. Hvorfor kan det ikke være nogle af de privat støttede der skal nedlægges? Det kan være, at de dårligste boliger ligger i kollegierne. Jeg kan ikke se problemet i at inddrage dem nu, så de føler sig inddraget.

JU – Det er et spørgsmål, om man ikke vil sige noget før man har en model, som man kan diskutere ud fra. Nogle ønsker at sidde med alle opgaverne selv og nogle ønsker, at Studiebolig Aalborg stadig skal varetage alle opgaverne.

HHJ – Der bliver en grundbetaling, som alle skal betale, og så en eller to pakker, som man kan tilkøbe. De private skal være med, ellers skal de tilbagebetale det tilskud, som de i sin tid modtog fra Staten. Alle private er forpligtet til at være med i en fælles anvisning, hvis kommunen beslutter det. Enig med JU, det er nemmere at diskutere, når vi har noget at diskutere ud fra.

ALH – Vi vil prøve at tale med forretningsførerne om hvilke muligheder vi har.

HHJ – Vi har allerede spurgt DEAS og det vil blive dyrt, hvis de skal tage over.

AJH – Vi kan også spørge administratorer, hvad de skal have for at administrere kollegierne.

HHJ – Vi afventer hvad arbejdsgruppen kommer frem med til.

ALH – Kommer der noget materiale, så vi har mulighed for at forberede os?

HHJ – Der kan ikke nå at komme noget med på næste repræsentantskabsmøde.

JU – Det vil blive varslet i god tid, så man kan nå at forberede sig.

 

6. Orientering fra IT-udvalget v/JU

JU – EG Bolig er orienteret om, at arbejdsgruppen arbejder på en model for fremtidens Studiebolig Aalborg. De er samtidig gjort opmærksomme på, at mange boligorganisationer allerede bruger EG Bolig. Det nye overslag fra EG Bolig er bedre end det sidste og billigere end UNIK.  

Konvertering (inkl. undervisning af medarbejderne) 335.000 kr.

Månedlig licens for antal brugere og boliger 10.800 kr.

Automatisk integration mellem Studiebolig Aalborg og de boligorganisationer der allerede bruger EG Bolig er ikke med i prisen.

 

JMK – Hvis det ender med en portalløsning, er det så med i prisen?

JU – EG Bolig har erfaring med portalløsninger via Bo i Nord. Når vi har en endelig løsning, kan vi se på det mere konkret.

HHJ – Måske man også skal se på hvilke ønsker Studiebolig Aalborg har til en portalløsning for at kunne betjene de unge.

JU – Tilretning af hjemmesiden er ikke med i prisen. Det skal nok også være EG Bolig der skal stå for det.

ALH – Er der mulighed for at låne ved kommunen og så afskrivninger over flere år? Eller låne i banken?

HHJ – Nej, det er hverken muligt at låne ved kommunen eller i banken.

 

7. Orientering fra PR-udvalget v/JMK

JMK – Der er forskellige tiltag i gang. Vi skal deltage i Studiestartmessen på CREATE den 12.09.24. Himmerland Boligforening har lånt os en popcornmaskine. Vi har bestilt popcornbægre med vores logo og QR-kode på. I september og februar har vi fået plads på infoskærmene hos UCN. Ligeledes har vi købt plads på infoskærmene hos Aalborg Universitet i september. Via Studentersamfundet har vi købt en annonce i deres interaktive magasin for de næste 2 år. Der har de sidste 2 måneder kørt et sponsoreret opslag på Facebook – over 76.000 personer har set opslaget og 1.600 har trykket på linket.

 

ALH – I er da også lykkes med det. Det må betragtes som en succes med kun 10 ledige boliger tilbage.

 

8. Meddelelser fra kontoret v/JMK

JMK – Vi har haft travlt de sidste måneder, mere end de sidste par år. Vi får rigtig mange henvendelser fra ansøgere, som endnu ikke har fået bolig. Vi får også rigtig mange henvendelser fra ansøgere/lejere fra Bangladesh. De fylder rigtig meget, da de har brug for meget hjælp.

Antallet af ansøgere pr. 26.08.24 var ca. 3.400. Det er ca. 750 færre end sidste år, jeg har ikke en umiddelbar forklaring på dette. Mange vil nok blive udmeldt, når der skal genansøges i september. Antallet af fraflytninger til og med den 15.09.24 er 127 færre end sidste år, hvilket nok skyldes, at de bliver boende længere.

GOG – Det jeg hører er, at mange er glade for, at de kan blive boende de 6 måneder efter endt uddannelse. Mange skriver sig på venteliste for en sikkerheds skyld, hvis de skal bruge en bolig i fremtiden.

JMK – Antallet af indflytninger er det samme som sidste år. Der har været tilmeldt 492 ansøgere til boliggarantien, 183 har modtaget et tilbud, 41 har sagt ja. Samme niveau som sidste år. Resten har fået bolig på anden vis eller afmeldt sig igen. Boliggarantien har en god signaleffekt.

GOG – Er det de samme boliger der bliver sagt ja til?

JMK – Mange af de boliger der går i boliggarantien har været deleboligerne i idrætsbyen. Men problemet med disse boliger er, at der er et indskud, som man ikke kan få indskudslån til. Man kan heller ikke søge boligstøtte til dem. Antal henvendelser sammenlignet med 2018, frem til marts måned. Færre personlige henvendelser, flere telefonopkald og færre mails. Nedgangen i mails kan skyldes, at flere mails sendes igennem UNIK nu og dermed ikke tæller med. Skal vi fortsætte med at tælle henvendelser?

JSM – Kun hvis det giver mening for jer selv?

JU – Henvendelserne giver et mønster. Kan resultatet give anledning til at ændre hvordan der ydes service? Kortere åbningstid, nu hvor der er færre personlige henvendelser og mere telefontid, nu hvor der er flere telefonopkald. Vi har oplevet mere effektivitet med udlejning ved at kunne fremvise boligerne om aftenen.

HHJ – Hvis der kommer en portalløsning, vil den være tilgængelig 24/7. 

JU – Burde man ændre at der er lukket for ekspeditionen om onsdagen?

GOG – Hvad ville der ske, hvis man lukker for personlige ekspeditioner eller hvis man skulle bestille tid for at møde personligt op?

JMK – Tror ikke der ville ske så meget.

ALH – Hvad spørger de om, dem der møder op personligt?

JMK – Alt lige fra spørgsmål om opsigelse til studiekontrol.

JU – Ændringer i åbningstider kan også give mere fleksible arbejdstider. Det er fint, med det der er er registeret, så kan vi bruge det fremadrettet.

ALH – Vil man kunne bruge sms´er?

JMK – Vi kan sende sms´er, men ikke modtage. Vi bruger allerede sms´er ved blandt andet tilbud.

JSM – Hvis man har set de boliger man udlejer, er de nemmere at sælge. Men det er ikke nemt, hvis man skal sidde på kontoret i en åbningstid. Jo flere boliger der er at vælge imellem, jo mere kræsne bliver ansøgerne.

GOG – Der bliver målt på gammeldags parametre (personlige henvendelser, telefonopkald og mails). Sociale medier virker bedre.

JMK – Vi bruger også Facebook, Instagram og Boligportalen.

JU – Sociale medier er vigtigere end for 5 år siden.

GOG – Man har mulighed for at sætte en automatisksvarer op på Facebook – det kan jeg evt. hjælpe med.

JMK – Afventer tilbagemelding fra Forsvaret med en mødedato. Efterfølgende er der aftalt møde onsdag den 18/9.

 

9. Økonomi v/JMK

30. Økonomirapport pr. 30.06.2024

JMK - Halvårs status. Bidraget er højere end budgetteret – havde regnet med, at Erhvervskolleget ville gå ud af Studiebolig Aalborg, men det er ikke sket endnu. Der er ikke brugt så meget på kursus som ønsket. Regningen fra kommunen på licenser er ikke kommet endnu, men den kommer senere. Der er heller ikke brugt så meget på markedsføring, men der kommer flere fakturaer i 2. halvår. Lokaleudgifter er overbudgettet mht. el og varme. Vi får ikke så mange rykkergebyrer ind som forventet. Lønninger stigninger jf. overenskomst. Vi kommer ud med større overskud end forventet.

 

ALH – Hvis vi selv skal finansierer nyt system, så er det godt at opbygge så stor en buffer som muligt.

JMK – Et overskud vil gå på vores egenkapital. Sidste år blev der henlagt til IT. Vi ville selv kunne lægge 200.000 kr. til et nyt system.

 

1. Forslag til budget 2025

JMK – Vi kan stadig nå at ændre budgettet, det er lavet ud fra de forudsætninger, der er lige nu. Boligantallet er sat ud fra et forsigtighedsprincip. Vi har fået flere meldinger om boliger der skal nedlægges, men vi ved ikke hvornår. Bidragssatsen er sat til 539 kr. pr. bolig pr. år.

ALH – Bidrag fra Aalborg Kommune står til 175.000 kr., holder det?

JMK – Vi har en mundtlig bekræftelse på, at vi kører videre som sidste år.

GOG – Jeg tror ikke, at vi skal gøre mere ud af, at få det yderligere bekræftet i frygt for, at de kan finde på at ændre det. Hvorfor er renteindtægterne steget så meget?

JMK – Vi har bundet 1.000.000 kr. i banken, hvilket giver gode renteindtægter.

ALH – Godt at være fremsynet, at binde en million for at få renter.

 

10. Eventuelt

JMK - Repræsentantskabsmødet bliver efter planen den 29.10.24. Er der brug for flere bestyrelsesmøder inden da?

HHJ – Når arbejdsgruppen er kommet med noget nyt, indkaldes der til et nyt bestyrelsesmøde.

 

Møde slut kl. 17.29 – tak for god ro og orden.

Referat, ekstraordinært bestyrelsesmøde

GRUPPE:
Bestyrelsen for Studiebolig Aalborg

TID OG STED: 
Studiebolig Aalborg, Rendsburggade 10A

Mandag d. 10. juni 2024 kl. 16.00

DELTAGERE:
HHJ, Henning Hjort Jensen, formand/repræsenterer Langagerkollegiet/Kollegie
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene

JSM, Jeanette Strauss Mouritsen/Nørresundby Boligselskab/Almene

TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget

TKL, Thomas Kastrup Larsen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet

JMK, Jane Munk Knudsen/Studiebolig Aalborg/Kontorleder

JUJ, Julie Elise Jensen/Studiebolig Aalborg/Observatør og sekretær

 

AFBUD:

GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution

ALH, Anker Lohmann-Hansen/Nordjysk Kollegium/Kollegie

 

 

DAGSORDEN:

1. Godkendelse af dagsorden

Godkendt, ingen bemærkninger.

 

Nedenstående 4 punkter blev diskuteret samlet.

1. Nyt administrations-/ventelistesystem ”parkeret” af kommunen, hvordan forholder vi os?

2. Ikke udsigt til en længerevarende samarbejdsaftale med kommunen, hvordan forholder vi os til det?

3. Er der opbakning fra boligorganisationerne til Studiebolig Aalborg i den nuværende form?

4. Portalløsning?

HHJ – Vi har forsøgt at få et møde med Aalborg Kommune, hvilket ikke er lykkes. Vi har fået et svar på mail, som er sendt ud til jer alle. Svaret gør mig en smule nervøs. Kommunen stopper med at benytte UNIK ved årsskifte, men de vil arbejde på, at Studiebolig Aalborg får forlænget aftalen til og med 2025. Eventuelle meromkostninger dækker Aalborg Kommune. For mig at se er der to scenarier; enten får Aalborg Kommune forlænget aftalen med UNIK for Studiebolig Aalborg til og med 2025 eller også lykkes det ikke at forlænge aftalen og så er vi på den. Alt data ligger i UNIK, både udlejning, løn osv. En konvertering skal ikke undervurderes. En medarbejder ved IT-centret mener, at det i hvert fald tage 3 måneder. Inden repræsentantskabsmødet (oktober) skal vi have en endelig melding fra Aalborg Kommune, om vi kan fortsætte med UNIK eller om vi skal have et nyt system. Vi har også forsøgt at få Aalborg Kommune i talt med hensyn til en ny samarbejdsaftale, men ingen vil tale med os. Aalborg Kommune afventer den endelige rapport af undersøgelsen. Jeg har rykket for hvornår rapporten ventes færdig, men har ingen svar fået. Hvad siger I til situationen? Vi har talt med flere boligforeninger – nogle taler stadig for den portalløsning, som også var på tale tilbage i 2016. Ved en portalløsning vil der ikke være nogle ansatte. Alle ansatte ved Studiebolig Aalborg har 6 måneders opsigelse.

 

JMK – Uvisheden giver utryghed på kontoret. Det er svært at bevare optimismen, kommunen bakker ud med hensyn til nyt system og nogle boligforeninger ser fordele i en portalløsning.

HHJ – Det lovforslag der lå til grund for den nuværende form af Studiebolig Aalborg er aldrig blevet til noget. Studiebolig Aalborg er en frivillig ordning, en politisk beslutning. Har kommunen hjemmel til at forlange, at alle boligforeninger skal være med? Eller er er det kun de privatstøttet der er understøttet af en lovgivning? Vi har talt med nogle af boligforeningerne og nogle af dem går ind for en portalløsning og nogle ønsker at bevare den nuværende konstellation. Hvad er konsekvenserne ved en portalløsning?

TKL – Hvis kommunen vil Studiebolig Aalborg, så tror jeg, at boligforeningerne følger med. Men det er kommunen der er nøglen. Vil de Studiebolig Aalborg eller vil de ikke?

HHJ – En portalløsning vil være dyre end EG Bolig.

JU – En portalløsning vil bygge på EG Bolig. Prisen for implementering osv. vil være nogenlunde det samme, som vi allerede har indhentet. Har man ikke EG Bolig vil der skulle findes en anden løsning, hvis der ikke er personale.

HHJ – Tilsynet stiller spørgsmål ved udførelse af studiekontrol, hvis man vælger en portalløsning. Skal udlejer føre kontrol med sig selv eller skal Tilsynet.

JU – Udlejerne skal selv føre studiekontrol.

JSM – Vi udfører selv studiekontrol på de studieboliger vi har (i Randers) og skal stå til regnskab overfor revisionen.

TBE – Jeg vil gerne tage det med i min byrådsgruppe, men hvad skal dagsordenen være?

JU – Vi er nødt til at opstille nogle forskellige løsninger, så er det nemmere at tage med videre. Skal vi fortætte som nu, men med forøget digital. Skal vi vælge en portalløsning, herunder beskrivelse af pris og konsekvenser. Eller skal vi vælge en hybridløsning, hvor Studiebolig Aalborg stadig finder lejerne, men sender dem videre til de forskellige boligorganisationer, når der skal laves lejekontrakt osv.

TBE – Jeg vil meget gerne have en beskrivelse af de forskellige løsninger.

TKL – En portalløsning vil sætte kollegierne i en svær situation. Skitserer de tre forskellige modeller, har vi ikke en løsning inden august må vi undersøge en evt. opløsning af foreningen. Byrådet skal lave budgetforhandlinger i august, så vi håber de kan løse dette mikroproblem inden.

JSM – Vi stemmer for den nuværende løsning evt. med fælles markedsføring.

TBE – Der er mange fordele som det er nu, men man kunne måske se på nogle ændringer.

JU – Det er en fordel med kun en indgang til alle boliger, men det er der ved alle løsningerne. Man kunne se på den administrative håndtering, måden man søger på, har ændret sig siden 2016. Ikke utilfreds med medarbejderne - de kan ikke gøre det anderledes. Udbuddet er for stort, det kan der ikke gøres noget ved. Jeg har ikke løsningen, det kommer til at kræve arbejde.

JSM – Den iværksatte undersøgelse/analyse af ungdomsboligmarkedet der viser, hvad de unge går efter, skulle gerne give et resultat indenfor 14 dage. Når vi fremviser en lejlighed, spørger vi hvad der skal til for at de vil tage lejligheden. Mange unge vælger private udlejere, da de kan give dem alt (fx køleskab osv.). Det er ikke fordi Studiebolig Aalborg ikke gør det godt nok, de kunne ikke gøre det bedre.

HHJ – Nogle boligforeninger har ansat medarbejdere eller uddannet medarbejdere for at målrette hjælpen til de unge. Problemet er ikke Studiebolig Aalborg men de private udlejere.

TBE – Jeg vil gerne have et detaljeret notat inden onsdag. Spørgsmålet om at få Ph.d. godkendte som uddannelse igen har mødt blankt afslag, men vi har ikke givet op endnu. Forsvaret er helt med på at leje studieboliger. Kampen er ikke tabt, men der er brug for akut løsning.

JU – Der er allerede gode beskrivelser, med mange detaljer i ”Afrapporteringer vedr. fremtidig fælles anvisning i Aalborg Kommune af 21. december 2016”.

TKL – Det er tydeligt, at vi har brug for løsning nu, ellers må vi finde på noget andet.

HHJ – For at opsummér, så lander vi på 3 forskellige scenarier, som skal beskrives. JMK laver beskrivelsen og sender til TBE, som vil tage det med i hans byrådsgruppe og til TKL, som vil sende det videre til kommunaldirektøren. Vi skal have en afklaring senest til august ellers skal der indkaldes det ekstraordinært repræsentantskabsmøde med henblik på opløsning af foreningen.

JU – Det er også vigtigt at beskrive hvad de enkelte løsninger betyder mandskabsmæssigt. Selvom det er svært at vurdere.

TBE – Det vil helt sikkert være et spørgsmål jeg får.

 

6. Eventuelt

Ingen kommentarer. Mødet afsluttet kl. 16.43.

Referat, bestyrelsesmøde

GRUPPE:
Bestyrelsen for Studiebolig Aalborg

TID OG STED: 
Studiebolig Aalborg, Rendsburggade 10A

Tirsdag d. 23. april 2024 kl. 16.00

DELTAGERE:
HHJ, Henning Hjort Jensen, formand/repræsenterer Langagerkollegiet/Kollegie
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene

JSM, Jeanette Strauss Mouritsen/Nørresundby Boligselskab/Almene

ALH, Anker Lohmann-Hansen/Nordjysk Kollegium/Kollegie

TKL, Thomas Kastrup Larsen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet

JMK, Jane Munk Knudsen/Studiebolig Aalborg/Kontorleder

JUJ, Julie Elise Jensen/Studiebolig Aalborg/Observatør og sekretær

 

AFBUD:
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget

GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution

 

DAGSORDEN:

1. Godkendelse af dagsorden

Ingen bemærkninger.

 

2. Godkendelse af referat fra 23.01.2024

Ingen bemærkninger.

 

3. Orientering fra arbejdsgruppen v/HHJ

HHJ - Der er afholdt et par møder i arbejdsgruppen. Kommissorium er send til alle bestyrelsesmedlemmer af JMK. Kuben Management og Exometric er i gang med deres analyse. Vi afventer afrapportering i maj/juni, hvor der vil fremgå en klarlæggelse af initiativer. Exometric har fået oplysninger fra Studiebolig Aalborg vedr. tomgangssituationen.

ALH – Det er godt, at det er alle boliggrupper der er involveret, altså at kollegierne også er med.

HHJ – Hele boligmarkedet er med i undersøgelsen.

 

4. Samarbejdsaftale med Aalborg Kommune v/HHJ

HHJ - Der blev lavet en 1-årig samarbejdsaftale med Aalborg Kommune, som JMK har sendt rundt. Det er både godt og skidt. Det giver stadig lidt uro på kontoret, at aftalen ikke er længerevarende.

TKL - Hvorfor vil kommunen kun lave en 1-årig aftale?

HHJ – Vi ved det ikke, det mangler vi også svar på. Vi vil gerne allerede nu i gang med at få lavet en ny aftale for at fjerne uroen.

TKL – Vi er nødt til at have en længere varende aftale ellers kan vi heller ikke planlægge noget på længere sigt.

ALH – Grunden til jeg foreslog en 1-årig aftale på sidste møde var fordi, at kommunens arbejdsgang er langsomlig og en 1-årige aftale er bedre end ingen aftale.

TKL – Kommunen skal finde 1,5% i driftsbesparelser til næste år. De har naturligvis fokus på de store problemer først (børn, unge og ældre). Vi skal have tale med kommunen inden de starter deres budgetforhandlinger. Måske er det en fordel at have en af de store boligforeninger med på banen.

HHJ – Kommunen er også kommet med i arbejdsgruppen. Vil prøve at inviterer Ole Nielsen (Himmerland Boligforening) med til møde med kommunen.

JMK – God ide, at invitere en af de store boligforeninger med.

HHJ – TBE skal også med til mødet som kommunens repræsentant i bestyrelsen.

 

5. Forsvaret som ny kunde v/TBE

JMK – Jeg er i dag blevet kontaktet en oberst ved flyvevåbnet som fortæller, at de er i gang med at lave et samarbejde med universitetet og i den forbindelse vil de gerne have 54 studieboliger over tid i Aalborg Øst. De vil gerne have 6 boliger i år, 12 boliger næste år osv. Vi vil prøve at strikke en model sammen. Måske andre indenfor forsvaret følger med.

ALH – Måske der kan laves samme aftale som International Boligkontor har på nuværende tidspunkt. Vil de gerne have alle boliger i samme ejendom?

JMK – Ja, alle boliger skal gerne være i samme ejendom.

JU – Idrætsbyen eller Ribevej kunne være en mulighed. Det er vigtigt, at vi sørger for at godt samarbejde mellem Forsvaret og Studiebolig Aalborg. Vi skal gøre det nemt og attraktivt for dem, så andre forhåbentlig følger efter.  

JMK – Skal Tilsynet indover en evt. aftale?

ALH – Det er måske en god ide.

JU – Vi skal også sørge for, at det ikke kun er de ”dårlige” boliger de får tilbudt.

JKM – Som udgangspunkt er det 1-værelses lejligheder de er interesseret i, men det vil han undersøge nærmere.

HHJ – Jeg foreslår, at vi holder et møde med obersten i stedet for at skrive frem og tilbage. Så kan vi forventningsafstemme og snakke regler igennem.

TKL – Rigtig godt. Det kan måske få andre afdelinger af Forsvaret med.

ALH – Rigtig god ide med et møde.

HHJ – Vi skal først finde ud af, om Himmerland Boligforening kunne være med på aftalen og derefter arrangerer vi et møde med obersten. Enig med TKL i, at det godt kan åbne flere døre.

JU – Jeg tager forslaget med hjem til Himmerland Boligforening.

JMK – Jeg vil kontakte obersten igen.

 

6. Åbningstider og ressourceplanlægning v/JU

JU - Vi kan mærke, at måden de unge søger bolig på har ændret sig radikalt og derfor kom jeg til at tænke på om henvendelsesmønstret også har ændret sig. Jeg har ikke indsigt i hverdagen ved Studiebolig Aalborg. I 2018 registrerede medarbejderne alle henvendelser (mail, telefon og personlige). Der er naturligvis meget, der er anderledes nu, der er også flere henvendelser på Bolig Portalen og flere informationer der skal vedligeholdes på hjemmesiden. Sammenligner man 2018 med 2024 er er flere telefoner i år end i 2018 og færre personlige henvendelser, hvilket kan forklares med, at der er færre udlændinge, som oftest er dem der kommer personligt. Antallet af mails er også faldet, hvilket er overraskende.

JMK – Det kan forklares med, at flere mails bliver sendt via andre systemer end Outlook.

JU – Færre studerende giver færre ansøgere og dermed færre henvendelser. Hvad har ændret sig siden 2018?! Hvilke opgaver vil blive nemmere med et nyt system?

JMK – Lige nu døjer vi med fejl i systemet, hvilket giver mange henvendelser. Det vil et nyt system kunne afhjælpe. Huslejevarslinger registreres i nuværende system manuelt, med et nyt system ville mange af disse varslinger kunne overføres direkte fra boligforeningerne (som benytter EG Bolig). Et mere nutidigt system, der kan give en bedre visning af boligerne. Et mere brugervenligt system vil give færre henvendelser.

ALH – Da værende formand af bestyrelsen afskaffede i 2018, at medarbejderne skulle registrere henvendelser, hvorfor?

JMK – Vi var meget presset på ressourcer og derfor blev det besluttet, at vi skulle stoppe med at bruge tid på at registrere henvendelser.  

ALH – Godt at registrere henvendelser en gang imellem.

JU – Det skal ikke være en fast opgave.

JMK – Vi er på kontoret dybt frustreret over tomgangssituationen. Medarbejderne mister arbejdsglæde og det er op ad bakke uanset hvad vi gør. Det er som om vi har en sort sky hængende over os, vi ved ikke om vi er købt eller solgt.

JSM – Vi mærker også til tomgangssituationen. Vi har også boliger, som vi ikke kan komme af med. Vi gør også hvad vi kan i forhold til vores studiebolig, da det naturligvis også er vi vores interesse at boligerne bliver udlejet. Der er rigtig mange boliger i Aalborg. Flere studerende vælger at flytte samme i større boliger. Det er en helt anden situation end for bare for 3 år siden - det er gået stærkt. Når I lægger boliger på Bolig Portalen, skal I så skrive annoncen, eller kan I bare sætte et flueben ved boligen i jeres system? EG Bolig henter selv alle oplysningerne og sætter ind på Bolig Portalen – det er virkelig nemt.

JMK – Vi skal skrive alle annoncer.

JU – Ser medarbejderne det oplagt at ændre på åbningstiderne?

JMK – Tror som udgangspunkt, at det er som det skal være.

HHJ – Jeg tror fremover, at der vil være mere fælles markedsføring og derfor er det meningsløst, at alle laver hver sin strategi. Jeg synes, at vi skal vente med at ændre på noget administrativt indtil vi har fået resultatet af analysen. Vi skal sikre os, at vi ikke laver konkurrence mod hinanden.

TKL – Tidligere var studieboligerne en mangelvare, men det har ændret sig. Der er behov for en opgraderet platform og behov for f.eks. bedre billeder på hjemmesiden. Personlige og telefoniske henvendelser forsøger man at komme udenom. Vi har brug for at skabe en it-platform som vi kan bruge til at vise boligerne frem og kommunikerer med kunderne 24/7.

JU – Jeg synes, at vi skal tage emnet op igen, når der er kommet resultat af undersøgelsen. Synes også vi skal høre fra medarbejderne hvad de synes. Måske vi skal bryde med de faste rammer som faste åbningstider?!

JMK – Ansøgerne plejer at være i god tid, men der er de ikke mere, hvilket kan virke håbløst.

ALH – En telefonsamtale kan også være god, fremfor skrift. Men måske bedre med en større fleksibilitet.

 

7. Orientering fra IT-udvalget v/JU

1. Forslag om etablering af nyt administrations-/ventelistesystem EG-Bolig

JU – Der er ikke sket noget siden sidst, ingen afklaring på økonomi. Er et nyt system nødvendigt?

JMK – Ja!

ALH – Det er i hvert fald ønsket.

JSM – Et nyt system vil være tidsbesparende. Markedsføring tager mere og mere tid, så der er brug for at system der virker.

 

1. Forslag til finansiering

JU – Etableringsprisen på EG Bolig er 750.000 kr. Og det er uden opsætning af hjemmesiden som koster 135.000 kr. I alt en pris på ca. 900.000 kr. I forhold til nuværende system vil der være en årlig besparelse 50.000 kr. Studiebolig Aalborg har selv 200.000 kr. afsat til IT. Det betyder en underfinansiering på omkring 600-700.000 kr. Hvordan kan den finansieres? Tilbagebetale sig selv ved besparelse på drift vil tage rigtig lang tid. Vi har fået afslag på lån i banken.

ALH – Kan vi sætte kontingentet op pr. bolig?

HHJ – JMK og jeg vil gerne have bestyrelses accept til at gå til kommunen og undersøge muligheden for en afdragsordning over 4-5 år, som når man køber IT-udstyr.

JU – Det tror jeg ikke er realistisk.

TKL – Et nyt og bedre system, kan det give besparelser på administrationen? Færre medarbejdere.  

JU – 75-80% af udgifterne er til personaludgifter. Der er ikke mange andre steder at spare end på disse udgifter.

ALH – Eller ved at forhøje kontingentet.

HHJ – UNIK er færdig. Jeg beder bestyrelsen om bemyndigelse til at gå til kommunen og prøve at få en aftale. Vi vil gerne i gang inde det nye budget skal laves. Vi kommer ikke med en fastlåst løsning til kommunen, men vil gå i dialog om en løsning / finansieret af et nyt system og driften heraf fremover.

JU – Kommunen skal spare 1,5%, de vil helt sikkert spørge, hvor vi selv kan spare.

TKL – Det vil de helt sikker. Derfor kan vi lige så godt selv se på det først.

ALH – Jeg synes, at vi skal være indstillet på lånefinansiering. Måske kommunen kan stille lånegaranti for et banklån? Åbne for forslag.

TKL – Vi skal sørge for at få lån til alle opgaver, så vi ikke skal komme igen.

JU – Vi skal passe på med at komme med en løsning, hvor der skal afdrages over flere år, når de kun vil lave en 1-årig aftale. Vi må se på resultat af analysen, hvis der fjernes 1.000-1.500 boliger, så kan det ikke nøjes med at hæve kontingentet med bare 10 kr.

ALH – Kommunen skal være med, vi skal finde en løsning i fællesskab.

HHJ – UNIK dur ikke. Uanset færre boliger, så skal vi have et nyt system. JMK og jeg mener, at kommunen skal være med, da det er dem der har besluttet, at vi skal eksistere. Vi tager initiativ omkring nyt system og kobler det på samarbejdsaftalen. Vi vil ikke vente på udspil fra kommunen. Hvordan det ender finansieringsmæssigt ved vi ikke. Vi vil tage et møde med kommunen, inden vi tager det op igen.

JU – Vi skal selv tænker over flere scenarier, så vi ikke kun har et løsningsforslag.

HHJ – Andre modeller er inde over, men vi holder fast i EG Bolig, da de almene boligorganisationer bruger dem og det er der hvor de fleste boliger er.

ALH – Det kan også være I får et par forslag med hjem.

 

Der er fuld opbakning til at kontakte kommunen.

 

8. Meddelelser fra kontoret v/JMK

JMK – Flere medarbejdere er i gang med kursus (Office kurser og sociale medier).

Sorte sky tynger medarbejderne der oplever manglende arbejdsglæde. Vi mangler en langsigtet aftale. Tomgang vil stige frem mod sommer.

JU – Fint med det månedlige overblik vi får tilsendt.

 

9. Blive boende efter endt/afbrudt uddannelse vs. boligsituationen v/JMK

JMK – Vi får ofte henvendelser fra lejere, som gerne vil blive boende efter endt uddannelse eller som er sprunget fra eller har måtte opgive deres uddannelse af flere årsager og som ikke lige kan overskue at skulle ud og finde en ny bolig også. Vi har tidligere kunne henvise til kommunen, hvor lejerne har kunne søge dispensation for uddannelseskrav ved Boliganvisningen. Det vil kommunen ikke mere. De vil kun give dispensation til nye lejere og ikke boende lejere. HHJ har kontaktet Nuuradiin S. Hussein (Rådmand i Job og Velfærd) for at få en dialog om en evt. løsning. Vi kommer ofte til kort når vi taler med lejerne, de 6 mdr. efter endt uddannelse er ikke altid nok. Vi håber på et nyt samarbejde og en ny løsning.

Nogle boligselskaber tilbyder lejere at blive boende op til 2 år efter endt uddannelse. Nogle boligforeninger udarbejder et tillæg med forlængelsen og opkræver ungdomsboligbidraget i den periode. Andre gør det anderledes. Det er svært at vejlede lejere. Jeg har skrevet til Tilsynet for at høre dem, hvordan vi skal agere. Lovgivningen åbner op for, at man kan lade lejere bliver boende, men vi mangler nogle retningslinjer.

ALH – Havde hørt det var tilfælde, men troede ikke på. Urimelig situation for medarbejderne. Hvis det er sådan det skal være, så skal det formaliseres af kommunen. Klaring så hurtig som muligt.

HHJ – Vi beder om et møde med Tilsynet.

JSM – Vi har studieboliger i Randers også. Her betaler lejerne ungdomsboligbidrag for at blive boende.

TKL – Spørge Tilsynet hvad de synes, at vi skal gøre i denne situation.

 

10. Orientering fra PR-udvalget v/JMK

JMK – Siden sidst har vi haft inspirationsmøde med Nikolaj Boddum Houmann (Aalborg Kommune) omkring sparring og hjælp til SoMe. Vi har deltaget i Åbent hus på CREATE og i samme forbindelse været ude og afleverer go-cards på alle UCN´s afdelinger. Vi har efter opbakning fra flere boligforeninger fået lavet stickers til at sætte på ejendommenes hoveddøre. Vi har været ude og få fremvist flere lejligheder og taget billeder/videoer til SoMe og hjemmeside. Vi har udarbejdes et spørgeskema til fremflyttede, hvor vi spørg til årsagen til deres fraflytning – siden 7. marts har vi fået 44 besparelser retur. Vi er ved at udarbejde et spørgeskema til indflyttede også.

JU – I forbindelse med, at jeg har været på UCN som undervisere, har jeg spurgt ind til, om de ikke kunne bruge Studiebolig Aalborg som en case, det vil de tage op på skolen.

JMK – Jeg har også være i kontakte med UCN vedrørende det samme, men de har meldt tilbage, at de havde nok cases. De opfordret os til at søge en praktikant eller studiemedhjælper – det kunne sagtens være en mulighed i fremtiden.

 

11. Økonomi v/JMK

1. Økonomirapport 1. kvartal 2024

JMK - Større overskud end forventet. Bidraget er større end forventet, da Erhvervskollegiet ikke er trukket ud endnu.

TKL – Er overskuddet en midlertidigbevægelse eller et mønster?

JMK – Det er svært at sige, men overskuddet bliver ikke lige så stort de andre kvartaler.

ALH – Ingen faresignaler?

JMK – Nej.

 

1. Konsekvens af ny overenskomst

JMK – Lønningerne kommer til at stige mere end forventet i budgettet. Puljen der blev afsat til evt. lønstigninger er brugt til den nye overenskomst. Budgettet revideres til næste møde.

HHJ – Et nyt budget, der tager højde for den nye overenskomster.

 

1. Anskaffelse af nye pc’er

JMK – Vores PC´er bliver 4 år til januar 2025 og til den tid anbefales det, at de udskiftes. Flere medarbejdere er begyndt at døje med problemer, derfor har vi besluttet at udskifte dem alle nu. Som udgangspunkt kan vi ikke kommer under en afdragsordning, men det har vi dog fået accept på alligevel. Vi forventer at skifte dem alle inden sommerferieperioden.

(Bestyrelsen er enige i beslutningen).

 

12. Eventuelt

HHJ – Vi har et møde med Anna Kirsten Olesen (FH) vedr. elever og lærlinge i starten af maj.

JMK – Vi har tidligere haft et møde med blandt andet FH, men det var lige op til sommerperioden, så det blev desværre ikke til så meget.

 

Mødet sluttede kl. 17.50.

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 23. Januar 2024

GRUPPE:
Bestyrelsen for Studiebolig Aalborg

TID OG STED: 
Studiebolig Aalborg, Rendsburggade 10A, Tirsdag d. 23. januar 2024 kl. 16.00

DELTAGERE:
HHJ, Henning Hjort Jensen, formand/repræsenterer Langagerkollegiet/Kollegie
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene
JSM, Jeanette Strauss Mouritsen/Nørresundby Boligselskab/Almene
ALH, Anker Lohmann-Hansen/Nordjysk Kollegium/Kollegie
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget
TKL, Thomas Kastrup Larsen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen/Studiebolig Aalborg/Sekretær
JUJ, Julie Elise Jensen/Studiebolig Aalborg/Observatør

 

Referat

1. Godkendelse af dagsorden

• Ingen kommentarer. Godkendt

2. Godkendelse af referat fra 15.11.2024

• Ingen kommentarer. Godkendt.

3. Meddelelser fra kontoret

• JMK – Tallene for tomgang er stadig stigende. I starten af januar var der 142 boliger i tomgang - sidste år var der 77 boliger. Antallet af ansøgere er færre end sidste år, men nogenlunde det samme som forrige år. Ansøgerne står ikke så lang tid på ventelisten. De kan nå at oprette en ansøgning, få en bolig og dermed ryge ud af ventelisten igen i perioden mellem opgørelserne. En kommende lønpolitik er sat i bero, da der er andre ting der fylder.
• Mødeindkaldelser til fremtidige bestyrelsesmøder er sendt ud, håber det er OK – ingen kommentarer.
• ALH – Michael Arentsen skrev i tidligere nyhedsbreve om situationen på Universitetet med hensyn til fx antallet af studerende. Har I hørt noget for nyligt? Og hvordan er situationen ved UCN.
• TKL – Der er en tilbagegang af studerende på 13 % ved UCN. Kommende årgange er faldende og der er højere frafald på uddannelserne. Der kommer snart et reformudspil, som vil lægge op til at korte noget af studietiden, fx fra 3,5 år til 3 år. Sabbatår er heller ikke kun 1 år mere, men 2 eller 3 år.

4. Fællesmøde vedr. ungdomsboligsituationen

• HHJ – JMK, TKL og jeg deltog torsdag den 18. januar i et møde ved Tilsynet omkring ungdomsboligsituationen i Aalborg. Der var oplæg ved Henrik Thomsen (Tilsynet), Ole Nielsen (Himmerland Boligforening) og JMK. Dagsordenen var at finde en fælles løsning på tomgangsproblemet. Der blev nedsat en arbejdsgruppe med Himmerland Boligforening som tovholder til at indkalde til første møde den 5. eller 9. februar.
• De almene boligorganisationer nedsætter en arbejdsgruppe med det formål:

                      at lave en screening af ungdomsboligsituationen med fokus på tomgang

                      at pege på løsninger af tomgangsproblematikken,

                      at afdække regler og muligheder

                      at komme med en prognose vedr. behov for ungdomsboliger

                      at afdække forventninger til ungdomsboligernes indretning, evt. møblering

                      at afdække målgrupperne for ungdomsboliger, både længere og korte lejemål

                      at samordne markedsføring

• Himmerland er tovholder for indkaldelse til første møde, hvor opgaven og deltagelsen i det kommende arbejde tilrettelægges alt med tilbagemelding til Tilsynet ved Aalborg kommune.
• TKL – Roeland Løfberg (vicekommunaldirektør) satte spørgsmålstegn ved om tiden er løbet fra Studiebolig Aalborg. Boligforeninger var enige om, at det stadig er en god ide med fællesanvisning. Man burde bruge situationen til at overveje om nogle opgaver kan ændres eller flyttes. Aalborg Kommune har ikke meget økonomi at skyde i det. Ole Nielsen var meget konkret; der skal en uvildig person til at se på problemet. Kunne en løsning være at flytte nogle af kommunens udsatte borgere i ledige studieboliger? Hvilke lovgivningsmuligheder er der? Kan fx Idrætsbyen laves om til noget andet? Kan studieboliger bruges til værnepligtige? Man burde se mulighederne i de mange ledige boliger der kan komme byen til gode.
• JMK – Tidligere oplevelser har sat sine spor, når der bliver stillet spørgsmålstegn til vores eksistens. Derfor er jeg ikke interesseret i at sidde i arbejdsgruppen. HHJ har sagt ja til at sidde i gruppen. Der er helt klart behov for at se på problemet, men jeg kan være bekymret for, hvad det kan gøre ved kontoret.
• ALH – Som vi tidligere har talt om, er det et spørgsmål om udbud og efterspørgsel. Vil det kunne betale sig, at renovere gamle kollegier? Måske er der behov for en lovgivningsændring. Hvis Aarhus og Odense har samme problem, så burde man måske så et frø på Christiansborg. Hvis kollegierne får tomgangsproblemer, kan det give store problemer, da de ikke har penge til at overleve som boligforeningerne. Vi skal ikke glemme kollegierne, de skal have en særlig opmærksomhed.
• JU – Idrætsbyen kun ¼ del af problemet. Vi kan lige så godt forberede os på, at det bliver værre og værre. Det kommer til at ramme alle. Der er brug for en helhedsløsning. Selvfølgelig skal vi have et fællesskab. Jeg har tjekket Boligportalen for 2-værelses under 5.000 kr. i Aalborg, der er over 300 styk. Vi skal ikke kun fokusere på enkelte afdelinger, men på det overordnet billede.
• GOG – Man skal inkludere de studerende, da det er dem der skal bo i boligerne. Pas på med andre persongrupper i studieboliger. Vi har haft dårlige oplevelser med ukrainere, der kun gav problemer.
• ALH – Erfaringer med hensyn til udsatte borgere i studieboliger er blandet. Vi har også haft et par sager som har givet dårlige erfaringer. Der er behov for, at der er støttepersoner til at tage hånd om disse borgere.
• HHJ – Arbejdsgruppen er efterspurgt. Selvom det er en uvildig person der skal foretage analysen, så skal vi selv være med til at bidrage.

5. Samarbejdsaftale med Aalborg Kommune

• JMK – Vi henvendte os til kommunen første gang i maj sidste år. Den nuværende samarbejdsaftale udløb ved årsskifte. Vi har haft et møde med kommunaldirektøren og økonomichefen, som bare var en løs snak. Derefter afventede vi et udspil fra kommunen. Der skete ikke noget før i efteråret, hvor vi havde møde med Roeland Løfberg (vicekommunaldirektør) og Simon Andersen (økonomichef).
• Det er kommunen som har kontrakt med Unik Bolig og de vil gerne ud af denne aftale, da alle deres brugere har fundet andre løsninger. Vi er de eneste der bruger systemet. Vi har sendt det tilbud, som vi har modtaget fra EG Bolig til kommunen. De har sendt det videre til deres IT-afdeling. Samarbejdsaftalen indeholder f.eks. også vores husleje, aftale om kommunal kontorelev, som vi mener er til gode for både os og kommunen samt et kontant tilskud. Der er mange ting i spil og vi håber snart at høre fra dem.
• HHJ – Vi startede i maj og der er stadig ikke sket noget. Jeg forsøger at presse lidt på. Antallet af medarbejdere er halveret, tilskuddet er halveret, mens antallet af boliger er fordoblet - vi er afhængig af et it-system som virker. Det er en uholdbar situation i forhold til medarbejderne. Vi kan ikke køre Studiebolig Aalborg uden en samarbejdsaftale. Medlemmerne har hjulpet til, nu skal kommunen på banen.
• ALH – Samarbejdsaftalen kører vel videre? Jeg synes, at tidligere samarbejdsaftale skal forlænges 1 år, så der er ro til at se nærmere på budgettet, hvis der evt. skal skæres ned.
• TKL – Vil nyt system give bedre mulighed for markedsføring? Det er i sig selv er et argument for et nyt system. Lige nu er det boligforeningernes problem, men det kan også blive et politisk problem. Der skal gøres noget ellers bliver problemet for stort. TBE skulle tage en snak med Lasse Frimand Jensen (borgmester) om problemet, så han er klædt på til at besøge Studiebolig Aalborg i februar.
• TBE – Jeg tror på, at vi nok skal finde en løsning. Jeg skal nok tage en snak med Lasse Frimand Jensen.

6. Orientering fra IT udvalget, herunder

a. Forslag om etablering af nyt administrations-/ventelistesystem EG-Bolig

• JU – Status er, at vi har holdt møde EG Bolig, som er den leverandør næsten alle bruger. Efter mødet var JMK og Jeanette Bygholm Mose (Studiebolig Aalborg) på besøg hos Himmerland Boligforening for at se systemet og hvordan de bruger det. Der er enighed om, at systemet vil kunne afhjælpe nogle ting. EG Bolig har givet et tilbud. I forhold til omkostninger vedrørende implementering, så kan Studiebolig Aalborg selv bidrage med 200.000 kr. resten skal vi ud at finde. Overordnet set giver det ikke mening, hvis vi fravælger en automatisering mellem boligforeningerne. På den måde kan vi bruge mere tid på kunderne frem for at taste tal. Aalborg Kommune skal forsat stå for driften vedr. hjemmesiden. Det vil koste 150.000 kr. ekstra, hvis EG Bolig skal styre hjemmesiden, det er der ingen grund til. Vi arbejder videre med den løsningsmodel. Hvordan finder vi pengene? Samlet set kan vi se en besparelse på 50.000 kr. på driften årligt – implementeringen vil koste omkring 750.000 kr.
• HHJ – Støtter denne løsning også mobilløsning?
• JU – Ja helt sikker.
• JMK – Vi har kontaktet vores pengeinstitut for at høre om vi kan låne pengene. Afventer stadig svar fra dem. Hvis vi skal ud at låne pengene, skal der også afsættes penge til afdrag fremover.
• ALH – Synes vi skal snakke med kommunen om en afdragsordning hos dem.

7. Orientering fra PR udvalget

• JMK – Vi har haft et sponsoreret opslag på Facebook, det har givet godt, men vi kan naturligvis ikke aflæse og måle noget direkte. Vi har haft en artikel i Nordjyske, som nok mest henvender sig til de unges forældre eller bedsteforældre. Vi har også fået en praktikant fra UCN, som læser grafisk designteknolog. Hun skal være hos os i 10 uger og hjælpe med fx videoer af boliger og andet markedsføringsmateriale. 
• TBE – Mega fede opslag, men der er ikke så mange følgere. Opfordre andre til at dele opslagene, fx Aalborg Kommune, Universitetet og Studentersamfundet. Ærgerligt at de gode opslag ikke kommer mere ud.
• JMK – Vi har en god kontakt ved kommunen, Kirja, som vi har talt med før vedr. deling af opslag.
• TBE – Vi skal lave et samarbejde med de forskellige institutioner om at hjælpe med at sprede budskabet.
• GOG – Har set flere boligforeninger bruge stilladsplakater, var det en ide at opfordre boligforeningerne til at bruge det? Universitetet udsender også en velkomstfolder med posten til nye studerende, både på dansk og engelske.
• JSM – Vi har før lavet reklame for en bolig med henvendelse til Studiebolig Aalborg, men det er der andre det ikke gør. Det er de unge det handler om. Opfordre til vi alle laver opslag og hjælpe hinanden.
• GOG – Opfordre på repræsentantskabsmøde til at de som medlemmer af denne forening hjælper med af markedsføre.
• HHJ – Tilsynet er opmærksomme på, at alle følger reglerne
• TKL – Fantastisk at få hjælp fra UCN til at lave en markedsføringsstrategi. Lad os koble de store kanaler på, så vi kan udbrede kendskabet.

8. Økonomi, herunder 

a. Økonomirapport for 2023

• JMK – Økonomirapporten ligner til forveksling den sidste der blev udsendt. Overskud på 88.000 kr., foreslår at der henlægges yderligere 50.000 kr. til it – er I enige i den beslutning?
• Ingen kommentarer. 
• ALH – Hvad gør vi ved resten af overskuddet?
• JMK – Resten af overskuddet sættes på vores egenkapital. Vi vil kunne trække på egenkapitalen til finansiering af nyt system + it-henlæggelse. Men det vil betyde, at der så ikke vil være meget tilbage. Vi skal også være opmærksomme på der med tiden skal investeres i nye pc´er. Årsregnskabet skal underskrives. Foreslår at det udsendes via Penneo, er det OK? Accepteret.

9. Eventuelt

• ALH – Om sommeren har viceværterne travlt på kollegiet, da mange fraflytter og det kan være svært at få håndværkere. Er der mulighed for, at man kan lave et længere opsigelsesvarsel?
• JMK – Jeg mener helt sikkert, at et opsigelsesvarsel er lovbestemt.
• JSM – Vi har pligt til at udleje hurtigst muligt. Sommerferien kan være svær, men det skal løses.
• GOG – Var det en ide med en faktaboks på hjemmeside ved opsigelser om, at man må blive boende 6 måneder efter endt uddannelse?
• JMK – Jeg ved ikke om kan lade sig gøre.
• JSM – Godt forslag.
• JMK – Sidste år sendte vi en mail ud til alle lejere, at de kan blive boende 6 måneder efter endt uddannelse.
• JU – Der kommer nye anvisninger fra google mht. spam – er der styr på det?
• TKL – Godt at bruge andre kanaler end mail, kun 20% læser deres mail.
• JU – Dyrt at sende SMS´er.

Møde slut kl. 17.27

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 15. november 2023

GRUPPE:
Bestyrelsen for Studiebolig Aalborg

TID OG STED:
Studiebolig Aalborg, Rendsburggade 10A, Onsdag d. 15. november 2023 kl. 16.00

DELTAGERE:
HHJ, Henning Hjort Jensen, formand/repræsenterer Langagerkollegiet/Kollegie
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene
JSM, Jeanette Strauss Mouritsen/Nørresundby Boligselskab/Almene
ALH, Anker Lohmann-Hansen/Nordjysk Kollegium/Kollegie
TKL, Thomas Kastrup Larsen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen/Studiebolig Aalborg/Sekretær
JUJ, Julie Elise Jensen/Studiebolig Aalborg/Observatør

AFBUD: TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget (orlov)
HHN, Henrik Hyldig Nielsen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget (suppleant)
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution

Referat

1. Godkendelse af dagsorden

• Ingen kommentar.
• Godkendt.

2. Godkendelse referat fra 03.10.2023

• Ingen kommentar.
• Godkendt.

3. Godkendelse af forretningsorden

• JMK - Skal underskrives af hele bestyrelsen. Vil blive sendt ud med Penneo til digitalunderskrift, hvis det er okay med alle.
• Godkendt.

4. Godkendelse af tegningsregler

• JMK - Skal underskrives af hele bestyrelsen. Vil blive sendt ud med Penneo til digitalunderskrift, hvis det er okay med alle.
• JMK – Vores bank har desuden bedt om at få tilsendt kopi af kørekort eller pas og sundhedskort på alle bestyrelsesmedlemmer samt kontaktoplysninger. JMK vil sende en påmindelse ud til alle om at få indsendt dokumenterne, hvorefter hun vil sende det til banken. Via vores hjemmeside kan dokumenterne sendes via sikkermail. Eftersom Tobias har orlov indtil den 01.12.23, vil dokumenterne først blive sendt til banken efter denne dato.
• Godkendt.

5. Meddelelser fra kontoret

• JMK - Den 01.11.23 havde vi 58 boliger i tomgang, på samme tid sidste år var der 16 boliger. Vi har flere tomme ventelister og ikke så mange ansøgere på ventelisterne. Fra den 01.10.23 til nu er der kommet 300 nye ansøgere på ventelisten, men de fleste søger først bolig til sommer. Vedr. ledige boliger plejer vi at henvise direkte fra vores hjemmeside til Boligportalen, hvor vi annoncerer for vores boliger. Det har dog givet lidt udfordringer, da ansøgere har betalt penge til Boligportalen for at få vores kontaktoplysninger, selvom der på siden står at de skal kontakte os. Derfor har vi nu lavet et søgekriterie, hvor man kan søge direkte på de ledige boligtyper på vores hjemmeside. Vi annoncerer dog stadig på Boligportalen. Antallet af opsagte boliger lige under 3.000 i 2023, vi plejer at ligge omkring 3.100-3.200 om året, men året er naturligvis heller ikke ovre endnu. Vi er i gang med at genforhandle samarbejdsaftalen med Aalborg Kommune. Aftalen indeholder blandt andet betaling af husleje, kommunal kontorelev, support fra IT-centret, UNIK og en driftstilskud. Aalborg Kommune er i gang med at udarbejde et forslag. Vi håber den er på plads til årsskiftet.
• TKL – Vi har behov for at aktivere kommune og få dem til at forholde sig til tomgangssituationen. Hvordan kan vi hjælpe hinanden i denne situation? Vi står overfor en universitetsreform, der ikke gør det nemmere. UCN står overfor et fald på 13%. Mange vælger online studie og flere kommer til på sigt.
• JU – I januar 2021 blev der nedsat et udvalg af kommunen, boligforeningerne og Studiebolig Aalborg for at finde en fælles løsning til hvordan vi sælger Aalborg som studieby bedst muligt. Siden har Studiebolig Aalborg fået ny hjemmeside, indsatsen på SoMe er blevet styrket og i en periode blev der tilknyttet en studentermedhjælper. Siden maj 2021 har der været stille. Der blev snakket om mange gode ideer, som endnu ikke er ført ud i livet.
• ALH – Det er et spørgsmål om udbud og efterspørgsel, hvilket har skiftet i forhold til for 3 år siden. Vi bliver også nødt til at se på udbuddet – er der nogen steder, hvor der er særlig problemer? Er der nogle steder, hvor det vil give mening at bygge om, lægges sammen eller nedlægge? Hvor meget efterspørgsel kan vi efterkomme?
• JU – Aalborg er unik, men man har ikke kunne forudse situationen. Ud fra Himmerland Boligforenings syn vil vi mene, der er 500-1.000 for mange studieboliger i Aalborg. Ungdomsårgangene bliver mindre og der bliver mere politisk indflydelse. Der vil komme flere elever og lærlinge, som selvom de er berettiget til en studiebolig ikke søger dem.
• TKL – Det er ikke kun et problem for os, men også for byen og Nordjylland. UCN har uddannelser indenfor blandt andet markedsføring og kommunikation, måske det var en mulighed at sende projekter til disse studerende.
• HHJ – Det er vigtigt at få boligsituationen med ind i samarbejdsaftalen. TKL accepterer at deltage i den videre forhandlinger med kommunen om en ny samarbejdsaftale. Vi burde nedsætte et udvalg til at samle op på den problemstilling JU nævnte.
• JSM – Vedr. vores studieboliger i Randers har vi spurgt unge mennesker, hvad de ønsker. De har svært ved at forholde sig til en tom bolig. De skal have alt serveret og de er kræsne. Boligforeningerne skal mere på banen for at hjælpe Studiebolig Aalborg. Vi har benyttet MigogRanders, hvilket gav en del, måske MigogAalborg var en ide?
• JU – Aarhus og Odense har samme udfordringer med studieboliger. God ide med et udvalg, til at gå videre med omtalte idéer. God ide med at inddrage studerende. I forbindelse med at benytte studerende til projekter, vil JU gerne hjælpe med at undervise i casen.
• HHJ – Inden vi hører om nogen fra kommunen skal med i udvalget, skal vi være enige om, at vi også har nogle der vil være med.
• JMK – Til orientering skal HHJ og jeg til møde med Aalborg Kommune i morgen vedr. lønpolitik.

6. Orientering fra IT udvalget

• JU – Det er ikke sket så meget siden repræsentantskabsmødet. Kommunen er ved at undersøge om de har ressourcer til opgaven. Opgaven er større end de havde antaget. Vi afsøger stadig andre muligheder. Vi skal have møde med EG den 20.11.23. Vi skal have fundet den løsning der giver mest effektiv drift i hverdagen og mindre hovedpine til medarbejderne. Dem der har udviklet kommunens hjemmeside, har erfaring med EG.
• JSM – Vi har hjemmeside gennem EG. EG skal også lave online opsigelser hos os, hvilket betyder ingen tasteopgave.
• JU – Vi skal have vores IT-konsulent med til mødet, som har meget erfaring på området. Jeppe fra Alabu Bolig vil også gerne bistå med hjælp. Men vi skal have afdækket alt, inden vi kan træffe beslutning om en løsning, blandt andet driftsomkostninger og konverteringsomkostninger.
• ALH – Hvad gør DEAS?
• JU – Vi ved ikke hvad DEAS vil. Valhal bruger fx også EG. Mange boligforeninger bruger EG. Vil kontakte DEAS for at høre hvad de vil.
• JSM – Der er en erfagruppe blandt boligorganisationerne vedr. EG, hvor der er mulighed for at søge hjælp ved hinanden. EG skulle være hurtigere mht. support end UNIK.
• JU – Vi skal have set nærmere på anskaffelsessum, løbende omkostninger, support.
• ALH – Hvad med Aarhus og Odense?
• JU – Nogle bruger EG og nogle bruger KTP, som skulle være værre end UNIK.

7. Orientering fra PR udvalget

• JMK – Der begynder at ske mere på markedsføringsfronten. For et par år siden har der ikke været afsat penge til markedsføring, det bliver der nu. Vi har ikke nogen der kan sidde fuldtid med markedsføring, så det bliver en gang imellem. Lige nu har vi en sponsoreret opslag på Facebook, som skal køre resten af året. Knap 500 har liket opslaget, hvilket vi synes er positivt. Men vi har ikke mulighed for at måle den direkte effekt. Vi har købt en annonce i Nordjyskes tillæg om studievalg som udkommer til januar. Annoncen skrives af en journalist. Vi ved godt, at de unge ikke læser avisen, men det gør deres forældre/bedsteforældre måske. I starten af det nye år vil vi forsøge at sætte markedsføringen mere i system ved at udarbejde en markedsføringsstrategi og et årshjul. Brev fra kommune til de 15-årige bliver ikke til noget, kommunen synes ikke er en god ide. Tidligere på året har vi haft møde med FH i forsøget på at lave et samarbejde omkring elever og lærlinge – der er ikke sket så meget siden mødet.
• TKL – En markedsføringsstrategi kunne være en oplagt case for studerende på UCN.
• JU – God ide at få sat markedsføringen i system. SoMe handler kun om boliger, men der skal handle om mennesker, mere variation og mere liv, alt hvad det vil sige at være ung. Uddannelsespulje blev ikke brugt, undersøge muligheden for at nogle medarbejdere kunne specialisere sig i sociale medier. Undersøge muligheden for at frigive flere ressourcer til området. Det kan løses ved at skære nogle opgaver væk. Heldigt at der er en loyal stab – de blev ansat til en anden opgave end de løser nu, opgaver skifter og det er vi nødt til at acceptere.
• ALH – I repræsentantskabet er der en holdning til, at man skal passe på pengene, synes det var en forkert måde at anskue tingene på. Måske man på baggrund af situationen bliver villig til at løsne det stramme økonomiske bånd.
• JU – Vi har flere boliger, færre medarbejdere, hvilket vi løser ved at gør tingene smartere. Måske medarbejderne har input til, hvilke opgaver der ikke giver mening. Planlægge tiden, så det bliver lavet i de perioder, hvor der ikke er så travlt.
• HHJ – Hvordan kan vi forene kræfterne og bruge ressourcerne bedst i fællesskab? Jeg synes, at vi skal melde ud til repræsentantskabet, hvordan strategien bliver.
• JU – Enige i at det er en fælles opgave. Synes at vi skal hæve os over, at alt ikke bliver delt ligeligt mellem de forskellige boligforeninger og kollegier.
• JSM – Vigtigt at det er den unge vi sætter i centrum. Vi har før lavet opslag til de sociale medier og sendt dem til Studiebolig Aalborg for at hjælpe. Udenfor Aalborg ved man ikke hvad Studiebolig Aalborg er.
• ALH – Til næste nyhedsbrev i januar kunne formanden få lidt input fra udvalgene til at sende et signaler om, hvad den nye bestyrelse vil.
• HHJ – Formanden og kontorlederen går sammen om at lave en fælles orientering til nyhedsbrevet.

8. Økonomi

• JMK – Ifølge udsendte budgetopfølgning lander vi forventeligt på et overskud på 85.000 kr. Der kan naturligvis ske forskydninger, med det er lavet ud fra forventningerne. Vi kunne evt. henlægge yderligere til IT, da vi jo står overfor store forandringer med nyt system. Men det kan vi se på, når det endelige resultat forelægger. IT-drift er steget mere end forventet - stor del af vores budget er Penneo og UNIK. Gebyr til Nets, MasterCard til banken er højere end forventet. Vi skal til at betale for de automatiske SMS´er vi f.eks. sender ud med boligtilbud og studiekontrol. Det har vi ikke gjort tidligere, ingen forklaring. Kommunen har skiftet systemet. Elforbruget er ikke så højt som forventet. Kursusforbrug ikke fuldt udnyttet. De medarbejdere der har været på uddannelse, har fået tilskud fra kompetencefonden og omstillingsfonden.
• JU – Oplagt at udnytte de mindre travle perioder til at sende medarbejderne på kursus
• ALH – Det er fint, hvis du tager udnyttelsen af overskuddet op senere.

9. Forslag til møderække 2024

• JMK – Er der dage vi skal undgå eller dage I fortrække? Vi plejer at have 3-4 bestyrelsesmøder om året samt et repræsentantskabsmøde.
• TKL – Synes du skal sende forslag ud og så ser vi på det.
• HHJ – Foreslår 4 møder årligt for at kunne tage alle de emner op, som vi har talt om.
• JMK – Forslår næste møde til den 23.01.24 kl. 16.00 med efterfølgende spisning sammen med alle medarbejderne.
• Alle har accepteret.

10. Eventuelt

• ALH – I har før talt om, at I bruger meget tid på at sende tilbud ud til studerende. Har I talt om en anden løsning, fx flere tilbud ad gangen?
• JMK– Vi har talt om flere løsninger. Men vi har endnu ikke knækket koden til, hvordan vi styre det fx i tilfælde af, at de siger ja til alle tilbud. Vi vil se nærmere på det.
• JSM – Vi sender flere tilbud til ansøgerne og det fungerer. Vi kan tales ved om hvordan vi gør.
• JU – Har I hørt hvor mange der har benyttet Tag-over-hovedet garantien i år?
• JUJ – Forventer liste fra kommunen sidst i november. Vi har selv registeret omkring 10 henvendelser.
• JMK – UCN har infoskærme i blandt andet deres kantine, hvem skal vi kontakte for måske at komme på disse skærme?
• TKL – Erik fra kommunikationsafdelingen vil kunne hjælpe.
• HHJ – Tak for god ro og orden.

Mødet afsluttet kl. 17.30.

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 3. oktober 2023

GRUPPE:
Bestyrelsen for Studiebolig Aalborg

TID OG STED: 
Studiebolig Aalborg, Rendsburggade 10A, Tirsdag d. 3. oktober 2023 kl. 16.00

DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand/repræsenterer Internationalt kollegium/Kollegie
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene
KGP, Kim G. Pedersen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet
HHN, Henrik Hyldig Nielsen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget (suppleant)
JMK, Jane Munk Knudsen/Studiebolig Aalborg/Sekretær
JUJ, Julie Elise Jensen/Studiebolig Aalborg/Observatør

AFBUD:
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget (orlov)
HP, Hans Peter Hansen/repræsenterer Sauers Kollegiet/Kollegie
KR, Klaus Ringgaard/repræsenterer Alabu Bolig/Almene

Referat

1. Godkendelse af dagsorden v/MGA

• Godkendt

2. Godkendelse referat fra 09.05.2023 v/MGA

• MGA – jf. punkt 4, intensivering af markedsføring mod målgruppen ”erhvervsuddannelser”, er der sket yderligere?
  • JMK; vi har haft møde med TBE, FH og 3F. Efter mødet har FH sendt en mail med flere forslag til mulige tiltag. Grundet sommertravlhed har vi først nu fået svaret på mailen og vil den kommende tid se nærmere på nyt materiale osv.
• Godkendt

3. Meddelelser fra kontoret v/JMK

• For første gang i 30 år har vi ikke fuld udlejning til studiestart (01.09.23). Vi burde kunne udleje alt til studiestart, men pr. 01.09.23 var der 30 ledige boliger. Desværre nok et billede på, at situationen ikke går den rigtige vej.
• I år har 49 takket ja til bolig via Boliggaranti, sidste år var antallet 89. 206 har fået bolig på almindelig vis, hvilket selvfølgelig er positivt.
• 10 har benyttet TOH (Tag-over-hovedet). Vi går ud fra, at det er studerende som har fået en bolig senere end 01.09.23. Afventer endelig opgørelse fra Aalborg Kommune/Vandrehjemmet. Igen en nedgang i forhold til tidligere.
• Allerede på nuværende tidspunkt har vi igen tomme ventelister.
• Genansøgning i september. Genansøgningen foretaget nu en gang om året, modsat tidligere, hvor det var 4 gange om året. Denne gang blev ca. 3.000 ansøgere udmeldt, hvilket betyder, at der er ca. 1.300 ansøgere tilbage på ventelisterne.
• Aalborgkollegiet blev solgt pr. 15.09.23 og er dermed ude af Studiebolig Aalborg. De nye ejere har overtaget al udlejning.
• Aalborg Erhvervskollegium søger nedlæggelse. De har en særaftale, hvor vi blot leverer lister med interesserede ansøgere. Ansøgningen skal godkendes ved Tilsynet, Aalborg Kommune.
• Hvordan gør vi opmærksom på os selv? Det fylder rigtig meget i vores hverdag.
  • På Facebook har vi forsøgt at lave et sponsoreret opslag, som skal løbe resten af året.
  • Vi forsøger at skabe et samarbejde med FH omkring udbredelsen af vores eksistens til erhvervsuddannelserne.
  • Tilsynet har forslået at genoptage brev til de 15-årige fra kommunen, hvor der vil blive gjort opmærksom på boligforeningerne og Studiebolig Aalborg. Vi har endnu ikke hørt om forslaget er blevet godkendt.
  • KGP; Gør boligforeningen noget for at fortælle lejerne, at deres børn kan flytte i studiebolig?
  • JU; Nej, det gør vi ikke. Vi har i forvejen ”problemer” med de unge. Opskrivning på venteliste er en barriere for de unge, når de kan få bolig på en portal ved blot at sende en besked.
• Forhandlinger om ny samarbejdsaftale med Aalborg Kommune er i gang. Der blev afholdt møde med Kommunaldirektøren den 01.06.23. Aftalen er endnu ikke helt på plads, men håber det kommer i løbet af efteråret.
• KGP; Boliggarantien blev skabt under den tidligere borgmester. Set i lyset af færre og færre benytter den, er der måske relevant at tage opgaven op igen? Får vi penge for løse opgaven?
  • JMK; Nej, vi modtager ingen penge for opgaven.
  • MGA; God ide, at tage opgaven op igen med Tilsynet.

4. Ændring af vedtægtens §5.2 vedr. valg af bestyrelsesmedlemmer v/KGP

• Emnet blev også drøftet på sidste bestyrelsesmøde.
• For 5 år siden, var alle bestyrelsesmedlemmer på valg for 2 år og derfor er der også risiko for at hele bestyrelsen går af på en gang.
• Punkt E. eksternt medlem – skal medlemmet vælges for 1 eller 2 år? Enighed om 1 år.
  • KGP overvejer at stoppe i bestyrelsen, men har forslag til nyt medlem - Michael Gaba (Kuben Management). Michael Gaba vil blive inviteret til repræsentantskabsmødet.
• Det fremgår ikke af vedtægterne, at bestyrelsen konstituerer sig selv. Skal det ændres?
  • Enighed om at det skal tilføjes.
• Ændringerne af vedtægterne skal godkendes på repræsentantskabsmødet og træder derfor først i kraft når mødet er slut. Det betyder, at de medlemmer der vælges til bestyrelsen på det kommende repræsentantskabsmøde vælges for 2 år. De nye regler, hvis de bliver godkendt, vil først træde i kraft når der er valg igen i 2025. Medarbejder repræsentant træder så heller ikke i kraft før efter repræsentantskabsmødet. Det ændres i forretningsorden for bestyrelsen at kontorleder stiller med en referent. KGP udarbejder den endelige tekst og sender til JMK, så den kan blive sendt ud sammen med den endelige dagsorden til repræsentantskabsmødet.

5. Status på administrations-/ventelistesystem v/JU

• Unik kan fortsat ikke leve op til de krav Studiebolig Aalborg har brug for.
• Unik er opkøbt af en Hollandsk kapitalfond og i den forbindelse har man til hensigt at udfase Unik Bolig, som vi bruger i dag.
• Vi er i dialog med IT-centret ved Aalborg Kommune om et helt nyt system, som de vil udvikle. Der er afholdt flere møde, hvor der er blevet talt om krav til system og økonomi. IT-centret er kommet med et løst prisestimat på opgaven; udvikling af system 800.000 kr., support 30.000 kr. årligt og derudover 600 kr. pr. time. Dertil kommer konvertering fra Unik til nyt system, opsætning af automatisering mellem Studiebolig Aalborg og boligforeningerne samt ny udvikling på hjemmesiden. Nuværende udgift til Unik er 215.000 kr. i årlig udgift samt ekstra udgift til ekstra moduler på 52.000 kr. 25.000 betales jf. aftale af Aalborg Kommune. Håbet er, at der kan laves en afdragsordning med Aalborg Kommune. Når man ser på udgifterne, vil det allerede efter 5 år kunne spares 200.000 kr. om året. Det ser rigtig lovende ud. Det er uden tvivl en stor opgave for kommunen, men også en spændende opgave. Unik kan opsiges med 3 måneders varsel.
• Enighed om at gå videre med opgaven.

6. Økonomi v/JMK

• Budgetopfølgning
  • Efter 3. kvartal ser der ud til, at vi kommer ud med mere overskud end forventet. Det tyder også på, at året slutter med et overskud. Overskuddet kan bruges til henlæggelser til IT.
  • Telefon; kommunen har taget nyt system i brug mht. udsendelse af sms. Tidligere har vi ikke betalt for ydelsen, men det skal vi nu.
  • Varme sættes op med 14%
• Brev fra banken, det er nu muligt igen at oprette højrentekonto. Renten er 2,30-3% alt efter bindingsperiode. Siden januar 2022 har vores konto ikke været under 2.000.000 kr. Enighed om, at JMK igen opretter en højrentekonto.
• Revisionspåtegnelse – kommentar fra revisor.
  • Faktura stilet til JMK privat (gave sendt hjem til privat adresse) – opmærksom på dette, så det ikke sket fremadrettet.
  • Forretningsgang når vi modtager faktura. JMK godkender først og sender videre til medarbejder. Revisionen ser gerne, at det er omvendt. Medarbejder modtager/ attesterer og sender videre til JMK, som godkender.
  • JMK har visa dankort til kontoret, som blandt andet bliver brugt ude af huset eller til betaling af sponsoreret opslag på Facebook. Revisionen vil gerne, at 2 personer godkender, hvilket ikke er nemt med dankort. Fremover laves fx en udskrift af bilag, som formanden skal underskrive.
• Budgetforslag 2024
  • Forhøjet driftstilskud fra kommunen er indsat trods manglende endelig godkendelse.
  • Rykkergebyr sat ned.
  • Renteindtægt stiger, efter der bliver oprettet højrentekonto igen.
  • Mange udgifter er sat til det samme, da beløbene ikke overstiges i år.
  • Personaleudgifter stiger en smule. Kommende overenskomstforhandlinger samt lille pulje til evt. lønstigning til medarbejderne.
  • Antallet af boliger til næste år er faldet. Aalborgkollegiet solgt pr. 15.09.23 og Aalborg erhvervskollegium søger om nedlæggelse.
  • Park; stadig ingen endelig afklaring og derfor er de ikke regnet med i budgettet.
  • Bidragstakst stiger til 522 kr. fra 495 kr. (færre boliger og stigende omkostninger)
  • Enighed om at dette budgetforslag skal fremlægges på repræsentantskabsmødet.

7. Lønmodel v/KGP

• Overenskomst KL og kommunerne – løbende lønstigning (sats)
• Der opereres med grundløn, funktionsløn og kvalifikationsløn.
• Der kan evt. aftales at der afsættes en pulje til lokale lønstigninger
• Forhandling om løn – arbejdsgiver laver liste med hvem der skal indstilles til mere løn, det samme gør tillidsrepræsentant
• KGP stiller forslag om, at der bliver lavet en lønpolitik med forskellige kriterier
  • Lønsamtaler; leder og medarbejder samt leder og formand
  • Kommunens løn og personale vil muligvis kunne hjælpe med råd og vejledning til hvordan vi får lavet en lønpolitik
• KGP kontakter kommunen for at høre om de kan hjælpe.

8. Repræsentantskabsmøde v/MGA

• De skal være valg til bestyrelsen i år. Alle poster på nær den byrådsudpegede er på valg.
  • MGA genopstiller ikke
  • JU genopstiller
  • GOG genopstiller, men der kommer flere studerende, som kunne være interesseret i en plads (GOG sender navne til JMK, så hun kan indkalde dem til repræsentantskabsmødet)
  • KGP genopstiller ikke, men har forslag til afløser
  • HP genopstiller ikke
  • Ikke endelig afklaret om KR genopstiller
• Dagsorden er på plads og vil blive sendt ud rettidig.

9. Eventuelt

• Intet

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 9. maj 2023

GRUPPE:
Bestyrelsen for Studiebolig Aalborg

TID OG STED: 
Studiebolig Aalborg, Rendsburggade 10A, Tirsdag d. 9. maj 2023 kl. 16.00

DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand/repræsenterer Internationalt kollegium/Kollegie
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene
KGP, Kim G. Pedersen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget
JMK, Jane Munk Knudsen/AKU-Aalborg/Sekretær

FRAVÆRENDE:
HP, Hans Peter Hansen/repræsenterer Sauers Kollegiet/Kollegie
KR, Klaus Ringgaard/repræsenterer Alabu Bolig/Almene

Referat
1. Godkendelse af dagsorden v/MGA

• Godkendt

2. Godkendelse referat fra 19.01.2023 v/MGA

• pkt. 4 Ph.d.
  • MGA orienterede om at der blev afholdt orienteringsmøde vedr. konsekvenserne af regelændringen for Ph.d. hos Studiebolig Aalborg den 14. marts. Udover repræsentanter fra kontoret, bestyrelsen og tilsynet var der 8 repræsentanter fra boligorganisationerne. Positivt, løs snak, evt. lignende møde hvert år med aktuelle emner.
• Referatet godkendt

3. Meddelelser fra kontoret v/JMK

• Fejl i ventelistesystemet fylder meget
• Problematiske sager med Ph.d. der må afvises, forhåbentligt en overgangsperiode
• Prøver at få møde i stand med AaK vedr. genforhandling af samarbejdsaftale. c
• Ledige i tomgang pr. 1. maj 172 stk. – rekord.
• Der bør intensiveres markedsføring mod målgruppen ”Erhvervsuddannelser”. Evt. samarbejde med arbejdsmarkedets ungdomsorganisationer – TBE har kontakter. Der indkaldes til Teams møde med TBE, JU og JMK. Evt. pressemeddelelse med fokus på at lærlinge og elever også kan få studieboliger.

4. Drøftelse af valg af bestyrelsesmedlemmer v/KGP

• Vedtægtsændring for at undgå at størstedelen af bestyrelsen udskiftes på samme tid.
• Den ene gruppe vælges for et år.
• Det foreslås også at den studerende vælges for 1 år ad gangen.
• KGP laver konkret oplæg til næste bestyrelsesmøde.
• Ekstraordinært repræsentantskabsmøde, fx umiddelbart inden ordinært repræsentantskabsmøde.
• Konstituering 1 gang om året.
• Forslag om medarbejderrepræsentant i bestyrelsen.
• Ikke del af bestyrelsen med stemmeret, men et forslag kunne være at en medarbejder kan deltage med observatørstatus, evt. være referent og der kan aftales at forskellige medarbejdere kommer med indlæg, hvor der sættes fokus på dagligdagen på kontoret og de udfordringer der måtte være.

5. Ventelistesystem v/JU

• JU orienterede om den aktuelle situation, hvor kommunikationen med UNIK er gået i hårdknude og webløsningen er i så ringe forfatning at der skal en anden løsning til snarest. Konsekvensen kan være at vi mister kunder. Der afventes også svar fra AK Byg om hvor de er henne i forhold til UNIK. Eneste umiddelbare løsning er at afsøge muligheden for at komme på UNIKs nye ”Ansøgerweb”. Der intensiveres forsøg på konstruktiv dialog med hhv. UNIK og AK Byg.

6. Økonomi v/JMK

• Endeligt regnskab 2022 indsendt til Aalborg kommune inden 1. april. Afventer revisionen.
• Rapport 1. kvt. 2023, overskud
• Nyt system til afsendelse af sms – ekstra udgift, skal budgetteres
• Stigning gebyrer Mastercard og netbank
• Udgifter navneskifte (skilte, telefonsystem, studietjek, Aak) taget af henlæggelser, ca. 45.000
• Varmen stiger 14%
• Opfordring til øget kursusaktivitet, evt. konsulentbistand

7. Eventuelt

• Intet

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 19. januar 2023

GRUPPE:
Bestyrelsen for AKU-Aalborg

TID OG STED: 
AKU-Aalborg, Rendsburggade 10A, Torsdag d. 19. januar 2023 kl. 16.00

DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand/repræsenterer Internationalt kollegium/Kollegie
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene
KR, Klaus Ringgaard/repræsenterer Alabu Bolig/Almene
KGP, Kim G. Pedersen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet
HP, Hans Peter Hansen/repræsenterer Sauers Kollegiet/Kollegie
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget
JMK, Jane Munk Knudsen/AKU-Aalborg/Sekretær

Referat
1. Godkendelse af dagsorden v/MGA

• Godkendt

2. Godkendelse referat fra 28.09.2022 v/MGA

• Godkendt

3. Meddelelser fra kontoret v/JMK

• JMK orienterede om at navneskifte til Studiebolig Aalborg køres i stilling og forventes offentliggjort pr. 1. februar 2023. Der udsendes orientering til alle samarbejdspartnere, ansøgere og lejere. Annonceres på sociale medier.
• Kort pressemeddelelse og evt. deles på AAK Facebook
• Udlejning i 2022 98%.
• 77 boliger i tomgang primo januar, historisk mange
• Enkelte privat støttede kollegier lader lejere blive boende efter endt uddannelse og forsøger også at finde lejere, da vi ikke har nogen på venteliste.
• Aalborgkollegiet er godkendt til nedlæggelse, skal sættes til salg.
• Uddannelser får lov at blive i Aalborg i stedet for udflytning

4. Ph.d. v/MGA

• Det besluttes på ny, at vi bør følge skrivelsen fra styrelsen der kom 30.03.2022.
• Endelig konklusion den samme, nuværende lejere bliver boende, men nye ansøgere er ikke berettigede.
• Ved tomgang kan muligvis gives lov, da loven åbner mulighed for udlejning til ikke-berettigede ved manglende udlejning til berettigede.
• Effektueres efter møde med kommunen den 25.01.2023. Bestyrelsen orienteres om udfaldet.
• Konsekvensen vil sandsynligvis være yderligere tomgang.
• Henvend til fx privat støttede kollegier med udlejningsvanskeligheder.

5. Studiekontrol v/KR

• Ønsker at der laves ekstra stikprøvekontrol på opfordring fra ejer
• Det aftales at det er muligt i enkelte tilfælde, men ikke hver anden måned.
• Det er ok at skrive, at det er på vegne af ejer.

6. Ventelistesystem v/JU

• Møde i november med AAK Bygninger vedr. udfordringer med UNIK.
• Sendt dokument til AAK Bygninger med både tekniske såvel som designmæssige udfordringer. De er ikke vendt tilbage endnu.
• 3 scenarier:
  • Arbejde videre med nuværende løsning
  • Ny ”Ansøgerweb” fra UNIK
  • Skifte til et anden system – evt. EG Bolig
• TBE vil kontakte Peter Munk fra AAK Bygninger

7. Økonomi – forventet resultat 2022 v/JMK

• Der forventes et overskud på knapt 100.000
• Der opfordres til at kursusmidler bruges
• Det endelige regnskab sendes ud til underskrift med Penneo

8. Forslag til møderække 2023

• Bestyrelsesmøde – torsdag 19.01.2023
• Bestyrelsesmøde – tirsdag 09.05.2023
• Bestyrelsesmøde – tirsdag 19.09.2023
• Repræsentantskabsmøde – tirsdag 24.10.2023

Møderækken blev godkendt.

9. Eventuelt

• Intet