Politik for behandling og beskyttelse af personoplysninger

Vores kontaktoplysninger
Studiebolig Aalborg
Rendsburggade 10A
9000 Aalborg
Telefon: +45 99 31 42 98
Email: studiebolig@aalborg.dk 

Politikken gælder for Studiebolig Aalborg
For at drive vores kontor med fælles anvisning af kollegie- og ungdomsboliger har vi i en række tilfælde brug for at behandle almindelige personoplysninger – og i nogle tilfælde at behandle følsomme personoplysninger. Derfor er Studiebolig Aalborg dataansvarlig for disse personoplysninger. Vi behandler kun oplysninger, når det er relevant for vores forretning og kun i det omfang, det er nødvendigt. Vi sletter eller anonymiserer personoplysninger løbende, når formålet med oplysningerne ophører, og relevant lovgivning er opfyldt. Kun udvalgte medarbejdere håndterer følsomme oplysninger – med baggrund i procedurer, der er opbygget, så data behandles sikkert og ansvarligt. I det nedenstående beskriver vi hvilke oplysninger, vi behandler og til hvilke formål.

Relevante personoplysninger
Vi behandler personoplysninger i forbindelse med anvisning af lejemål og på vegne af almene, privat støttede og selvejende ungdomsboliginstitutioner. Behandling af personoplysninger sker med hjemmel i Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven.
Oplysninger, vi behandler, vil være:

1. Navn
2. Fødselsdato
3. Nuværende og tidligere adresse
4. Betalingsoplysninger
5. Telefonnummer
6. E-mail
7. Relevant korrespondance h) Fremleje i) Kommunal anvisning af unge med særlige behov
8. Oplysninger om studie-/uddannelsesaktivitet

I nogle tilfælde, og kun med samtykke, behandler vi kontaktoplysninger på bipersoner, såsom forældre/værge.

Følsomme personoplysninger
Undtagelsesvis kan vi behandle følsomme personoplysninger med hjemmel i Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven. Det kan være:

• Uddannelsesmæssig status, alder, handicap jf. Udlejningsbekendtgørelsen i forbindelse med udlejning af boliger med særlig status som fx ungdomsboliger og handicapboliger.
• Økonomiske forhold ifm. Indskudslån.
• Værgeforhold

Indsamling af oplysninger
Normalt vil vi få oplysningerne direkte fra den enkelte person. I nogle tilfælde kan det dog være fra andre kilder:

• Offentlige myndigheder
• Ejer/Administrator af ejendommen

Får vi personoplysninger fra andre kilder, har du som registreret ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi har fået, og hvor vi har dem fra.

Behandling af personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler personoplysninger i henhold til interesseafvejningsreglen, vil behandling af oplysninger udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser. Det kan fx være tilfældet:

• Når almindelige personoplysninger i relevant og nødvendigt omfang skal videregives i forbindelse med drift og administrationen af ejendommen – fx til vicevært.

Behandling af personoplysninger på baggrund af retlig forpligtelse
I nogle tilfælde bestemmer lovgivningen, eller vores generelle retlige forpligtelser, at vi behandler og opbevarer personoplysninger i en bestemt tidsperiode. Det kan fx være tilfældet:

• Når gældende lovgivning, som fx Bogføringsloven og Forældelsesloven, kræver, at vi gemmer oplysninger i en given periode.
• Når der er tale om en retlig eller nødvendig forpligtelse, tvist eller særregulering, hvor oplysninger skal opbevares i en længere periode efter lejeforholdets ophør.

Samtykke
Oftest vil vores behandling af personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Når det lovgivningsmæssigt kræves, indhenter vi samtykke. At give samtykke er frivilligt, og et samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage ved at kontakte os på mail studiebolig@aalborg.dk. 

Videregivelse af personoplysninger
For at drive vores fælles anvisning af kollegie- og ungdomsboliger skal vi i nogle tilfælde videregive personoplysninger til samarbejdspartnere. Dette kan f.eks. være et firma der stiller en platform til rådighed for underskrift af dokumenter med MitID. Behandling hos tredjepart er udelukkende ifm. specifikke formål. Vi indgår databehandleraftale med tredjeparter, der behandler personoplysninger på vegne af os jf. Databeskyttelsesforordningen.

Er der etableret bestyrelse eller beboerrepræsentation i en ejendom, videregives relevante oplysninger til disse i henhold til lovgivningen.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Lokationer for behandling af personoplysninger
Vi behandler udelukkende personoplysninger i Danmark, men bruger databehandlere, der er etableret i EU/EØS.

Sletning og anonymisering af personoplysninger
Behandlingsformål og opbevaringsperioder kan variere i forhold til, om vi behandler personoplysninger som lejer eller fremlejetager, som ansøger på en venteliste, som ansat på ejendommen eller som kontaktperson hos en samarbejdspartner.

Behandling af personoplysninger sker altid i henhold til administratoraftale, databehandleraftale, lovhjemmel, vedtægter, retspraksis, offentlige forskrifter, samtykke fra den registrerede. Anonymisering af data sker i henhold til persondataforordningens forskrifter og den lovgivning, der gælder på vores område, som Bogføringslov, Hvidvaskningslov og Forældelseslov.

Dine rettigheder
Når vi har dine personoplysninger, har du efter lovgivningen nogle rettigheder. De inkluderer:

• Ret til indsigt
• Ret til dataportabilitet
• Ret til berigtigelse
• Ret til at blive glemt
• Ret til begrænset behandling
• Ret til indsigelse

Du har som udgangspunkt ret til at få slettet dine personoplysninger, hvis én af en række betingelser, der nævnes i databeskyttelsesforordningen, er opfyldt. Hvis du er berettiget til at kræve sletning, vil vi informere dig om konsekvenserne af at gennemføre sletning.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst på siden. Vi bestræber os på hurtigst muligt at vurdere din henvendelse, om den opfylder de relevante betingelser og meddele dig vores afgørelse.

Du kan se mere om lovgivning og rettigheder på Datatilsynets hjemmeside. Hvis du mener, vi har behandlet dine personoplysninger i strid med lovgivningen, kan du klage til Datatilsynet via deres hjemmeside.

Ændring af politik for behandling og beskyttelse af personoplysninger
Vi kan løbende få behov for at ændre denne politik om personoplysninger.

Senest opdateret juni 2020