Bestyrelsesmøde
Aalborg, 28. september 2022

GRUPPE:
Bestyrelsen for AKU-Aalborg

TID OG STED: 
AKU-Aalborg, Rendsburggade 10A, Onsdag d. 28. september 2022 kl. 16:00

DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand/repræsenterer Internationalt kollegium/Kollegie
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene
KR, Klaus Ringgaard/repræsenterer Alabu Bolig/Almene
KGP, Kim G. Pedersen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen/AKU-Aalborg/Sekretær

FRAVÆRENDE:
HP, Hans Peter Hansen/repræsenterer Sauers Kollegiet/Kollegie
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget

Referat
1. Godkendelse af dagsorden v/MGA
a. Godkendt

2. Godkendelse referat fra 26.04.2022 v/MGA
a. Godkendt

3. Meddelelser fra kontoret v/JMK
- Sommeren er gået fint, flexsaldo øget
- Boliggaranti opfyldt senest 15. oktober – 89 fået bolig via garantien
- 22 på listen over Tag-over-hovedet – 19 har fået bolig og venter på at overtage
- P.t. ca. 5% færre genudlejninger end 2021 – færre opsagte (evt. 6 mdr. reglen)
- 62 STAY-boliger ud af AKU 1/9-22: Gundorfslund, Absalonsgade og Poul Paghs Gade
- 12 boliger (Lejerbo) nedlagt i år + 6 stk. næste år
- P.t. 4.331 ansøgere – ca. 50% udmeldes 1/10 pga. manglende genansøgning
- Studiestartsmesser 14.-15. september
- Kirja har sørget for bus- og gågadereklamer
- Sendt mail til alle gymnasier og handelsskoler med plakat til ophængning
- Brochurer til UCN til åbent hus
- Debatindlæg Nordjyske
- JU har kigget på trafikken på hjemmesiden
- Vi deltager i åbent hus 03.03.2023
- Vi har haft et hilse-på møde med den nye vicekommunaldirektør, som vi skal genforhandle samarbejdsaftale med medio 2023

4. Opfølgning vedr. Ph.d. – hvad gør vi? v/KGP
a. Vi følger styrelsens og tilsynets afgørelse og tilretter anvisningskriterierne, så det fremgår at Ph.D. ikke længere godkendes som uddannelse. Ændringen træder i kraft umiddelbart efter repræsentantskabsmødet. Der informeres på hjemmeside og via mail til ansøgere.

5. Forslag om nyt navn fra PR-udvalget v/JU
- Det skal være nemmere at finde os med et mere tidssvarende navn, der kan være med til at fremtidssikre foreningen
- Ingen ved hvad AKU-Aalborg står for, navnet siger ikke noget om hvad vi laver
- Forslag: ”Studiebolig Aalborg”
- Enighed om at der arbejdes videre med det navn og at det forelægges repræsentantskabet den 25.10.2022
- Hvis der skal produceres noget grafisk, kan JU hjælpe med kontakt

6. Ventelistesystem? v/JU
- Vi oplever efterhånden flere begrænsninger end muligheder med UNIK Bolig
- Udviklingen af vores web-venteliste er stoppet, da UNIK satser på deres nye Ansøgerweb, som vil være meget dyrt for AKU at skifte til.
- Der bør derfor undersøges mulighed for helt at skifte system.
- Mange almene kunder bruger EG-Bolig, så det vil være oplagt at skifte til det, da det sandsynligvis vil give fordele ved at kunne hente data på boligerne direkte fra de enkelte boligorganisationer. Til de boliger der ikke i forvejen administreres i et EG-system, skal der oprettes en database.
- Første step er at tage et møde med AaK-Bygninger, som er dem der står for kontrakten med UNIK. Det skal afklares hvordan kommunen stiller sig ift. at stoppe samarbejdet med UNIK. Samt hvordan de stiller sig til evt. medanskaffelse af nyt system. JMK prøver at få et møde sat op. JU vil gerne være tovholder.

7. Økonomi v/JMK
a. Regnskabsrapport pr. 30.06.2022
- Ingen bemærkninger
b. Budgetforslag for 2023
- JMK orienterer om tankerne bag det fremsendte budgetforslag og at der efter fremsendelse af forslaget er modtaget oplysning om at de negative renter ophører helt den 17/10-2022. Beløbet der var afsat til det fordeles på hhv. lokaleudgifter (pga. elpris) og markedsføring, da der forventes udgifter i forbindelse med evt. skifte af navn. Nyt budgetforslag er udsendt efter mødet, hvor der også er medtaget et beløb til IT/digitalisering. Budgettet vil betyde at bidragstaksten vil stige med 20,-/bolig pr. år.
- Det foreslås at der laves en screening af IT-udgifter i starten af 2023 og evt. kigges på underskriftløsningen Penneo, som er meget dyr.

8. Repræsentantskabsmøde v/MGA
a. Afvikles jf. den udsendte dagsorden samt evt. indkomne forslag. MGA opfordrer til at der findes en anden kandidat til ordstyrerposten.

9. Eventuelt
a. JU foreslår at vi skal prøve at få en kommunikationspraktikant i det nye år, da det kan være en stor hjælp til at få gjort nogle af de tidstunge ting omkring f.eks. søgemaskineoptimering og andre opgaver på kommunikationsfronten. Enighed om at det er en god idé. JU prøver at skabe kontakt.

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 27. april 2022

GRUPPE:
Bestyrelsen for AKU-Aalborg

TID OG STED: 
AKU-Aalborg, Rendsburggade 10A, Tirsdag d. 26. april 2022 kl. 16.00

DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand/repræsenterer Internationalt kollegium/Kollegie
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene
KR, Klaus Ringgaard/repræsenterer Alabu Bolig/Almene
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget
KGP, Kim G. Pedersen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen/AKU-Aalborg/Sekretær

FRAVÆRENDE:
HP, Hans Peter Hansen/repræsenterer Sauers Kollegiet/Kollegie

Referat
1. Godkendelse af dagsorden v/MGA
a. Godkendt

2. Godkendelse referat fra 25.01.2022 v/MGA
a. MGA spurgte ind til hvordan det går med strategien for fremadrettet salg/øget udlejning, hvortil det blev besluttet, at der nedsættes et udvalg bestående af repræsentanter fra bestyrelsen og kontoret, der sammen skal prøve at sætte retningen for dette arbejde. Referatet blev herefter godkendt.

3. Meddelelser fra kontoret v/JMK
a. JMK orienterede om administrative ændringer, tanker vedr. PR, evt. nyt navn og dialogmøder med boligorganisationerne. Det nævnes, at vi overfor lejere bør gøre mere ud af at formidle budskabet om at man må blive boende 6 måneder efter endt uddannelse

4. Nyt fra ministeriet vedr. Ph.d. – hvad gør vi? v/KGP
a. KGP og MGA redegjorde for de forskellige typer Ph.d. Nogle vil være berettiget andre ikke. P.t. har vi 121 Ph.d. boende. KGP og TBE vil formulere henvendelse til styrelsen og/eller tilsynet i forhold til at få godkendt en praksis her i Aalborg, hvor boligsituationen er noget anderledes end f.eks. i København. Indtil en afklaring foreligger fortsætter praksis som hidtil.

5. Økonomi v/JMK
a. Større overskud i 1. kvartal end forventet – godkendt.

6. Eventuelt
a. Der arbejdes på at finde en løsning mht. vores ventelistesystem, da der ikke videreudvikles på den nuværende løsning, som ikke er tidssvarende. KR vender tilbage, når der er nyt fra hans IT-mand.

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 27. januar 2022

GRUPPE:
Bestyrelsen for AKU-Aalborg

TID OG STED: 
Microsoft Teams-møde tirsdag d. 25. januar 2022 kl. 16.00

DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand/repræsenterer Internationalt kollegium/Kollegie
GOG, Gustav Osnes Gottlieb, næstformand/repræsenterer AAU/Uddannelsesinstitution
HP, Hans Peter Hansen/repræsenterer Sauers Kollegiet/Kollegie
JU, Jens Utzon/repræsenterer Himmerland Boligforening/Almene
KR, Klaus Ringgaard/repræsenterer Alabu Bolig/Almene
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen/repræsenterer Aalborg Byråd/Byrådsudpeget
KGP, Kim G. Pedersen/Eksternt medlem/Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen/AKU-Aalborg/Sekretær

Referat
1. Godkendelse af dagsorden v/MGA
a. Godkendt

2. Sidste referat fra 19.10.2021 v/MGA
a. Godkendt

3. Forretningsorden og tegningsregler
- Det blev foreslået at der i §7 st. 2 i forretningsorden rettes så der står beslutningsreferat
- Godkendt – sendes til underskrift via Penneo

4. Meddelelser fra kontoret v/JMK
- Personale
- Udlejning

• Det skal undersøges hvem der typisk søger bolig hos os for at vi kan målrettet vores indsats.
• Der skal tænkes i nye baner med mere salg. Evt. fremadrettet strategi.

5. Status ny hjemmeside
- Hjemmesiden forventes at blive offentliggjort senest 1. marts.
- Der skal laves en strategi for fremtidig IT-investering vedr. ventelistesystemet.

6. Økonomi v/JMK – forventet resultat 2021
- Resultatet godkendt – endeligt årsregnskab sendes til underskrift via Penneo.

7. Møderække 2022
a. Bestyrelsesmøde – tirsdag d. 25. januar 2022 – kl. 16.00
b. Bestyrelsesmøde – tirsdag d. 26. april 2022 – kl. 16.00
c. Bestyrelsesmøde – tirsdag d. 21. juni 2022 – kl. 16.00
d. Bestyrelsesmøde – tirsdag d. 20. september 2022 – kl. 16.00
e. Repræsentantskabsmøde – tirsdag d. 25. oktober 2022 – kl. 17.00

Møderækken godkendt

8. Eventuelt
a. Intet

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 17. marts 2022

GRUPPE:
Bestyrelsen for AKU-Aalborg

TID OG STED: 
AKU-Aalborg, Rendsburggade 10A, 9000 Aalborg

Tirsdag d. 19. oktober 2021 kl. 15:00

DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand, Internationalt Kollegium, Kollegie
GB, Gunhild Bjørn, Himmerland Boligforening, Almen
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen, Aalborg byråd, Byrådsudpeget
HP, Hans Peter Hansen, Sauers Kollegiet, Kollegie
KR, Klaus Ringgaard, Alabu Bolig, Almen
KGP, Kim G. Pedersen, Eksternt medlem, Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen, AKU-Aalborg, Sekretær for bestyrelsen

Afbud fra Nora Mogensen

Referat
1. Godkendelse af dagsorden v/MGA
a. Dagsorden godkendt
2. Sidste referat fra 22.04.2021 v/MGA
a. Referat godkendt
3. Meddelelser fra kontoret v/JMK

a. Personale:
- P.t. ekstra 37 timers arbejdskraft indtil nytår, det betyder at vi er mindre sårbare, at der er bedre tid til at forsøge at ”sælge” boliger samt tid til ny hjemmeside og sociale medier
- Flexsaldi kan afvikles

b. Boligsituation:
- Alt udlejet til studiestart
- Ventelister tømmes allerede nu på de ”sædvanlige” steder – typisk:

- STAY-boliger, dyre 2-vær, boliger med fælles bad/toilet og/eller køkken

- Der konstateres tomgang igen pr. 1/11
- MGA nævner at der bliver færre unge på de kommende årgange. Derudover problematikken med at regeringen vil flytte uddannelser ud fra de større byer, hvilket dog ikke er endeligt vedtaget.
- KGP fortalte at han er hyret af Aalborgkollegiet der har besluttet af lukke. Han skal hjælpe dem med at afvikle kollegiet og sælge grunden. Det vil dog tage lang tid, da det først skal godkendes af ministeriet og det kan være en lang proces.
- HP – udleje til andre, skal vi gøre noget politisk?
- TBE vil gerne undersøge i et politiske system, hvad der sker mht. STAY-boligerne. KGP sender mat. vedr. boligerne til TBE.

c. Anvisningskriterier: 
- Afventer besked fra UNIK om evt. økonomi v/ny ”regel” pga. ændret sortering (enlige/par ligestilles) - forventes effektueret 1/1-2022

d. Opsigelser v/studietjek:
- Ny procedure, hvor vi anmoder lejer om at bekræfte ved underskrift med NemID, at de har modtaget bekræftelsen. På den måde skulle vi gerne sikre at lejer er indforstået med at flytte. Dem der ikke reagerer følges op af tlf. opkald, samt henvendelse via vicevært. Desværre ikke den store samarbejdsvilje fra flere boligforeninger, vi bruger meget krudt på opfølgning, spørgsmålet er hvor meget vi skal bruge på det?

- Det foreslås, at vi skal afvente grønt lys fra administrator/vicevært før vi sætter bolig til genudlejning

e. Hjemmeside/markedsføring:

- Der er lavet aftale med:

• Det nye sort – tilbud 95.000 + moms = 118.750
• Aalborg Kommunes IT-center – tilbud 46.000 + moms = 57.500
• I alt 176.250 incl. moms
• Den forventes at kunne gå i luften til nytår eller umiddelbart efter

- Det er aftalt at Aalborg Kommune giver 100.000 i tilskud til hjemmeside og at AKU selv finder 100.000 til hhv. hjemmeside og diverse markedsføringsaktiviteter.

f. UNIK Web-venteliste vs. App:
- UNIK har søsat et projekt, hvor de ønsker at udvikle en App til erstatning af den webventelisteløsning vi har i dag, da den løsning er på en ”blind vej” – der udvikles ikke yderligere!
- De bruger os som ”Case”, men jeg har understreget mange gange, at vi ikke har sagt hverken ja eller nej til noget og at det er helt for deres egen regning.
- Det vi har set indtil nu, ser godt ud og det vil blive et stort løft på brugervenlighed og modernisering af den løsning ansøgerne møder, når de skal være ansøger hos os.
- Vi laver p.t. en lille undersøgelse af, hvad ansøgerne vil mene om en app fremfor en webløsning. 
- Vi har ikke snakket økonomi overhovedet, men hvis vi skal den vej er der nok ingen tvivl om at det kommer til at koste noget…
-  Er en App en god idé? Og kan en App stå alene eller skal det være et supplement? De fleste webløsninger fungerer i dag fint på mobile enheder…
- HP spurgte om vi måske kan bruge deres system ”Find Bolig”
- KR foreslog at undersøge evt. løsning v/EG, som både Alabu og Himmerland bruger
 JMK undersøger, hvilke systemer de bruger andre steder i landet

4. Økonomi v/JMK
a. KVARTALSRAPPORT:

Indtægter:
- Mindre indtægt pga. færre boliger end forventet
- Ekstra tilskud 110.000 til boliggarantiløsning

Udgifter:
Lønudgifter
- Studentermedhjælper ej budgetteret
- Ekstra medarbejder fra 1/9 – 31/12, hvor der er lavet en 50/50 aftale med Aalborg kommune
- Følgeudgifter afledt af lønninger…

Kontorhold
- Stigning programservice UNIK pga. boliggarantiløsning (1.650/md=19.800/år)
- Vi har lejet en ekstra pc i 1 år til den ekstra medarbejder
- Boliggarantiløsning i alt 138.625 / 110.000 modsvares af tilskud, resten er trukket af henlæggelser
- Ekstra forsikring bærbare

Ekstraudgifter
- Dækning af huslejetab

Resultat: Overskud 3. kvt. ca. 46.000 mindre end forventet

b. BUDGET 2022:

Indtægter:
- Bidrag sættes op pga. færre boliger og stigning løn og IT

Udgifter:
- Løn, overenskomstmæssig stigning (2%) + studentermedhjælper
- IT, stigning driftsudgifter, programservice UNIK
- Digitalisering/IT – der henlægges 40.000
- Markedsføring – der henlægges 15.000

Bidragssatsen der forelægges repræsentantskabet fastsættes til 475,-/bolig/år.

5. Repræsentantskabsmøde torsdag d. 28. oktober 2021 kl. 17.00
a. Vedr. valg til bestyrelsen

- Gunhild Bjørn genopstiller ikke

- Nora Mogensen genopstiller ikke

- Klaus Ringgaard genopstiller

- Hans Peter Hansen genopstiller

- Michael G. Arentsen genopstiller

- Kim G. Pedersen genopstiller

b. Forslag til dagsorden 
- Ændring af vedtægtens §4.11. Antal ordinære repræsentantskabsmøder skæres ned fra 2 til 1.

6. Eventuelt
a. Intet

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 26. april 2021

GRUPPE:
Bestyrelsen for AKU-Aalborg

TID OG STED: 
Microsoft Teams-møde Torsdag d. 22. april 2021 kl. 16.00

DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand Internationalt Kollegium Kollegie
NM, Nora Mogensen, næstformand, UCN, Uddannelsesinstitution
GB, Gunhild Bjørn, Himmerland Boligforening, Almen
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen, Aalborg byråd, Byrådsudpeget
HP, Hans Peter Hansen, Sauers Kollegiet, Kollegie
KR, Klaus Ringgaard, Alabu Bolig, Almen
KGP, Kim G. Pedersen, Eksternt medlem, Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen, AKU-Aalborg, Sekretær for bestyrelsen

Referat
1. Godkendelse af dagsorden v/MGA
a. Dagsorden godkendt
2. Sidste referat fra 28.01.2021 v/MGA
a. Referat godkendt
3. Meddelelser fra kontoret v/JMK

a. Det forventes at alle møder ind på kontoret den 6. maj og at kontoret åbner for personlige
henvendelser samme dag. Kun hvis Covid-19 forværres betydeligt ændres denne plan.
Bestyrelsen er enig i dette.

b. Der er lavet engelske oversættelser af standardbreve vedr. dokumentation for uddannelse, opsigelser i forbindelse med studietjek og bekræftelse af disse. Bekræftelser sendes som forsøgsordning ud via Penneo, hvor vi beder lejer bekræfte modtagelsen med NemID underskrift. På den måde sikres at lejer er indforstået med at skulle flytte. Ved manglende underskrift forsøges kontakt via telefon og vicevært. Det foreslås at bekræftelsesbreve sendes til vicevært, der så kan lægge dem i lejers postkasse.

c. Personalemæssigt er der ansat en studentermedhjælper 8 timer om ugen til SoMe. Desuden søges kommunikationspraktikant til efterårssemesteret. Personalet er presset max hvilket udfordrer trivslen. Der tales om mistet arbejdsglæde, føler man ikke slår til, at man altid er 2 skridt bagefter. Flere medarbejdere har ca. 100 timer på flex. Årsagen er primært de ledige boliger, som tager enormt meget ekstra tid. Kerneopgaven har flyttet sig fra at være ren anvisning til nu at være en ”salgsopgave”, hvilket medfører rigtig meget ekstra arbejde.
MGA: Opgaven ligger ikke udelukkende hos AKU, men det er i høj grad boligorganisationerne, der må tage ansvar. Både på egne hjemmesider og ved at give AKU bedre billeder, informationer mv. om boligerne. Derudover bør de også være OBS på at linke til AKU. Der bør være et bedre samspil mellem boligorganisationerne og AKU.
Der er overordnet enighed om at der nu er en anden situation, hvor kerneopgaven har ændret sig. Derudover kommer der hele tiden nye opgaver til i form af f.eks. boliggaranti, markedsføring og ny hjemmeside.
KR: Vi bør lære af hinanden, kollegaer bør tage fat i hinanden og hjælpes ad om det fælles formål. Derudover er der også stadig en problemstilling i at kommunen for nogle år siden trak driftstilskuddet væk, som betød store nedskæringer. Samtidig pålægger de ekstra opgaver.
TBE: Ikke OK hvis samarbejdspartnere giver medarbejderne indtryk af at de ikke gør det godt nok.
JMK: Det bliver ikke sagt direkte, men i form af små kommentarer f.eks. ”kan det virkelig passe at den ikke er lejet ud?”
KGP: AKU født i en mangeltid, hvor det var ren anvisning. Nu er opgaven en anden og det kræver ekstra ressourcer.
MGA: Det må tages op på næste Task Force møde den 6. maj. Skal der gøres noget inden?
JMK: Måske henvendelse til Jørgen Litske.
TBE: Måske det bør meldes ud til politikkerne, de er ikke vidende om situationen.
HP: Omverdenen er vant til at udlejning koster og det er billigere at betale ekstra for udlejning end at have tomgang.
KR: Flere boligorganisationer er ikke indstillet på at betale mere. Hvis kommunen kan finde ekstra tilskud, er andre måske også villige til at give lidt mere.
MGA: Ikke en farbar vej at hæve bidraget. Vi må orientere kommunen.
KGP: Laver udkast til henvendelse til Jørgen Litske.
HP: Hvad vurderes nødvendigt – 1 fuldtidsansat?
JMK: Ja.
TBE: Budgetproces 2022 starter nu, indstilling til BF at der ønskes yderligere tilskud, evt. delfinansiering.
HP: Kan vi klare den her og nu?
JMK: Vi prøver at rokere rundt på nogle opgaver for at give nogle medarbejdere lidt mere luft. Udnytter ressourcer bedst muligt.
GB: Kan det tænkes at presset er blevet værre efter meget hjemmearbejde. Medarbejderne sidder meget alene med tanker.
JMK: det kan godt tænkes. Normen for hvad der er normal arbejdstid er nok også udvisket lidt og nogen føler at de bør være på 24/7.

d. JMK redegør kort for problematikken vedr. ny hjemmeside. Den nuværende er ikke mobilvenlig, den er svær at navigere i og det er svært at få øje på handlingsknapper. En stor del af hjemmesiden foregår i UNIK web-venteliste og er derfor ikke noget vi umiddelbart kan ændre i. Der kan laves snitflader til boligpræsentation på en ny hjemmeside, men selve selvbetjeningsløsningen er mere vanskelig og kostbar. Evt. konvertering til ”Ansøgerweb” vil nok kræve en ændring af kriterier, hvis det overvejes som løsning. Den løsning betyder dog at den integrerede udvikling til håndtering af boliggarantien ikke vil kunne bruges. Det
aftales at problematikken bringes op i Task Force.

4. Økonomi v/JMK
a. JMK kommenterer kort på den fremsendte budgetopfølgning for 1. kvt. 2021. Vi har fået lidt mindre i bidrag, da Park ikke er kommet som forventet. Derudover er der lavet ekstraforsikring på de nye bærbare. Alt i alt et overskud i 1. kvt. på ca. 48.000.
b. Saldoen for henlæggelser til IT er pr. 31/3 på ca. 120.000.
c. Hvis Stay-boliger trækkes ud mister vi yderligere bidrag. En efterfølgende beregning viser rundt regnet 100.000 årligt.
d. Der bør gives en anerkendelse til medarbejderne.

5. Repræsentantskabsmøde torsdag d. 27. maj 2021 kl. 17.00
a. Mødet indkaldes som Teams møde

6. Eventuelt
a. Intet

Bestyrelsesmøde
Aalborg, 4. februar 2021

GRUPPE:
Bestyrelsen for AKU-Aalborg

TID OG STED:
Microsoft Teams-møde Tirsdag d. 28. januar 2021 kl. 16.00

DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand, Internationalt Kollegium, Kollegie
NM, Nora Mogensen, næstformand, UCN, Uddannelsesinstitution
GB, Gunhild Bjørn, Himmerland Boligforening, Almen
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen, Aalborg byråd, Byrådsudpeget
HP, Hans Peter Hansen, Sauers Kollegiet, Kollegie
KR, Klaus Ringgaard, Alabu Bolig, Almen
KGP, Kim G. Pedersen, Eksternt medlem, Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen, AKU-Aalborg, Sekretær for bestyrelsen

Referat
1. Godkendelse af dagsorden v/MGA
Godkendt.
2. Sidste referat fra 24.09.2020 v/MGA
MGA orienterede om at vi har haft møde med Himmerland vedr. forbedring af indeklima på kontoret.
Godkendt.
3. Meddelelser fra kontoret v/JMK
- IT: Vi har endelig fået vores nye bærbare pc, skærme, dock og headset. Alt blev sat op af IT-centret for en uge siden og medarbejderne er løbende kommet over på det nyt udstyr. Mange ting skal sættes op. Rigtig dejligt at komme så vidt. Det er jo stadig aktuelt at vi skal kunne arbejde hjemmefra. Vi kan nu også bruge telefonsystemet hjemmefra.
- Ny funktion hvor lejerne kan sende dokumenter med CPR-nummer til os via en sikker forbindelse.
AaK har lavet en løsning.
- Boliggaranti: AaK har bevilget 110.000 til udvikling af en integreret løsning i UNIK til håndtering af boliggarantien. Der kommer en stigning i udgiften til programservice (UNIK), når vi går i drift.
- Corona: Vi har arbejdet hjemme på skift og afprøver nu at alle er hjemsendt i en periode. Der er stadig lukket for personlig ekspedition.
HP: Kommer der normalt mange ind på kontoret - også før Corona.
JMK: Der kommer nogen – især de udenlandske.
MGA: Det er en god ide, at man kan komme ind personligt. Der opstår af og til noget andet, når man kommer ind og snakker med nogen personligt. MGA: Vi er i en sælgerrolle. HP: AKU har monopollignende tilstande og meget vil kunne klares pr. tlf. Hvis der på et tidspunkt skal findes besparelse, er det måske ikke nødvendigt med et set-up til personlig ekspedition.
- Boligsituationen: Det ser skidt ud. Mange ventelister er tomme og det vil nok være gældende hele foråret. Vi har ikke ansøgerne. Boligorganisationerne reagerer nu og foreslår selv at finde lejere. Det kan vi ikke sige noget til. Det må være et samarbejde. Aktuelt er der på Boligportal.dk 49 forskellige boligtyper (tomme ventelister). Det er alt muligt, også nye boliger i et fornuftigt prisleje.
- KR: Forslag om en hurtigt arbejdende gruppe (task force) for at finde en løsning, hvor vi nemt kan ”dele” tomgangsboliger, så boligorganisationen selv kan forsøge at finde lejere. Vi skal optimere samarbejdet mellem boligorganisationerne og os. De enkelte steder bør hver især gøre en indsats i et samspil med AKU.
- KR: Når vi siger nogen op pga. studiekontrol skal vi svære sikker på, at de skal smides ud. Vi skal ikke
smide nogen ud, der gerne må bo der.
- JMK: Hvordan griber vi det an? Det er jo hele vejen rundt. KR foreslår at 3-4 repræsentanter fra boligorganisationerne brainstormer sammen med JMK.
- MGA: 200 internationale studerende kommer ikke i foråret. 2 problemer – tomgang + Corona.
- KGP: Annoncering, AaK har informationsmedarbejdere der måske kan hjælpe med materiale. Business Aalborg har forbindelse til virksomheder, der måske har elever der kan bruge en bolig.
- GB: Himmerland er voldsomt bekymret for situationen. ON har kontaktet kommunaldirektøren og Jørgen Litske. Det går ud over byen. Ingen studerende. Hvordan får vi det op at køre igen? Vi skal snart tænke på ny studiestart. Vi bør fortælle i København og Århus hvor fantastisk en by Aalborg er. AAU også med. Fra kommunal side har man lovet at samle en arbejdsgruppe, der kan virke med henblik på, hvad vi gør for at få noget kørt i stilling. Det bliver voldsomme tal (tomgang) der kommer til at bone ud. Der skulle komme et udspil fra AaK, som også vil være med henblik på fælles annoncering.
- MGA: Det er fra politisk hold besluttet at vi ikke må optage flere internationale studerende på AAU. Internationaliseringen er halveret, så de mangler også i byen. AAU får ikke lov til at oprette flere nye store uddannelser. Hvis de skal til Aalborg så skal de komme af en anden grund.
- HP: Enig med GB – det bliver et kommunalt problem. God graf i nyhedsbrev – det bliver værre og værre. De skal stoppe med nye ungdomsboliger. Er ikke nervøs nu da tomgangen er ca. 0,5%, men hvordan ser det ud om 1 år eller 3 år. AKU har gjort kommunen opmærksom på problematikken allerede i 2019.
- JMK: Dem der har fået byggetilladelse kan ikke trækkes tilbage. Park hotel bliver ungdomsboliger. Lønneparken (tidl. Parkbyen) kom i efteråret. BAB-boliger – ca. 50 boliger bliver trukket tilbage. AaK hæfter for tomgangslejen og de er ikke begejstret, efter de fandt ud af at vi ikke kan leje dem ud.
- TBE: Der er ikke politisk interesse i at bygge yderligere boliger. God idé med kommunen vedr. kommunikation. Evt. Jobcenter Aalborg, borgere på uddannelseshjælp mangler måske bolig. Gamle slidte boliger, evt. samarbejde med Familie-/beskæftigelsesforvaltningen om at omdanne billige boliger til andre boligtyper og tage dem ud af AKU-regi.
- KGP: AKU skal repræsenteres i den gruppe. Alle skal medvirke så samarbejdet centreres om AKU, AaK og boligorganisationerne. Skal boliger evt. hives ud, hvis vi ikke har kunder i den berettigede personkreds. Boligerne skal jo ikke stå tomme.
- GB: ON har ikke kun henvendt sig til AaK på egne vegne. ON har også talt med andre boligorganisationer om et udspil til et samarbejde om det fælles problem. Der kommer et udspil fra AaK. De vil kontakte AKU og derefter invitere til møde. Det er ikke et forsøg på at gå udenom AKU.
- HP: Rigtigt med samarbejde og enig i at vi bør reklamere udadtil.
- JMK: Vedr. Facebook – er det stadig et nej i forhold til at lave opslag for de specifikke boliger? Vi vil gerne gøre noget ekstra. Evt. vise de ledige boliger på skift.
- MGA: Er bange for at nogen stadig vil føle sig forfordelt.
- KR: Vigtigt med task force for at få dialogen med de enkelte organisationer. Få en proces sat i gang for at frigive boligerne, så de selv kan prøve at finde lejere. Hver enkelt tager hånd om deres egne.
- TBE: Samarbejde med AaK om kommunikation. Foreslår LinkedIn virksomhedsprofil. Brug Instagram. Gratis løsninger.

4. Økonomi v/JMK
Årsrapport 01.01-31.12-2020:
- Vi kommer ud med overskud på ca. 32.000
- Indtægter +10.000
- Udgifter: 

• Møder mv. - 20.000
• Personale - 32.000
• Kontorhold - 4.000
• Rentetilskrivning - 30.000
• Huslejetab - 4.400

- Egenkapital

• Ny saldo 249.337
• Henlæggelser feriepenge 371.386 – heraf er 273.000 indefrosne feriepenge v/ny ferielov
• Henlæggelser IT (efter nyindkøb) 109.278

- Regnskab med noter forventes færdiggjort i løbet af februar, hvorefter det sendes ud til underskrift via Penneo. Kommunen skal have det ind inden udgangen af 1. kvt.

5. Forslag til møderække 2021 v/MGA
- Møderække foreløbig godkendt. (TBA minus 23/9)

6. Eventuelt
- KR: Vedr. studiekontrol. Opsigelse og opsigelsesbekræftelse sendes som mail og almindeligt brev. En lejer har skiftet mail og tlf.nr. og har ikke modtaget opsigelse mv. Alabu var på vej til at starte fogedsag, men får af alternative veje fat i vedkommende og det viser sig at alt er ok og lejer stadig er studerende. Hvad kan vi gøre for at det ikke sker. Hvor mange opsigelser sender vi ud?
- JMK: Sendt 282 opsigelser i 2020. Heraf er 50 effektueret. Dvs. 232 annullereret. Mange kommer ud af busken når de får en opsigelse. Bør vi sende med afleveringsattest? For mange år tilbage blev der taget beslutning om at det var for dyrt at sende så mange, der alligevel bliver annulleret. Vi har haft fokus på at nedbringe omkostninger. Skal vi ændre proceduren?
- KR: Kan de sidste 50 evt. sendes med afleveringsattest for at begrænse omkostningen. Sender vi opsigelse på dansk eller engelsk? JMK oplyser at den er på dansk. Stor økonomisk belastning for boligorganisationen at køre fogedsag og det er også kritisk for den der bliver smidt ud.
- MGA: Opsigelse skal være på engelsk og dansk. Opsigelse er et kritisk dokument.
- JMK: Det kigger vi på. JMK: Skal afleveringsattesten ikke være med den oprindelige opsigelse hvis det skal holde i retten? GB: Det skal være fra dag 1. HP: I må gerne viderefakturere den regning. KR: Har heller ikke problem med at betale. Hellere det end betale for en fogedsag.
- GB: Hvor stort er problemet, hvor ofte sker det? Har aldrig haft nogen sager af den karakter.
- Konklusion: Materiale vedr. opsigelse skal også være på engelsk. Prøver andre veje for at sikre at lejer har modtaget opsigelsen. Der skal være styr på proceduren. Hvis vi ikke kan få fat i dem, så kontakt boligorganisationen, så varmemesteren kan prøve at kontakte dem. Vi skal tackle det tidligere i processen.
- MGA: Vi har fået en henvendelse fra et kollegie, hvor der har været en kedelig oplevelse med en lejer. Frygter at der kan spekuleres i at få bolig uden at være studerende. Og flytte fra den ene til den anden. Det er let at få en ny bolig og bo der indtil man bliver fanget i studiekontrol.
- HP: Det er vi nødt til at gøre noget ved. Hvis han bliver opsagt, skal han ikke kunne få en ny bolig. Det er pinligt.
- NM: Kan AKU gøre noget? Hvordan rent praktisk?
- TBE: Hvor stort er problemet? Vi skal ikke bruge mange ressourcer, hvis ikke omfanget er ret stort.
- KGP: Er vedkommende sat ind af kommunen? Hvis man siges op pga. studiekontrol, kan man godt få en ny bolig senere.
- JMK: Vedr. den aktuelle sag, så er vedkommende tidligere registreret i 2 andre boliger hos AKU. Begge steder har vedkommende selv har sagt op. Ny bolig november 2020 men er nu opsagt pga. studiekontrol. Hvad kan vi gøre?
- KGP: Vi må ikke lave liste.
- Konklusion: Vi skal selvfølgelig være opmærksomme på problematikken, men vi kan ikke gøre så meget, da lejer jo kan vende tilbage som studerende på et senere tidspunkt og vi kan ikke udelukke/blackliste nogen.