Bestyrelsesmøde
Aalborg, 17. marts 2022
GRUPPE:
Bestyrelsen for AKU-Aalborg
TID OG STED:
AKU-Aalborg, Rendsburggade 10A, 9000 Aalborg
Tirsdag d. 19. oktober 2021 kl. 15:00
DELTAGERE:
MGA, Michael Guldbæk Arentsen, formand, Internationalt Kollegium, Kollegie
GB, Gunhild Bjørn, Himmerland Boligforening, Almen
TBE, Tobias Bøgeskov Eriksen, Aalborg byråd, Byrådsudpeget
HP, Hans Peter Hansen, Sauers Kollegiet, Kollegie
KR, Klaus Ringgaard, Alabu Bolig, Almen
KGP, Kim G. Pedersen, Eksternt medlem, Udpeget af repræsentantskabet
JMK, Jane Munk Knudsen, AKU-Aalborg, Sekretær for bestyrelsen
Afbud fra Nora Mogensen
Referat
1. Godkendelse af dagsorden v/MGA
a. Dagsorden godkendt
2. Sidste referat fra 22.04.2021 v/MGA
a. Referat godkendt
3. Meddelelser fra kontoret v/JMK
a. Personale:
- P.t. ekstra 37 timers arbejdskraft indtil nytår, det betyder at vi er mindre sårbare, at der er bedre tid til at forsøge at ”sælge” boliger samt tid til ny hjemmeside og sociale medier
- Flexsaldi kan afvikles
b. Boligsituation:
- Alt udlejet til studiestart
- Ventelister tømmes allerede nu på de ”sædvanlige” steder – typisk:
- STAY-boliger, dyre 2-vær, boliger med fælles bad/toilet og/eller køkken
- Der konstateres tomgang igen pr. 1/11
- MGA nævner at der bliver færre unge på de kommende årgange. Derudover problematikken med at regeringen vil flytte uddannelser ud fra de større byer, hvilket dog ikke er endeligt vedtaget.
- KGP fortalte at han er hyret af Aalborgkollegiet der har besluttet af lukke. Han skal hjælpe dem med at afvikle kollegiet og sælge grunden. Det vil dog tage lang tid, da det først skal godkendes af ministeriet og det kan være en lang proces.
- HP – udleje til andre, skal vi gøre noget politisk?
- TBE vil gerne undersøge i et politiske system, hvad der sker mht. STAY-boligerne. KGP sender mat. vedr. boligerne til TBE.
c. Anvisningskriterier:
- Afventer besked fra UNIK om evt. økonomi v/ny ”regel” pga. ændret sortering (enlige/par ligestilles) - forventes effektueret 1/1-2022
d. Opsigelser v/studietjek:
- Ny procedure, hvor vi anmoder lejer om at bekræfte ved underskrift med NemID, at de har modtaget bekræftelsen. På den måde skulle vi gerne sikre at lejer er indforstået med at flytte. Dem der ikke reagerer følges op af tlf. opkald, samt henvendelse via vicevært. Desværre ikke den store samarbejdsvilje fra flere boligforeninger, vi bruger meget krudt på opfølgning, spørgsmålet er hvor meget vi skal bruge på det?
- Det foreslås, at vi skal afvente grønt lys fra administrator/vicevært før vi sætter bolig til genudlejning
e. Hjemmeside/markedsføring:
- Der er lavet aftale med:
- Det nye sort – tilbud 95.000 + moms = 118.750
- Aalborg Kommunes IT-center – tilbud 46.000 + moms = 57.500
- I alt 176.250 incl. moms
- Den forventes at kunne gå i luften til nytår eller umiddelbart efter
- Det er aftalt at Aalborg Kommune giver 100.000 i tilskud til hjemmeside og at AKU selv finder 100.000 til hhv. hjemmeside og diverse markedsføringsaktiviteter.
f. UNIK Web-venteliste vs. App:
- UNIK har søsat et projekt, hvor de ønsker at udvikle en App til erstatning af den webventelisteløsning vi har i dag, da den løsning er på en ”blind vej” – der udvikles ikke yderligere!
- De bruger os som ”Case”, men jeg har understreget mange gange, at vi ikke har sagt hverken ja eller nej til noget og at det er helt for deres egen regning.
- Det vi har set indtil nu, ser godt ud og det vil blive et stort løft på brugervenlighed og modernisering af den løsning ansøgerne møder, når de skal være ansøger hos os.
- Vi laver p.t. en lille undersøgelse af, hvad ansøgerne vil mene om en app fremfor en webløsning.
- Vi har ikke snakket økonomi overhovedet, men hvis vi skal den vej er der nok ingen tvivl om at det kommer til at koste noget…
- Er en App en god idé? Og kan en App stå alene eller skal det være et supplement? De fleste webløsninger fungerer i dag fint på mobile enheder…
- HP spurgte om vi måske kan bruge deres system ”Find Bolig”
- KR foreslog at undersøge evt. løsning v/EG, som både Alabu og Himmerland bruger
JMK undersøger, hvilke systemer de bruger andre steder i landet
4. Økonomi v/JMK
a. KVARTALSRAPPORT:
Indtægter:
- Mindre indtægt pga. færre boliger end forventet
- Ekstra tilskud 110.000 til boliggarantiløsning
Udgifter:
Lønudgifter
- Studentermedhjælper ej budgetteret
- Ekstra medarbejder fra 1/9 – 31/12, hvor der er lavet en 50/50 aftale med Aalborg kommune
- Følgeudgifter afledt af lønninger…
Kontorhold
- Stigning programservice UNIK pga. boliggarantiløsning (1.650/md=19.800/år)
- Vi har lejet en ekstra pc i 1 år til den ekstra medarbejder
- Boliggarantiløsning i alt 138.625 / 110.000 modsvares af tilskud, resten er trukket af henlæggelser
- Ekstra forsikring bærbare
Ekstraudgifter
- Dækning af huslejetab
Resultat: Overskud 3. kvt. ca. 46.000 mindre end forventet
b. BUDGET 2022:
Indtægter:
- Bidrag sættes op pga. færre boliger og stigning løn og IT
Udgifter:
- Løn, overenskomstmæssig stigning (2%) + studentermedhjælper
- IT, stigning driftsudgifter, programservice UNIK
- Digitalisering/IT – der henlægges 40.000
- Markedsføring – der henlægges 15.000
Bidragssatsen der forelægges repræsentantskabet fastsættes til 475,-/bolig/år.
5. Repræsentantskabsmøde torsdag d. 28. oktober 2021 kl. 17.00
a. Vedr. valg til bestyrelsen
- Gunhild Bjørn genopstiller ikke
- Nora Mogensen genopstiller ikke
- Klaus Ringgaard genopstiller
- Hans Peter Hansen genopstiller
- Michael G. Arentsen genopstiller
- Kim G. Pedersen genopstiller
b. Forslag til dagsorden
- Ændring af vedtægtens §4.11. Antal ordinære repræsentantskabsmøder skæres ned fra 2 til 1.
6. Eventuelt
a. Intet